SAP Business One: Ausführlicher Überblick: Wie man Dokumente in SAP B1 druckt

Obwohl sich die Welt auf eine vollständige Digitalisierung zubewegt, müssen viele Unternehmen immer noch Dokumente drucken. Obwohl dieser Prozess intuitiv und einfach zu sein scheint, verbringen Sie möglicherweise viel Zeit mit diesem sich wiederholenden Verfahren, es sei denn, Sie verwenden SAP Business One. Mit dem System können Sie diesen Prozess drastisch vereinfachen. Mit SAP Business One können Sie Dokumente und Berichte sofort nach der Erstellung Ihrer Unternehmensdatenbank drucken. Alternativ ist es möglich, sie per E-Mail zu versenden. In SAP Business One verfügt jedes Dokument oder jeder Bericht über eine vordefinierte Druckvorlage. Sie können diese so verwenden, wie sie ist, oder sie entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen ändern. In diesem Artikel finden Sie einen Überblick über die in SAP Business One eingeführten Druckfunktionen. Wir beleuchten ihre Ersteinrichtung und erkunden den Drucklayoutdesigner des Systems.

Dokumentlayouts und Berichte

In SAP Business One sind Beleglayouts und Berichte strikt voneinander getrennt. Unter Beleglayouts verstehen wir die einzelnen Belegarten, wie z. B. Rechnung und Lieferung. Sie verfügt über eine Drucklayoutvorlage, mit der Sie jedes einzelne Dokument ausdrucken können.

Berichte wiederum werden durch Sätze von angeordneten Daten dargestellt, die auf bestimmten Auswahlkriterien mit einer Drucklayoutvorlage basieren. Berichte beziehen sich auch auf das Modul Crystal Reports, das im Hauptmenü versteckt ist. Wir werden es in einem separaten Artikel behandeln.

Es ist auch notwendig, Ihre Aufmerksamkeit auf den Unterschied zwischen Bildschirm- und Drucklayouts zu lenken. Wie Sie wahrscheinlich schon vermutet haben, werden Dokumente (und auch Berichte) auf dem Bildschirm und in Schwarzweiß unterschiedlich dargestellt. Das Hinzufügen einer Spalte in der digitalen Version eines Dokuments in SAP Business One hat keinerlei Auswirkungen auf das entsprechende Drucklayout. Daher müssen Sie das Layout manuell anpassen, um den Änderungen zu folgen.

Sie können Drucklayouts in SAP Business One mit Hilfe des Print Layout Designers (PLD) bearbeiten. Für die Erstellung von Berichten steht Ihnen das Tool SAP Crystal Reports zur Verfügung. Beide Lösungen bieten Vorschaufunktionen. Das bedeutet, dass Sie sehen können, wie Ihre Dateien auf dem Papier aussehen, bevor Sie sie drucken.

SAP Business One bietet zahlreiche Möglichkeiten für den Dokumentenexport. So können Sie beispielsweise Ihre Drucklayouts als PDF-, Text-, MS Excel-, MS Word- oder Bilddateien aus dem System übertragen. Um Dokumente aus SAP Business One zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie das gewünschte Dokument;
• Wählen Sie in der oberen Menüleiste Datei;
• Gehen Sie zu Exportieren;
• Wählen Sie Layout an;
• Konfigurieren Sie weitere Exportparameter, wie z. B. das Dateiformat und den Zielort.

Wenn Sie ein Dokument per E-Mail versenden möchten, fragt SAP Business One den Benutzer, ob er die bearbeitete Datei anhängen möchte. Das Ergebnis ist eine PDF-Datei, die der E-Mail-Nachricht hinzugefügt wird.

Es ist auch erwähnenswert, dass SAP Business One den Druckstatus von Verkaufs- und Einkaufsdokumenten verfolgt. Dieser Prozess ist sehr einfach: Sobald ein Dokument gedruckt wurde, aktualisiert SAP seinen Status und informiert Sie darüber, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche noch zu erledigen sind.

