SAP Business One: Ausführlicher Überblick: Finanzbuchhaltung

Jetzt, wo Sie mit der Navigation, der Anpassung und den Stammdaten von SAP Business One vertraut sind, ist es an der Zeit, ein paar Worte über die Möglichkeiten der Finanzbuchhaltung zu verlieren. Auch wenn dieser Teil des ERP-Systems viel zu komplex erscheint, um ihn zu verstehen, werden wir ihn in seiner elementarsten Form untersuchen, damit Sie die Grundlagen verstehen und damit beginnen können, Ihren täglichen Arbeitsablauf zu optimieren. Lassen Sie uns einen Blick auf die Finanzbuchhaltung von SAP Business One werfen. Das folgende Material enthält einen Überblick über die Finanzbuchhaltung von SAP B1, beleuchtet die Einrichtung der Finanzbuchhaltung in SAP Business One und erklärt, wie Sie die Finanzaktivitäten mit den Werkzeugen des Systems verwalten können.

SAP Business One – Grundlagen der Finanzbuchhaltung

SAP Business One gehört zu den leistungsfähigsten Tools, die entwickelt wurden, um die Finanzen Ihres Unternehmens effektiv und mit minimalem Aufwand zu verwalten. Die Plattform bietet nicht nur alle notwendigen Instrumente, sondern liefert Ihnen auch detaillierte Analysen über den finanziellen Zustand Ihres Unternehmens. Beachten Sie auch, dass SAP Business One die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (Generally Accepted Accounting Principles) einbezieht, um die leistungsfähigsten Buchhaltungsmechanismen zu liefern.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Finanzbuchhaltung von SAP Business One ist die Automatisierung. Das System stützt sich auf die folgenden Säulen:

• Echtzeit-Reaktionen und Aktualisierungen. SAP Business One aktualisiert Ihr Hauptbuch in Echtzeit. Dies geschieht jedes Mal, wenn Sie eine Transaktion hinzufügen. Durch diese Automatisierung können Sie viel Zeit sparen, da die Notwendigkeit entfällt, Journalbuchungen für spätere Buchungen zu stapeln. Wenn Ihr Geschäftsmodell dies erfordert, haben Sie dennoch die Möglichkeit dazu.
• Automatisierung. Die Möglichkeit, Journalbuchungen automatisch zu erstellen, ist der wichtigste Produktivitätsfaktor von SAP Business One. Diese Automatisierung spart nicht nur die Zeit, die für die manuelle Erstellung erforderlich ist, sondern ermöglicht es Ihnen auch, die mit der manuellen Dateneingabe verbundenen Fehler zu vermeiden.
• Drill-Down-Funktionalität. Wie wir bereits in unserem Artikel über die Navigation in SAP Business One beschrieben haben, können Sie mit den orangefarbenen Pfeilen die auf einem bestimmten Bildschirm verfügbaren Informationen erweitern. Dieses Navigationselement ist im gesamten System verfügbar: vom Hauptbuch bis zu den Quellbelegen der Transaktionen. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, sofort mehr Informationen über die meisten Seitenelemente zu erhalten.
• Vorlagen. Mit den Finanzbuchhaltungstools von SAP Business One können Sie redundante Aufgaben durch wiederkehrende Buchungen auf der Grundlage von Vorlagen automatisieren. So sparen Sie nicht nur jede Menge Zeit, sondern vermeiden auch Buchungsfehler.
• Datenintegrität. Wie bereits erwähnt, tut SAP Business One alles, um zu verhindern, dass Benutzer manuelle Journalbuchungen vornehmen. Die meisten Routineprozesse werden automatisiert und folgen vordefinierten Vorlagen und Algorithmen. Auf diese Weise können Sie vertrauliche Konten einrichten und die Datenintegrität wahren.
• Fortschrittliches Ausgabenmanagement. Mit dem Warnsystem können Sie Ausgaben effizienter kontrollieren und verwalten. SAP Business One informiert Sie, wenn die Ausgaben die festgelegte Budgetgrenze erreichen. So behalten Sie immer den Finger am Puls Ihres Unternehmens.
• Flexibler Abgleich. Obwohl die Finanzmechanismen von SAP Business One einen automatischen Abgleich der Transaktionen ermöglichen, können Sie das manuelle Kontrollsystem dennoch einsetzen. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, ob Sie Zeit sparen und genaue Berichte erhalten oder zu 100 % in das Finanzmanagement eingebunden werden möchten.
• Prüfpfad. Mit SAP Business One erhalten Sie auch zuverlässige Prüfpfadmechanismen. Sie ermöglichen es Ihnen, Änderungen an allen Daten und Dokumenten zu verfolgen. Sie erhalten Informationen über den Zeitpunkt, zu dem sie vorgenommen wurden. Gleichzeitig zeigt das System an, wer die Informationen bearbeitet hat.

Wie man die Finanzbuchhaltung von SAP Business One einrichtet

Die sorgfältige Implementierung von SAP B1 und das benutzerfreundliche Design sind die beiden wichtigsten Säulen, die Ihnen helfen, das Beste aus dem Finanz- und Rechnungswesen herauszuholen. Jeder Teil der ERP-Anwendung bildet die Arbeitsweise Ihres Unternehmens genau ab und beschreibt auch die kleinsten Nuancen. Während die meisten Unternehmen gut vorbereitet zu SAP Business One kommen – sie verfügen über einen gut etablierten Kontenplan, Kundendatenbanken, bestehende Lieferanten und erfasste Transaktionen – bietet das ERP-System genügend Werkzeuge, um selbst die anspruchsvollsten Finanzsituationen zu meistern. Es gibt zahlreiche Lösungen, mit denen Sie Ihre Geschäftsdaten in SAP Business One migrieren können, um das Beste aus der Plattform herauszuholen und den Betrieb Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten. Nachfolgend sehen Sie den fünfstufigen Prozess zur Einrichtung der Finanzbuchhaltung in SAP Business One:

1. Buchungsperioden. Normalerweise beginnen Sie mit der Einrichtung Ihrer Finanzbuchhaltung in SAP Business One, indem Sie Buchungsperioden erstellen. Damit teilen Sie dem System mit, in welchen Abständen es über die buchhalterischen Aufgaben und Finanzergebnisse berichten muss.
2. Kontensegmente. Als Nächstes müssen Sie Ihre Kontensegmente festlegen – bestimmte Geschäftseinheiten oder Aktivitäten, die Sie verfolgen wollen.
3. Kontenplan. In diesem Stadium weisen Sie jedem Konto einen Kontocode zu. Betrachten Sie ihn als eine Kombination der von Ihnen definierten Kontensegmente. Ihr Kontenplan gliedert diese kleineren Einheiten in übergeordnete Kategorien.
4. Sachkontenermittlung. Schließlich können Sie SAP B1 mitteilen, welche Konten für automatisch erstellte Journalbuchungen verwendet werden sollen. So optimieren Sie die Prozesse, die der Buchung von Einkaufs-, Verkaufs- und Bestandsbelegen folgen.
5. Datenmigration. Zu guter Letzt müssen Sie die vorhandenen Finanzdaten in SAP Business One übertragen. Wenden Sie sich an uns, damit wir Ihnen dabei helfen können.

Beachten Sie, dass dies nur allgemeine Richtlinien sind. Jede Implementierung kann zusätzliche Anpassungen oder eine andere Reihenfolge der Schritte erfordern. Unabhängig davon, wie kompliziert Ihre Anforderungen sind, SAP Business One wird sich immer an den einzigartigen Bedürfnissen und Umständen Ihres Unternehmens orientieren.

Terminologie der Finanzbuchhaltung von SAP Business One

Bevor wir weitergehen, müssen wir die Terminologie im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung von SAP Business One klären:

• Ein Konto ist eine formale Aufzeichnung eines bestimmten Typs, einschließlich Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Einnahmen oder Ausgaben. Es zeigt seinen Anfangssaldo, Transaktionen (Erhöhungen und Verminderungen) und den daraus resultierenden Endsaldo.
• Ein Abstimmkonto ist ein Datensatz, der mit einem Geschäftspartner verbunden ist. Jedes Mal, wenn Sie einen Beleg auf den Geschäftspartner buchen, umfasst die entsprechende Journalbuchung auch das zugehörige Abstimmkonto. SAP Business One verwendet ein Standard-Ausgangskonto pro Kunde und ein Standard-Eingangskonto pro Lieferant. Als Administrator können Sie das Abstimmkonto in jedem Beleg ersetzen. Beachten Sie, dass ein Abstimmkonto den gesamten Ausgangs- oder Eingangssaldo für alle verbundenen Geschäftspartner enthält. Da SAP B1 die Abstimmkonten in den Bilanzbericht einbezieht, spiegelt ihr Saldo die Gesamtsalden für Debitoren und Kreditoren wider. Beachten Sie auch, dass dieser Teil des Systems vollständig automatisiert ist. Folglich können Sie keine Journalbuchungen manuell auf ein Abstimmkonto buchen.
• Ein Verrechnungskonto ist ein Konto, auf dem Buchungen vorübergehend erfasst werden. Es hilft dabei, Probleme im Zusammenhang mit der zeitlichen Lücke zwischen Buchhaltungstransaktionen und organisatorischer Aufgabenverteilung zu lösen.
• Ein aktives Konto ist ein Eintrag im Kontenplan, auf dem SAP Business One Journalbuchungen vornimmt.
• Bei der Kontensegmentierung gehen wir von einer buchhalterischen Methode zur Erstellung von Kontencodes aus, die der hierarchischen Unternehmensstruktur folgt. Die Finanzbuchhaltung von SAP Business One verwendet die einzelnen Segmente, um den verschiedenen Geschäftseinheiten zu entsprechen, einschließlich Unternehmen, Region, Abteilung, Abteilung usw. Außerdem enthält das System verschiedene Kategorien wie Reisekosten, Produktlinie, Kasseneinnahmen usw.
• Ein natürliches Kontensegment ist das Anfangssegment eines Kontocodes, das zur Identifizierung des Kontotyps dient. Es kann sich um ein Anlagevermögen, einen Ertrag, eine Verbindlichkeit, einen Aufwand usw. handeln. SAP Business One verwendet numerische Werte für Kontocodes nur dann, wenn eine Kontosegmentierung verwendet wird. Gleichzeitig können die Kontocodes auch alphanumerisch sein, wenn die Kontensegmentierung nicht verwendet wird.
• Der Kontenplan ist ein Verzeichnis der Konten in Ihrem Hauptbuch.
• Das Hauptbuch ist die wichtigste Buchführung Ihres Unternehmens, die die doppelte Buchführung beinhaltet. Das heißt, Ihr Hauptbuch enthält die Konten für:
  • Aktiva,
  • Verbindlichkeiten,
  • Gewinne,
  • Verluste,
  • Einnahmen,
  • Ausgabenposten,
  • Fonds,
  • Rücklagen.
• Eine Journalbuchung ist eine Aufzeichnung einer Transaktion, die Informationen wie das Transaktionsdatum, die betroffenen Konten, Soll und Haben sowie eine Beschreibung enthält.
• Die Buchung ist ein Prozess, bei dem Sie Journalbuchungen (sowohl Gutschriften als auch Belastungen) in Ihrer Hauptbuch-Transaktion in SAP Business One erfassen. Betrachten Sie es als einen Geschäftsvorgang, bei dem ein Sachkonto belastet und ein anderes Konto entlastet wird.

So richten Sie die Finanzbuchhaltung von SAP Business One ein

Im Folgenden beschreiben wir, wie Sie die Automatisierung der Finanzbuchhaltung in SAP Business One einrichten. Beachten Sie, dass eine ordnungsgemäße Finanz- und Buchhaltungsfunktionalität der Schlüssel zu Ihrer täglichen Effizienz ist, da sie eine Automatisierung von SAP Business One ermöglicht. Wenn Ihr Kontenplan, Ihre Buchungsperioden und die Kontenfindung korrekt konfiguriert sind, übernimmt das ERP-System zahlreiche Aufgaben und macht zeitraubende manuelle Routine überflüssig. Daher ist die Ersteinrichtung der Finanzbuchhaltung in SAP Business One von entscheidender Bedeutung für Ihr Unternehmen.

1. So richten Sie Buchungsperioden in SAP Business One ein

Es wird empfohlen, mit der Einrichtung Ihrer Finanzbuchhaltung in SAP Business One zu beginnen, indem Sie Ihre Buchungsperioden einrichten. Zunächst müssen Sie herausfinden, ob Ihre Buchungsperioden in monatlichen, wöchentlichen oder täglichen Zeiträumen liegen. Außerdem sollten Sie wissen, ob Ihr Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt oder dieses überschreitet.

Beachten Sie, dass Sie die erste Buchungsperiode in SAP Business One bei der Erstellung der Firmendatenbank festlegen sollten. Das Einrichten neuer Buchungsperioden ist unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Buchungsperioden möglich.

Das entsprechende Fenster sieht wie folgt aus:

Unterhalb des Rasters finden Sie mehrere nützliche Optionen:

Wie Sie sehen, ist SAP Business One sehr flexibel in Bezug auf Perioden und Geschäftsjahre.