Darüber hinaus ist es möglich, Dokumente in SAP Business One automatisch zu drucken. Sie können das System so konfigurieren, dass es den Druckvorgang sofort nach dem Hinzufügen eines neuen Dokuments startet.

Alternativ ist es auch möglich, Dokumente in großen Mengen zu drucken. In diesem Fall müssen Sie das Fenster Belegdruck verwenden. Außerdem müssen Sie die Transaktion Dokumentendruck im Menü jedes Moduls auswählen. Was das Fenster Dokumentendruck betrifft, so muss in SAP B1 die Art des zu druckenden Dokuments ausgewählt werden. Darüber hinaus können Sie Filter nach Datum, Serie und Druckstatus anwenden, um Ihre Dokumentauswahl flexibler zu gestalten.

Außerdem ermöglicht das Fenster Dokumentendruck das Versenden mehrerer Dokumente per E-Mail. Dabei werden die Kontakte der jeweiligen Geschäftspartner verwendet, die in diesen Dokumenten angegeben sind.

Nachdem alle erforderlichen Änderungen vorgenommen wurden, wird die Liste der Dokumente angezeigt. Nun können Sie die gewünschten Zeilen markieren und je nach Bedarf auf das Druck- oder E-Mail-Symbol klicken. Beide Symbole befinden sich in der oberen Symbolleiste.

Dokumentdruck-Layout Ersteinrichtung

Wenn es um den Druck von Dokumenten geht, bietet SAP Business One sehr flexible Bedingungen. Sie können wählen, wann und welche Dokumente gedruckt werden sollen. Darüber hinaus können Sie sogar unterschiedliche Druckeinstellungen für verschiedene Dokumenttypen anwenden. Es ist auch möglich, die Anzahl der gedruckten Kopien pro Dokumentart festzulegen.

Die Druckeinstellungen von SAP Business One sind unter Hauptmenü -> Verwaltung -> Systeminitialisierung -> Druckeinstellungen zu finden.

Schauen wir uns kurz die Registerkarte Allgemein des Fensters Druckeinstellungen an. Hier können Sie die maximale Zeilenzahl pro Seite festlegen, die vertikale Komprimierung ändern, die oberen und unteren Ränder einstellen, ein Limit für die maximale Zeilenzahl pro Seite für Exportprozesse festlegen und das Verhalten für Seriennummern wählen.

Weitere Einstellungen ermöglichen den Druck von Texten als Bilder, die Aktivierung des Drucks auf Briefpapier, das Hinzufügen einer SAP-B1-Erzeugungsmeldung, den Druck von Wasserzeichenentwürfen, die automatische Erstellung von PDF-Kopien der gedruckten Dokumente, den Druck von Storno-Wasserzeichen usw. Das Kontrollkästchen Systemdruckpräferenz für Crystal Reports verwenden erzwingt die bevorzugten Einstellungen Ihres Systemdruckers. Aktivieren Sie es, um Probleme zu vermeiden, die durch widersprüchliche Druckeinstellungen ausgewählter Crystal-Berichte oder Layouts verursacht werden.

Erwähnenswert sind auch die wichtigen Einstellungen auf der Registerkarte Pro Dokument. Hier können Sie die Art Ihres Dokuments angeben und eindeutige Druckeinstellungen vornehmen:

• Wenn Sie ein Dokument hinzufügen, können Sie es mit SAP Business One in MS Word oder PDF exportieren, ausdrucken oder per E-Mail versenden;
• Mit Hilfe des Kontrollkästchens Rabattdaten drucken können Sie den Druck der Kopfrabattinformationen für Verkaufs- und Einkaufsbelege aktivieren;
• Mit dem Kontrollkästchen Beträge drucken können Sie festlegen, ob Belegpreise und Summen für bestimmte Belegarten gedruckt werden sollen;
• Mit Permanente Bemerkungen für den Druck fügen Sie Kommentare hinzu, die für diese Belegart immer relevant sind. Beachten Sie, dass Sie das Feld Permanente Bemerkungen zur Druckvorlage hinzufügen müssen, um diese Option zu aktivieren.
• In den Feldern E-Mail-Betreff und E-Mail-Text können Sie Text eingeben, der automatisch in den Betreff und den Text der E-Mail aufgenommen wird.

Beachten Sie, dass sich diese Einstellungen nur auf Drucklayout-Designer-Vorlagen auswirken. Änderungen an Crystal Reports-Layouts müssen Sie separat vornehmen. In SAP Business One müssen Sie zusätzliche Vorlagen erstellen, um dieses Ziel zu erreichen.

Die Registerkarte Pro Bericht wird in SAP Business One für die Angabe des E-Mail-Betreffs und des Textes für den Alterungsbericht verwendet. Wenn Sie diesen Bericht per E-Mail versenden, können Sie die Zeilen der Kunden markieren, um E-Mails mit dem detaillierten Alterungsbericht zu erstellen.

Wenn Sie einige Druckeinstellungen außer Kraft setzen müssen, können Sie dies auf Benutzerbasis tun. Bei der Einrichtung Ihrer Benutzer müssen Sie die Benutzervorgaben festlegen. Sie können neue Benutzervorgaben in SAP Business One wie folgt erstellen:

• Gehen Sie zu Verwaltung;
• Gehen Sie zu Einrichtung;
• Wählen Sie Allgemein;
• Gehen Sie zu Benutzer;
• Setzen Sie den Cursor auf das Feld Standard und drücken Sie TAB;
• Wählen Sie Neu, um einen neuen Standardbenutzer anzulegen.

SAP B1 Berichts- und Layout-Manager

In SAP Business One können Sie sowohl Belegdrucklayouts als auch Berichtsdrucklayouts im Berichts- und Layout-Manager verwalten. Sie finden ihn unter Verwaltung -> Einrichtung -> Allgemein. Im entsprechenden Fenster wird angezeigt, welche Vorlagen für welche Dokumente und Berichte verfügbar sind. Hier ist es möglich, Vorlagen zu löschen und bestimmte Änderungen an ihnen vorzunehmen. So können Sie beispielsweise den Standarddrucker und die Anzahl der gedruckten Kopien festlegen. Sie können auch Crystal-Berichte in der Verwaltung exportieren und importieren. Außerdem ist es hier möglich, Druckreihenfolgen zu definieren. Diese und weitere Prozesse werden im Folgenden näher beschrieben.

Die Grundlagen der Verwaltung von Dokumentenlayouts

Sie finden ein Dokumentenlayout in SAP Business One, indem Sie durch die Baumstruktur navigieren. Letztere ist identisch mit der Struktur des Hauptmenüs. Wählen Sie eine Dokumentart aus, und SAP zeigt auf der rechten Seite alle ihr zugeordneten Vorlagen an.

Alternativ können Sie das Layout auch aufrufen, indem Sie das aktuelle Dokument öffnen und das Symbol für den Layout-Designer wählen. Letzteres befindet sich in der oberen Symbolleiste.

Importieren und Exportieren von Dokumentenlayouts

Das Importieren und Exportieren von Dokumentenlayouts in SAP Business One vereinfacht Ihre tägliche Routine erheblich. Nehmen wir an, Sie haben in einem Unternehmen benutzerdefinierte Layouts, die Ihren geschäftlichen Anforderungen voll und ganz gerecht werden. Es ist nicht mehr nötig, diese manuell neu zu erstellen, da SAP die Möglichkeit bietet, sie aus einer Anwendung zu exportieren und in eine andere zu importieren. Beachten Sie, dass Ihre Layouts in Crystal Reports erstellt werden sollten.