Regeln und Einschränkungen für SAP Business One Buchungsperioden

Bei der Konfiguration von SAP-B1-Buchungsperioden müssen jedoch folgende Regeln beachtet werden:

• Der erste Tag des Monats ist der einzig mögliche Beginn des Geschäftsjahres.
• Die Buchungsperioden sollten von der ältesten aufwärts erstellt werden. Daher empfiehlt es sich, die ältesten Daten, die Sie in SAP Business One übertragen möchten, zur Bestimmung der ersten Periode heranzuziehen.
• Es ist verboten, sich überschneidende Buchungsperioden zu haben.
• SAP Business One speichert die Sachkontenermittlung periodenweise und kopiert sie von der vorherigen Periode in die nächste. Daher müssen Sie Ihre primären Sachkonten definieren, bevor Sie zusätzliche Buchungsperioden erstellen.
• Das Buchungsdatum der Transaktion wird verwendet, um festzustellen, zu welcher Buchungsperiode die Transaktion gehört.
• Es ist nicht möglich, Buchungsperioden aus dem System zu entfernen. Sie können sie jedoch bearbeiten und die Buchungsdatumsbereiche ändern.

SAP Business One Buchungsperioden-Status

Achten Sie auch auf die folgenden fünf Status, die mit SAP Business One-Buchungsperioden verbunden sind:

• Freigegeben. Diesen Status erhält eine Buchungsperiode bei ihrer Erstellung. Dies ist der Standardstatus, mit dem Sie jede Transaktionsart buchen können.
• Ungesperrt außer Verkauf. Wenn Sie ein berechtigter Benutzer sind, können Sie mit diesem Status alle Transaktionsarten buchen, außer Verkaufsbelege. Buchungsperioden erreichen diesen Status normalerweise am Monatsende.
• Abschlussperiode. Als berechtigter Benutzer können Sie alle Vorgangsarten buchen, wenn dieser Status aktiv ist. Wenn Sie keine Berechtigung für diesen Periodenstatus haben, können Sie keine Aktivitäten buchen. Auf dem Einrichtungsbild für die Buchungsperiode können Sie den Zeitraum nach Ablauf der Periode festlegen, um den Status der aktuellen Periode automatisch in diesen Status zu ändern. Dieser Status wird häufig am Ende des Monats oder Jahres verwendet.
• Gesperrt. Allen Benutzern ist es untersagt, Aktivitäten in diesem Periodenstatus zu buchen.
• Archiviert. Es können keine Vorgänge oder Belege gebucht werden. Der Datenarchivierungsassistent weist diesen Status automatisch zu.

Beachten Sie, dass Sie in SAP Business One die Möglichkeit haben, den Periodenstatus zu bearbeiten und ihn jederzeit zu ändern, mit Ausnahme des Status Archiviert.

Sie können einen Periodenstatus in einem Gitter mit Perioden sehen:

SAP Business One Periodenstatus-Berechtigung

Wie bereits erwähnt, ist es möglich, die berechtigten Benutzer zu bestimmen, die Zugriff auf verschiedene Periodenstatus haben. Die Berechtigung für den Periodenstatus in SAP Business One ist unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Berechtigungen/Allgemeine Berechtigungen verfügbar. Sie können sie wie folgt konfigurieren:

1. Wählen Sie den Benutzer aus;
2. Erweitern Sie das Modul Allgemein;
3. Wenden Sie die Berechtigung SAP Business One Periodenstatus an.

Das war’s! Jetzt wissen Sie, wie Sie Buchungsperioden in SAP Business One einrichten und bestimmten Systemadministratoren zuordnen können.

2. Wie man in SAP Business One Kontensegmente definiert

Sehen wir uns nun an, wie Sie einen segmentierten Kontenplan in SAP Business One erstellen. Sie können die Kontensegmente, die Sie benötigen, unabhängig vom ERP-System definieren. Geben Sie diese dann unter Verwaltung/Einrichtung/Finanzen/Kontensegmentierung an.

Beachten Sie, dass SAP Business One mindestens ein Kontensegment benötigt. Es sollte das erste, natürliche Segment sein. Es ist jedoch nicht fest oder unveränderlich. Wenn Sie SAP-B1-Kontosegmente bearbeiten, können Sie das erste Segment umbenennen oder seine Länge bearbeiten – genau wie bei anderen Segmenten.

Sie können die Länge Ihrer Kontensegmente entsprechend Ihren Geschäftsprozessen und Ihren Anforderungen an die Finanzberichterstattung festlegen, um verschiedene Segmente Ihres Unternehmens, wie z. B. Geschäftsbereiche, Abteilungen, Niederlassungen usw., darzustellen.

Mit SAP Business One erhalten Sie vier Standard-Kontosegmente. Die maximal mögliche Anzahl, die im ERP-System festgelegt ist, beträgt 10. In der Einrichtungsphase können Sie nicht nur die Größe jedes Segments, sondern auch seinen Namen ändern. Außerdem ist es möglich, das gesamte Segment zu löschen, mit Ausnahme des ersten, natürlichen Kontosegments.

Sie können SAP Business One-Kontosegmente wie folgt löschen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die letzte Segmentzeile.
2. Wählen Sie Zeile löschen.
3. Entfernen Sie das unerwünschte Segment.

Beachten Sie, dass Sie in SAP Business One die vorhandenen Segmente nicht löschen können, sobald das erste Sachkonto angelegt wurde. Außerdem ist es in diesem Stadium nicht möglich, die Länge oder den Typ eines Segments zu ändern.

Nachdem alle Ihre Kontensegmente in SAP Business One definiert sind, schaffen Sie die Grundlage für einen voll qualifizierten Kontenplan mit einem voll qualifizierten Kontocode, der alle Kontensegmente enthält. So haben verschiedene Kontocodes dieselben Zeichenabschnitte, mit Ausnahme des Segments, das die Abteilung darstellt. So unterscheidet sich z. B. ein Reisekostenabrechnungscode, der von der Vertriebsabteilung Ihres Unternehmens verwendet wird, von dem Reisekostenabrechnungscode, der von Ihren Marketingmitarbeitern verwendet wird, durch das mit der Abteilung verbundene Segment.

Erwähnenswert ist auch, dass die Kontosegmentierung in SAP Business One nicht zwingend erforderlich ist. Das System bietet Flexibilität, je nach Ihren Bedürfnissen und der Lokalisierung des Landes.

3. Wie Sie einen Kontenplan in SAP Business One erstellen

Wenn Sie nun wissen, wie Sie Buchungsperioden und Kontensegmente in SAP Business One festlegen, können Sie einen Kontenplan erstellen. Da die Kontenplanorganisation den GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) folgt, bietet SAP Business One separate Schubladen für Konten, die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Erträge, Aufwendungen, Eigenkapital, Umsatzkosten usw. darstellen. Sie helfen Ihnen, Ihre Konten nach Ebenen zu organisieren. So können Sie eine logische Reihenfolge festlegen, die Ihren Finanzbuchhaltungs- und Berichtsprozessen entspricht. Beachten Sie, dass es möglich ist, die Schubladen umzubenennen, so dass eine größere Flexibilität erreicht wird.

Es gibt auch einen wichtigen Hinweis auf den Kontenplan, der ein Verzeichnis aller Sachkonten Ihres Unternehmens ist. SAP Business One stattet jedes Sachkonto mit einem Kontocode, einer Beschreibung und anderen Eigenschaften aus. Alle diese Punkte werden verwendet, um die Funktionen des Sachkontos zu bestimmen. Sie können auf Ihren Kontenplan unter Finanzen/Kontenplan zugreifen.

Schauen wir uns an, was im Fenster Kontenplan vor sich geht. Hier ermöglicht SAP Business One Ihnen, jedes Sachkonto auf zwei Arten zu charakterisieren. Es kann entweder ein Titelkonto oder ein aktives Konto sein. Als nächstes sollten Sie seine Ebene angeben.

Beachten Sie, dass nur aktive Konten in SAP Business One gebucht werden können. Daher wird empfohlen, alle aktiven Konten auf der gleichen Ebene zu erfassen.

In den SAP-B1-Berichten verwendet das System das Titelkonto, um alle Salden der darunter liegenden aktiven Konten zusammenzufassen. Beachten Sie auch, dass das System Sie nicht zwingt, alle Ebenen zu verwenden. Sie können z.B. 4 Ebenen anlegen, aber in zwei davon aktive Konten haben.

Es ist notwendig, Ihre Aufmerksamkeit auf eine weitere Besonderheit von SAP Business One zu lenken: Es ist nicht möglich, ein Konto zu löschen, das Aktivitäten enthält. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, es zu deaktivieren, aber nicht aus dem System zu entfernen.

Gleichzeitig sind Sie bei der Änderung der Kontocodes sehr flexibel. Dieses Verfahren steht Ihnen zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung.

Sie können ein Konto oder einen Titel in SAP Business One wie folgt hinzufügen:

1. Klicken Sie auf die Schublade oder den Titel, um das neue Konto unter dieser Schublade hinzuzufügen.
2. Wählen Sie in der Menüleiste Daten/Hinzufügen.
3. Geben Sie den vollständigen Kontocode, den Namen, die Beschreibung und andere Eigenschaften an.

Um Ihre Kontenplanstruktur in SAP Business One neu zu ordnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Hauptmenü/Finanzen/Kontenplan bearbeiten.
2. Wählen Sie die Konten aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Ok.
3. Übernehmen Sie die Änderungen.

Alternativ können Sie auch Ihren bestehenden Kontenplan importieren. Sie können ihn SAP Business One als Textdatei über das Tool Data Transfer Workbench zur Verfügung stellen. Vergessen Sie nicht, vor dem Import die entsprechenden Einrichtungscodes für die Kontensegmentierung zu ermitteln. Wenden Sie sich auch an uns, wenn Sie Hilfe beim Importieren des bestehenden Kontenplans oder anderer Entitäten in SAP Business One benötigen.

4. Wie Sie mehrere Währungen in SAP Business One einrichten

Wenn Sie weltweit tätig sind, können Sie in SAP Business One mehrere Währungen einrichten. Im ERP-System können Sie Sachkonten und Geschäftspartner auf drei verschiedene Arten definieren:

• Hauswährung,
• spezifische Fremdwährung,
• Alle Währungen.

Wenn Sie ein Konto als Alle Währungen einrichten, können Sie mit SAP B1 Belege und Journaltransaktionen auf Sachkonten in jeder in SAP Business One definierten Währung buchen. Berichte, Abstimmungen und Salden von Sachkonten und Geschäftspartnern werden jedoch in der Hauswährung ausgeführt.

Sie können unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Unternehmensdetails/Basisinitialisierung festlegen, ob neue Sachkonten in der Hauswährung oder in allen Währungen erstellt werden sollen.

Beachten Sie, dass es eine Einschränkung gibt, die eintritt, wenn Transaktionen gebucht wurden: In diesem Stadium können Sie die Kontowährung nicht von Alle Währungen ändern. Es ist jedoch jederzeit möglich, zu dieser Option zu wechseln.

Gleichzeitig können Sie in SAP Business One eine zusätzliche Währung für die Buchhaltung definieren. Die so genannte Systemwährung kann für die Berichterstattung an eine im Ausland ansässige Muttergesellschaft verwendet werden. Sie können einfach die Hauswährung der Muttergesellschaft definieren oder Berichte in dieser Währung anzeigen.

Sie können Haus- und Systemwährung in SAP Business One unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Firmendetails/Basisinitialisierung einrichten (siehe Abbildung oben).

Um eine Fremdwährung in SAP Business One zu pflegen, müssen Sie die Wechselkurse manuell festlegen. Dies können Sie wie folgt tun:

1. Öffnen Sie Ihr Verwaltungsmodul.
2. Öffnen Sie die Tabelle Wechselkurse und geben Sie dort die erforderlichen Informationen ein.
3. Öffnen Sie die Tabelle der Indizes und geben Sie dort die erforderlichen Informationen ein.

Beachten Sie, dass die Tabelle automatisch angezeigt wird, wenn für das aktuelle Datum kein Kurs verfügbar ist, so dass Sie den Wechselkurs eingeben können.

Es gibt Fälle, in denen SAP Business One Wechselkursdifferenzen automatisch bucht. Wenn Sie eine Rechnung in einer Fremdwährung bezahlen und der Zahlungskurs vom Rechnungskurs abweicht, bucht das System die Differenz auf das Kursdifferenzkonto in Ihrer Sachkontenfindung. Es wird empfohlen, das Dienstprogramm Wechselkursdifferenzen auszuführen, um Probleme zu vermeiden, indem Sie die zusätzlichen Wechselkursdifferenzen aktualisieren.

5. So konfigurieren Sie die Sachkontenfindung

Das Hauptziel von SAP Business One ist es, Ihre tägliche Routine zu optimieren und zahlreiche Aufgaben zu automatisieren. Die Verwaltung der Finanzbuchhaltung bildet dabei keine Ausnahme. Mit SAP Business One können Sie verschiedene Journalbuchungen automatisch erstellen, insbesondere solche, die sich auf Verkaufs-, Einkaufs- und Bestandstransaktionen beziehen. Wenn also eine neue Rechnung erstellt wird, erstellt das ERP-System gleichzeitig die entsprechenden Buchungen. Sie müssen jedoch die Sachkontenfindung konfigurieren, damit die Anwendung weiß, wie sie diese Buchungen erstellen soll.

Wenn Sie mit diesem Prozess nicht vertraut sind, ist die Sachkontenfindung der Prozess, bei dem Sie SAP Business One mitteilen, wo die Buchungseinträge platziert werden sollen. Natürlich können Sie die Vorteile der Anwendungsautomatisierung erst dann voll ausschöpfen, wenn Sie SAP Business One über das Fenster Sachkontenfindung die richtigen Daten zur Verfügung stellen.

Sie finden das Fenster zur Sachkontenfindung in SAP Business One unter Verwaltung/Einrichtung/Finanzen/Sachkontenfindung. Vergessen Sie nicht, Ihren Buchhalter um die endgültige Genehmigung Ihrer Sachkontenbestimmungseinstellungen zu bitten, nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben.