Sehen wir uns an, wie man Vorlagen aus SAP Business One exportiert:

• Suchen Sie das Layout, das Sie exportieren möchten;
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren;
• Der Assistent für den Berichts- und Layoutexport wird angezeigt;
• Da der Assistent das Modul anzeigt, in dem sich Ihre Vorlage befindet (z. B. das Verkaufsmodul), können Sie alle Layoutvorlagen auswählen, die mit diesem Modul verknüpft sind;
• Geben Sie einen Namen und einen Speicherort für die exportierte Datei an.
• Sie erhalten Ihre B1P-Datei – Business One Package.

Lassen Sie uns nun erkunden, wie Sie Vorlagen in SAP Business One importieren können:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren;
• Wählen Sie Ihre B1P- (Business One Packages) oder RPT- (Crystal Report) Datei aus und klicken Sie auf Weiter;
• SAP Business One platziert die importierten Vorlagen entsprechend dem Modul, dem sie ursprünglich zugeordnet waren;
• Geben Sie die Vorlage als Master-Layout an, um sie in andere Dokumenttypen zu duplizieren. Sie können zum Beispiel die Rechnungsvorlage als Master-Vorlage definieren, um sie in den Angebots- und Bestellmodulen zu duplizieren.

SAP Business One zeigt die neu importierten Vorlagen im Berichts- und Layout-Manager an. Navigieren Sie zu der jeweiligen Dokumentart, um sie anzuzeigen.

Wenn Sie die Duplizierung aus einem Stammlayout verwenden, nehmen Sie eine Feinabstimmung der für zusätzliche Module bereitgestellten Layouts vor.

Beachten Sie auch, dass es möglich ist, beim Import neue unabhängige Berichte zum Hauptmenü hinzuzufügen. In SAP Business One können Sie einen neuen benutzerdefinierten Umsatzbericht importieren und ihn im Menü Umsatzberichte ablegen. Wählen Sie während des Importvorgangs die Option Bericht anstelle von Layout. Bestimmen Sie außerdem die Position Ihres neuen Berichts im Hauptmenü.

Wie SAP B1 Druckreihenfolgen funktionieren

Da die Druckanforderungen und -verfahren von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sind, bietet SAP Business One die Möglichkeit, die Druckreihenfolge anzupassen. Mit dem System können Sie festlegen, wie Dokumente gedruckt werden, um Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Unten sehen Sie eine Druckreihenfolge, die zwei verschiedene Dokumentenlayouts und zwei zusammengehörige Dokumente enthält.

Das erste Rechnungsexemplar wird unter Verwendung der Standardvorlage gedruckt, während das zweite Exemplar einem benutzerdefinierten Layout folgt und über einen anderen Drucker gedruckt wird. Lieferungen werden als Packliste über einen weiteren externen Drucker gedruckt. Beachten Sie auch, dass ein Exemplar der ursprünglichen Bestellung als Referenz für den Kunden gedruckt wird. Der Druck einer Rechnung führt also zur Erstellung von 5 Dokumenten. Beachten Sie, dass es möglich ist, sowohl PLDs als auch Crystal Reports in dieselbe Sequenz aufzunehmen.

SAP Business One Drucklayout-Designer

Sie können den SAP B1 Drucklayoutdesigner verwenden, um Drucklayouts für Dokumente und Berichte zu erstellen. Jedes Mal, wenn Sie Ihre Dokumente verschieben müssen, um sie auf Papier zu bringen, greift das System auf das Tool zu und verwendet die Standardvorlage für den Druck.