Grundlegende Bestimmung von Sachkonten

In der Finanzbuchhaltung von SAP Business One ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Sachkonten genau bestimmen. Andernfalls können Sie keine Journalbuchungen automatisch erstellen oder der Prozess führt nicht zum gewünschten Ergebnis.

Umsatz

Unten sehen Sie das Fenster zur Einrichtung der Sachkonten in SAP Business One. Beachten Sie, dass es einige obligatorische Konten enthält, z. B. das Erlöskonto auf der Registerkarte Verkauf. Es ist das Standard-Erlöskonto, das SAP Business One für die Erstellung von Ausgangsrechnungen verwendet. Sie können jedoch in den Artikel- oder Lagerstammdaten ein anderes Erlöskonto angeben. In diesem Fall wird das Standard-Erlöskonto außer Kraft gesetzt.

Einkaufen

Die Registerkarte “Einkauf” sieht ähnlich aus:

Allgemein

Es folgt die Registerkarte Allgemein mit den folgenden Konten:

Inventar

Die Registerkarte Inventar sieht wie folgt aus:

Um die Registerkarte Inventar zu aktivieren, müssen Sie auf der Registerkarte Basisinitialisierung unter Hauptmenü/Verwaltung/Systeminitialisierung/Unternehmensdetails das Kontrollkästchen Permanente Inventarisierung verwenden aktivieren.

Ressourcen

Nachdem Sie zur Registerkarte Ressourcen gewechselt haben, sehen Sie das folgende Raster:

WIP-Zuordnung

Mit der Zuordnungsfunktion können Sie WIP-Konten einander zuordnen und eine Hierarchie von WIP-Konten einrichten.

Erweiterte Sachkontenbestimmung

Wenn Sie nun die primären Sachkonten in SAP Business One definiert haben, können Sie mit dem ERP-System eine Gruppe von Regeln erstellen, um eine genauere Sachkontenbestimmung vorzunehmen.

Sie verkaufen zum Beispiel einen Artikel aus der Gruppe Zubehör. Der Artikel befindet sich im Lager 01. Sie müssen konfigurieren, dass die Buchung auf einem bestimmten Erlöskonto und einem COGS-Konto erfolgen soll. Der Verkauf des Artikels aus Lager 02 löst jedoch die Verwendung eines anderen Kontos aus.

Daher ist es notwendig, die Bestimmungskriterien für Bestände und Ressourcen festzulegen. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Kriterien SAP Business One berücksichtigen soll. Beachten Sie, dass das System Ihnen bis zu 10 aktive Kriterien für die Bestimmung zur Verfügung stellt.

Danach können Sie die Regeln zur Bestimmung der entsprechenden Konten in SAP Business One festlegen. Dies können Sie wie folgt tun:

1. Gehen Sie zum Fenster Sachkontenbestimmung.
2. Drücken Sie die Schaltfläche Erweitert.
3. Regeln erstellen.
   Um auf unser Beispiel zurückzukommen, können wir verschiedene Erlös- und COGS-Konten nach Parametern wie Artikelgruppe und Lager einrichten.

Beachten Sie, dass Sie in SAP Business One eine unbegrenzte Anzahl von Regeln auf der Grundlage verschiedener Kriterien erstellen können. Jedes Mal, wenn eine neue Transaktion gebucht wird, durchsucht das System die Liste der Regeln und wählt die Konten aus, wenn die Regel erfüllt ist. Sie können Regeln priorisieren, um Konflikte bei der automatischen Kontobuchung in SAP Business One zu vermeiden.

Außerdem können Sie die Vorschau der Journalbuchung verwenden, um sicherzustellen, dass SAP B1 die richtigen Konten gemäß der Sachkontenbestimmung und den Regeln auswählt. Es ist möglich, die Journalbuchung für jeden Beleg in der Vorschau anzuzeigen, bevor das System sie bucht. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Suchen Sie den Beleg, den Sie in der Vorschau anzeigen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Belegfenster.
3. Wählen Sie Journalbuchungsvorschau.

Mit SAP Business One können Sie Mehrdeutigkeiten bei der Bestimmung von Sachkonten vermeiden. Das ERP-System erstellt Journalbuchungen mit mehreren Zeilen, die mit den entsprechenden Zeilen im Marketingbeleg für dasselbe Sachkonto verbunden sind. Dadurch erhalten Sie eine detailliertere Berichterstattung und eine bessere Vorschaufunktionalität.

SAP Business One mehrere Niederlassungen

Ein weiterer großer Vorteil von SAP Business One liegt in der Möglichkeit, die Sachkontenfindung für mehrere Filialen zu konfigurieren. Sie können die entsprechende Funktion aktivieren, um filialübergreifend auf einer Unternehmensdatenbank zu arbeiten. Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Filialen betreiben, wäre dies ideal für Sie. SAP Business One ermöglicht die Verwendung einer einzigen Unternehmensdatenbank, um alle angeschlossenen Filialen als Niederlassungen zu verwalten. Während mehrere Datenflüsse in einer einzigen Datenbank zentralisiert werden, können Sie die Informationen zu einer einzelnen Filiale separat verwalten.

Die SAP Business One-Funktionalität für mehrere Filialen ist mit den folgenden Kernfunktionen verbunden:

• Individuelle Herangehensweise. SAP B1 generiert Belege für bestimmte Filialen anhand der ihnen zugewiesenen Stammdaten.
• Gemeinsame Datenbank. Gleichzeitig bietet SAP Business One die Möglichkeit, gemeinsame Daten und Einstellungen für alle Filialen zu nutzen. So können Sie beispielsweise dieselben Artikel, Geschäftspartner, Benutzer und Belegeinstellungen für alle Niederlassungen verwenden.
• Vernetzte Filialen. Es ist auch möglich, Einkaufsbelege aus einer Filiale mit Verkaufsbelegen aus einer anderen Filiale zu erstellen.
• Flexible Berichte. Es ist möglich, filialspezifische Berichte zu erstellen. Gleichzeitig können Sie Berichte für mehrere Filialen miteinander vergleichen.
• Zugriffsebenen. In SAP Business One können Sie Benutzer anlegen, die nur einer bestimmten Filiale zugeordnet sind. Gleichzeitig ist es möglich, Administratoren das Recht zu geben, alle Zweige zu verwalten.

Gehen Sie wie folgt vor, um SAP Business One für mehrere Zweigstellen zu aktivieren:

1. Gehen Sie zum Fenster Firmendetails (Verwaltung/Systeminitialisierung);
2. Öffnen Sie die Registerkarte Basisinitialisierung;
3. Aktivieren Sie mehrere Zweigstellen;
4. Gehen Sie zu den Zusätzlichen Einstellungen unter Einrichtung/Finanzen und übernehmen Sie dort die Änderungen.

Wie importiert man bestehende Finanzbuchhaltungsdaten in SAP Business One?

Da der Import bestehender Finanzbuchhaltungsdaten in SAP Business One ein kompliziertes Verfahren ist, das Sie mit Hilfe von Partnern durchführen sollten, werden wir Ihre Zeit nicht mit den verschiedenen Nuancen dieses Verfahrens verbringen. Wir können Ihnen jedoch jederzeit bei der Umstellung helfen. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie Hilfe beim Exportieren von Finanzbuchhaltungsdaten in SAP Business One benötigen.

Tägliche Abläufe in der Finanzbuchhaltung von SAP Business One

Wir haben soeben beschrieben, wie Sie Ihren Kontenplan und die Sachkontenfindung in SAP Business One einrichten. Nun können Sie damit beginnen, das System für Ihre täglichen Aktivitäten zu nutzen und zahlreiche Prozesse zu automatisieren. Gleichzeitig ist es bereit für die verschiedenen Aufgaben im Rahmen des Perioden- und Jahresabschlusses.

Wie buche ich manuelle Journalbuchungen in SAP Business One?

Wie wir bereits erwähnt haben, automatisiert SAP Business One die Buchung der meisten Journalbuchungen. So werden Transaktionen in Verkaufs-, Einkaufs-, Zahlungs- und Bestandsbelegen vollautomatisch in der Hauptbuchhaltung gebucht. Was aber tun, wenn Sie Journalbuchungen in der Hauptbuchhaltung in SAP Business One manuell vornehmen müssen? Sie müssen beispielsweise Abschreibungen, Abgrenzungen oder Korrekturbuchungen selbst vornehmen, da diese nicht mit SAP Business One-Modulen verknüpft sind.

Bevor wir fortfahren, möchten wir Sie darauf aufmerksam machen, dass SAP Business One eine manuell hinzugefügte Journalbuchung sofort aufzeichnet und verhindert, dass sie gelöscht wird. Sie können die manuelle Journalbuchung nur rückgängig machen.

Im Fenster Journalbuchung unten können Sie Journalbuchungen manuell erstellen:

Er soll Ihnen helfen, Transaktionen zu erfassen, die SAP B1 nicht automatisch initiieren kann. So kann es sich beispielsweise um die Aufzeichnung einer Finanzierungsgebühr für ein Kundenkonto handeln. Auch eine Servicegebühr für ein Bankkonto ist ein häufiger Grund für eine manuelle Journalbuchung in SAP Business One.

Sie können eine manuelle Journalbuchung in SAP Business One wie folgt erstellen:

1. Gehen Sie zum Hauptmenü Ihres SAP B1.
2. Öffnen Sie den Abschnitt Financials.
3. Gehen Sie zu Journalbuchung.
4. Das Formular aus der obigen Abbildung wird angezeigt.

Beachten Sie, dass es möglich ist, Journalbuchungen im erweiterten und reduzierten Bearbeitungsmodus anzuzeigen und zu erstellen.

Markieren Sie das Feld FC anzeigen, um Beträge in Fremdwährungen einzugeben. Beachten Sie, dass das Konto als Alle Währungen definiert sein sollte. Es kann aber auch ein bestimmtes Fremdwährungskonto sein.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass Sie eine große Journalbuchung aus einer Excel-Tabelle kopieren und einfügen können. Kopieren Sie die Zeilen aus Excel und fügen Sie sie in ein SAP B1-Journalbuchungsfenster ein. Allerdings sollten die Spalten in Excel mit den Spalten in SAP Business One übereinstimmen. Andernfalls wird der Vorgang nicht erfolgreich sein. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Hilfe beim Exportieren von Finanzbuchhaltungsdaten in SAP Business One benötigen.

Beachten Sie, dass Sie in SAP Business One eine Liste von Sachkonten über das Feld Sachkonto/BP-Code anzeigen können. Es ist lediglich erforderlich, die Tabulatortaste auf Ihrer Tastatur zu drücken:

Eine weitere nützliche Funktion ermöglicht es Ihnen, mit einer Journalbuchung einen Eintrag auf einen Geschäftspartnercode zu buchen. SAP Business One ermöglicht die Anzeige einer Liste von Geschäftspartnern anstelle einer Liste von Sachkonten. Drücken Sie einfach Strg + Tab auf Ihrer Tastatur, wenn Sie sich im Feld Sachkonten-/Geschäftspartnername befinden:

Wir haben uns bereits mit dem Potenzial von Standardeinstellungen in SAP Business One befasst, und manuelle Journaleinträge bilden hier keine Ausnahme. Sie können für sie Standardeinstellungen festlegen. So können Sie beispielsweise festlegen, ob die Buchung einer nicht ausgeglichenen Journalbuchung in einer Fremdwährung gesperrt werden soll oder nicht. Sie können die Standardeinstellungen für manuelle Journalbuchungen in SAP Business One wie folgt konfigurieren:

1. Gehen Sie zum Hauptmenü;
2. Öffnen Sie den Abschnitt Verwaltung.
3. Gehen Sie zu Systeminitialisierung.
4. Suchen Sie den Bildschirm Belegeinstellungen.
5. Öffnen Sie die Registerkarte Pro Beleg.
6. Wählen Sie Journalbuchung aus der Dropdown-Liste.
7. Übernehmen Sie die Standardeinstellungen.

Sie können jedoch einige der Standardeinstellungen im Journaleintragsfenster überschreiben. Verwenden Sie dazu die Formulareinstellungen.

Wie Sie wiederkehrende Buchungen in SAP Business One vornehmen

In SAP Business One können Sie Transaktionen automatisieren, die sich monatlich oder wöchentlich wiederholen. Es ist nicht erforderlich, dass die Transaktionsbeträge jedes Mal gleich sind. Das ERP-System bindet Sie nicht an feste Prozentsätze. Solche Buchungen wiederholen sich jedoch zu den bekannten Terminen und bestehen in der Regel aus denselben Sachkonten.

Der Zweck der wiederkehrenden Journalbuchungen besteht darin, verschiedene Ausgaben zu decken, z. B. Abschreibungen, Gehaltsabrechnungen, Büromiete, Leasingzahlungen für Geräte und Versorgungskosten.

Sie können auf Dauerbuchungen in SAP Business One unter Hauptmenü/Finanzen/Dauerbuchungen zugreifen.

Beachten Sie, dass Sie alle Konten, Geschäftspartner und Ist-Beträge angeben müssen, um eine Dauerbuchung zu ermitteln. Die Häufigkeit und das Ablaufdatum der Dauerbuchung legen Sie in SAP B1 fest.

Anschließend dupliziert das System die ursprüngliche Buchung zu dem angegebenen Datum. Sie können sie bearbeiten oder unverändert lassen, bevor die endgültige Version in das Hauptbuch übernommen wird.

Alternativ können Sie Dauerbuchungen in SAP Business One aktivieren, indem Sie die Häufigkeit auf eine Vorlage festlegen und diese dann jedes Mal verwenden, wenn Sie eine manuelle Journalbuchung erstellen.