Und jedes Mal, wenn eine neue Firma angelegt wird, erhalten ihre Dokumente und Berichte eine Standarddruckvorlage. In SAP Business One ist diese Vorlage als Systemvorlage gekennzeichnet, die durch das Systemkennzeichen neben dem Vorlagennamen angezeigt wird. Da mehrere Systemvorlagen auf dieselbe Belegart angewendet werden können, empfiehlt es sich, zum Drucken der Belege jede einzelne Vorlage zu verwenden. So finden Sie die Vorlage, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Systemvorlagen können zwar nicht gelöscht, aber mit Hilfe des Drucklayout-Designers geändert werden. Mit SAP B1 können Sie Ihr Firmenlogo, die Faxnummer des Kunden, ein benutzerdefiniertes Feld usw. hinzufügen.

Sie können Änderungen an Dokumentenlayoutvorlagen in SAP Business One wie folgt vornehmen:

1. Öffnen Sie ein Dokument.
2. Klicken Sie auf das Symbol Drucklayout-Designer. Dieses Symbol ist in der Symbolleiste verfügbar.
3. Wählen Sie ein neues PLD-Layout.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Layout verwalten.
5. Gehen Sie zum Fenster Berichts- und Layout-Manager.
6. Klicken Sie auf Bearbeiten und übernehmen Sie die Änderungen an der Layoutvorlage.

Wenn die ausgewählte Vorlage zum PLD (Print Layout Designer) gehört, öffnet SAP automatisch das entsprechende Werkzeug. Geben Sie einen neuen Namen für die Vorlage ein, wenn Sie von einer Systemvorlage ausgehen.

Lassen Sie uns nun noch ein paar Worte über die Komponenten des Print Layout Designers verlieren:

• Über die Symbolleiste und die Menüleiste können Sie neue Felder anlegen, Feldabhängigkeiten öffnen und Dokumenteigenschaften festlegen.
• Der Dokumentenbereich stellt die Vorlage selbst dar. Hier können Sie die vorhandenen Felder anzeigen und ändern sowie neue Felder hinzufügen.
• Der Feldindex listet alle in der Vorlage verfügbaren Felder auf. Sie sind nach Bereichen unterteilt. In SAP Business One können Sie Suchfelder mit Hilfe ihrer IDs und Ansichtseigenschaften verwenden.
• Über die Bereichs- und Feldeigenschaften können Sie den Inhalt, das Format, die Verknüpfungen usw. des Feldes festlegen.

Betrachten wir einen Fall, in dem Sie eine Faxnummer zu einem Bestellformular hinzufügen müssen. Kurz gesagt, müssen Sie ein Textfeld (geben Sie “Fax” auf der Registerkarte Inhalt ein) und ein Datenbankfeld (geben Sie Datenquellen für die Tabellen- und Spaltenfelder an) hinzufügen. Danach müssen Sie sie miteinander verbinden: Verknüpfen Sie das Textfeld mit dem Datenbankfeld mit Hilfe des Feldes Verknüpfung mit auf der Registerkarte Allgemein. Als Ergebnis wird eine Faxnummer für Kunden gedruckt, die eine solche haben. Wenn ein Kunde keine Faxnummer hat, wird das entsprechende Textfeld nicht gedruckt.

Beachten Sie, dass Sie die eindeutige ID des Feldes bearbeiten können. Es wird empfohlen, den Feldern Namen zu geben, damit Sie sie leichter finden können.

Es ist auch eine gute Idee, Kopien von Vorlagen zu erstellen. Wählen Sie einfach eine Vorlage aus und speichern Sie ihre Kopie unter einem neuen Namen. Sie können Änderungen an diesen Vorlagen vornehmen und sie löschen, wenn sie überflüssig geworden sind. Außerdem bietet SAP Business One das Dienstprogramm zum Duplizieren von Layoutvorlagen. Es bietet die Möglichkeit, eine Print Layout Designer-Vorlage zwischen Dokumenten zu duplizieren. Dies können Sie wie folgt tun:

• Gehen Sie zu Verwaltung -> Dienstprogramme -> Layoutvorlage duplizieren;
• Wählen Sie die Basisvorlage;
• Geben Sie die Zielvorlagen an;
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

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