Vorlagen für wiederkehrende Buchungen

SAP Business One führt Buchungsvorlagen ein, um die Buchung von wiederkehrenden Journalbuchungen zu rationalisieren, bei denen die tatsächlichen Beträge nicht im Voraus bekannt sind. Sie definieren Prozentsätze anstelle von Beträgen und legen den Zeitpunkt fest, zu dem die Buchung erfasst werden soll. Wenn Sie dann einen Betrag in eine der Zeilen eingeben, ordnet SAP Business One die Beträge in den anderen Zeilen entsprechend den Prozentsätzen aus der Vorlage zu.

Verwenden Sie die Funktionalität des Kontierungsmusters von SAP Business One, um Ausgaben, wie z. B. Marketingkosten, prozentual auf mehrere Abteilungen zu verteilen. Mit dieser Funktion können Sie 100 % eines Kontos automatisch auf andere Konten umlegen, wobei feste Prozentsätze verwendet werden.

Beachten Sie, dass Sie in SAP Business One die Kontenauswahl für bestimmte Zeilen vermeiden können. Sie können eine Beschreibung der Kontoart oder des Geschäftspartners hinzufügen, die dort angegeben werden soll.

Die Buchungsvorlagenfunktion von SAP Business One ist unter Hauptmenü/Finanzen/Buchungsvorlagen verfügbar.

Vorgemerkte Belege

SAP Business One führt vorerfasste Belege ein, damit Sie Finanztransaktionen in einem Stapel überprüfen können, bevor Sie sie buchen. Bevor Sie die Buchungen als vorerfasste Belege buchen, ermöglicht Ihnen das System, diese zu bearbeiten, zu ändern oder zu löschen. Aber wann sollten Sie die vorerfassten Belege von SAP Business One verwenden?

Die Funktion ist äußerst nützlich für die Schulung neuer Mitarbeiter. Sie ermöglichen neuen Mitarbeitern die Erstellung von vorerfassten Belegen, die vor der Buchung überprüft werden können. Auf diese Weise wird das Risiko, die Journalbuchungen des neuen Mitarbeiters zu stornieren, verringert, da keine falschen Journalbuchungen vorgenommen werden.

Außerdem ist es möglich, die vorerfassten Belege von SAP Business One zu verwenden, um Was-wäre-wenn-Analysen durchzuführen. Führen Sie den Cashflow-Bericht mit offenen vorerfassten Belegen aus. Auf diese Weise können Sie die Auswirkungen der Buchungen feststellen, bevor sich neue Änderungen auf das System auswirken.

Beachten Sie auch, dass Sie in SAP B1 auch nicht ausgeglichene vorerfasste Belege speichern können. Dies ist vor allem bei großen Arbeitsvolumina nützlich. Sie können eine sehr umfangreiche vorerfasste Buchung als Beleg speichern und später darauf zurückkommen.

Beachten Sie, dass SAP Business One im Gegensatz zu anderen Systemen einen vorerfassten Beleg für einen Stapel von Transaktionen verwendet. Da mehrere Journalbuchungen in einem Beleg verfügbar sind, werden alle zusammen gebucht, wenn Sie den Beleg im Hauptbuch verbuchen.

Sie können einen vorerfassten Beleg in SAP Business One wie folgt erstellen:

1. Gehen Sie zum Hauptmenü;
2. Gehen Sie zum Abschnitt Finanzwesen;
3. Öffnen Sie den Bildschirm Vorerfasste Belege.

Pflegen von Datensätzen für SAP Business One Finanzbuchhaltung

Die Pflege von Datensätzen in SAP Business One umfasst zahlreiche Aufgaben, wie z. B. die Stornierung von Transaktionen, die Bearbeitung von Sachkonten oder die Bearbeitung von 1099er Rechnungen. Im Folgenden behandeln wir diese drei Themen.

Stornieren von Transaktionen in SAP B1

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Transaktion in SAP Business One zu stornieren:

1. Suchen Sie eine manuelle Journalbuchung.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
3. Wählen Sie Stornieren.
4. Fügen Sie eine neu geöffnete Journalbuchung mit den stornierten Beträgen hinzu.

Alternativ dazu können Sie in SAP Business One die Stornierung einer Journalbuchung planen. Dieser Vorgang wird als automatische Stornierung von manuellen Journalbuchungen bezeichnet. Es wird empfohlen, die Automatisierung für den ersten Tag des kommenden Monats zu planen. SAP B1 speichert manuelle Journalbuchungen, die für

Storno unter Hauptmenü/Finanzen/Transaktionen stornieren. Verwenden Sie diese Funktion, um Monats- und Jahresabschlüsse zu optimieren.

SAP Business One bietet die folgenden Stornomethoden:

• Buchung von negativen Beträgen auf derselben Seite;
• Buchung einer Lastschrift, um eine Gutschrift zu stornieren;
• Buchen einer Gutschrift, um eine Belastung zu stornieren.

Sie können die Stornomethode unter Hauptmenü/Verwaltung/Systeminitialisierung/Unternehmensdetails/Basisinitialisierung festlegen.

Bearbeitung von Sachkonten

Auch bei der Bearbeitung von Sachkonten zeigt sich SAP Business One flexibel. Über das Fenster Kontenplan bearbeiten können Sie Änderungen vornehmen, Gruppierungen neu anordnen und sogar neue Konten anlegen. Diese und andere Optionen finden Sie unter Hauptmenü/Finanzen/Kontenplan bearbeiten. Alternativ dazu können Sie in SAP Business One Sachkonten unter Verwaltung/Einstellungen/Finanzen/Kontenplan bearbeiten bearbeiten.

Wählen Sie einen Datensatz aus, den Sie bearbeiten möchten:

Möglicherweise müssen Sie auch Codes für neu angelegte Konten erstellen. Da dies eine häufige Aufgabe in der Finanzbuchhaltung ist, führt SAP Business One den Kontencode-Generator ein, um Ihre tägliche Routine zu optimieren. Mit diesem Tool können Sie neu angelegten Kontensegmenten mit nur wenigen Klicks Codes zuweisen. Außerdem können Sie damit ein neues Sachkonto in einer Reihe von verschiedenen Kontensegmenten in großer Zahl einfügen. Sie können den Kontocode-Generator in SAP Business One unter Finanzen/Kontocode-Generator aufrufen.

Anwendung von Änderungen auf 1099s

US-Lieferanten haben ein länderspezifisches Instrument in SAP Business One. Wenn Sie mit einem 1099-Formular arbeiten, werden in den Geschäftspartner-Stammdaten von SAP Business One Eingangsrechnungen und Gutschriften

Gutschriften mit 1099-Beträgen für die Jahresendberichterstattung an.

Dieses Instrument ist recht flexibel, da Sie 1099-Belege bearbeiten können, wenn Sie den falschen 1099-Betrag, das falsche Formular oder das falsche Feld buchen. Sie können die 1099-Bearbeitung in SAP Business One wie folgt nutzen:

1. Gehen Sie zum Hauptmenü;
2. Öffnen Sie den Abschnitt Financials;
3. Gehen Sie zu 1099-Bearbeitung;
4. Übernehmen Sie die Änderungen.

SAP B1 Prüfpfad

Jedes Mal, wenn Sie Änderungen an Dokumenten, Stammdatensätzen oder Einrichtungselementen vornehmen, erstellt SAP Business One einen Prüfpfad. Sie können die Änderungen unter Tools/Change Log in der Menüleiste einsehen. Im Fenster Änderungsprotokoll werden nicht nur die aktualisierten Elemente angezeigt, sondern auch Benutzer, Datum und Uhrzeit in Verbindung mit einem bestimmten Dokument oder Stammdatensatz:

• Klicken Sie auf den Eintrag, um die Änderungen zu sehen.
• Klicken Sie mit gedrückter STRG-Taste auf zwei oder mehr Zeilen, klicken Sie auf Unterschiede anzeigen (unten rechts im Änderungsprotokoll-Fenster), und Sie sehen, was in jeder Dokument-Iteration geändert wurde.

Außerdem können Sie das Zugriffsprotokoll über das Menü Extras einsehen, wobei die Benutzer mit ihren Anmeldeinformationen angezeigt werden. Der Bildschirm zeigt die folgenden Informationen an:

• Ein Benutzer, der sich am System angemeldet hat;
• Die Uhrzeit, zu der er dies getan hat;
• Zeitpunkt der Beendigung;
• Fehlgeschlagene Versuche, sich anzumelden.

Periodenende-Verfahren in SAP Business One

Am Ende jeder Periode müssen Sie einen Großteil der Finanzbuchhaltungsarbeit erledigen. Mit SAP Business One können Sie all diese Arbeiten optimieren. Mit dem ERP-System können Sie Transaktionen prüfen und auf verschiedene Weise korrigieren.

Aktivitäten am Periodenende in SAP B1

Am Ende des Quartals müssen Sie die Periodenabschlussarbeiten durchführen. In einigen Fällen finden sie jedoch monatlich statt, je nach den gewählten Finanzbuchhaltungsprozessen. In jedem Fall müssen Sie die folgenden Schritte befolgen, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen:

• Überprüfen Sie die Transaktionen doppelt. Sie sollten ordnungsgemäß für den betreffenden Zeitraum gebucht werden. Vergessen Sie nicht die Anpassungen und Abgrenzungen.
• Drucken Sie verschiedene Unterlagen und Dokumente aus:
  • Probebilanz,
  • Fälligkeitsberichte für Lieferantenverbindlichkeiten,
  • Fälligkeitsberichte für Kundenforderungen,
  • Inventarprüfungsbericht,
  • Jahresabschlüsse;
• Erstellen Sie eine Datenbanksicherung und bewahren Sie diese sicher auf;
• Schließen Sie das Geschäftsjahr ab.

Jahresendaktivitäten in SAP B1

Der Jahresabschluss ist ein größeres Ereignis, das viele Aspekte von SAP Business One betrifft:

• Es werden alle Salden der Gewinn- und Verlustkonten auf das Konto für einbehaltene Gewinne zurückgesetzt,
• Er fasst die Bilanzkonten zusammen,
• die Salden werden als Anfangssalden vorgetragen, usw.

Natürlich finden diese und andere Ereignisse nicht sofort statt. In SAP Business One können Sie das Jahr offen halten, bis Sie alle erforderlichen Berichtigungsbuchungen vorgenommen haben.

Eine allgemeine Checkliste zum Jahresende sieht wie folgt aus:

• Buchen Sie alle abschließenden Transaktionen;
• Schließen Sie alle Periodenabschlussverfahren ab;
• Buchen Sie endgültige Berichtigungsbuchungen in der Hauptbuchhaltung, falls zutreffend;
• Schließen Sie die letzte Periode des Geschäftsjahres ab;
• Erstellen Sie ein Datenbank-Backup;
• Drucken Sie die folgenden Papiere und Dokumente:
  • 1099s,
  • eine abschließende detaillierte Probebilanz,
  • Jahresabschlüsse;
• Bereiten Sie sich auf das neue Geschäftsjahr vor;
• Schließen Sie das vorherige Geschäftsjahr ab.

Beachten Sie, dass Sie Ihre Jahresabschlussaktivitäten während der Einrichtung und Implementierung von SAP Business One vereinfachen können. Konfigurieren Sie das System entsprechend, und es wird zahlreiche Prozesse automatisieren. Es wird daher empfohlen, den Finanzbuchhaltungsteil des Systems mit Ihrem Implementierungspartner zu konfigurieren.

SAP Business One Datenarchivierung

SAP Business One bietet einen Assistenten zur Datenarchivierung, der Ihre Abläufe am Periodenende vereinfacht und alte Daten mit nur wenigen Klicks archiviert. Sie reduzieren die Größe Ihrer Datenbank und erhöhen die Leistungsfähigkeit der Software.

Wenn Ihre Unternehmensdatenbank mehr als zwei Jahre alt ist, können Sie alte Vorgänge optional löschen oder archivieren. Sobald die alten Vorgänge entfernt sind, ist es auch möglich, nicht mehr benötigte Stammdaten zu eliminieren. Wie Sie vielleicht schon erraten haben, können Sie in SAP Business One nur abgeschlossene Beleg- und Stammdatenreihen archivieren. Betrachten wir ein kleines Beispiel, um das Kernprinzip der Datenarchivierung im System zu verdeutlichen.

1. Ein Verkaufsangebot wird in einen neuen Auftrag umgewandelt.
2. Der Auftrag wird in zwei Lieferungen kopiert.
3. Die Lieferungen werden in eine Ausgangsrechnung umgewandelt.
4. Die Rechnung ist vollständig bezahlt.

Sie können ein geschlossenes Cluster sehen. Alle mit dem Workflow verbundenen Transaktionen sind abgeschlossen. Nun können Sie die entsprechenden Belege mit Hilfe der Datenarchivierung entfernen.

Wenn die Rechnung jedoch nur teilweise bezahlt ist, bleibt der Cluster offen. Folglich kann keine dieser Transaktionen in der Sequenz entfernt werden. Es liegt in der Natur der gesamten Plattform, wenn Sie einen Beleg aus einem anderen aufbauen und Journaleinträge mit dem Beleg buchen, dass die Löschung auf offenen Clustern verhindert wird. Und das ist für die Wahrung der Datenintegrität und -konsistenz von entscheidender Bedeutung.

Der SAP B1 Datenarchivierungs-Assistent

Sie finden den Datenarchivierungs-Assistenten von SAP B1 unter Verwaltung/Hilfsmittel/Datenarchivierungs-Assistent.

Die Lösung bietet die folgenden Optionen:

• Der Simulationslauf. In dieser Phase erfahren Sie, welche Daten archiviert werden, welche Cluster nicht entfernbar sind und welche Ergebnisse zu erwarten sind (entfernte Transaktionen, neue Datenbankgröße)
• Der eigentliche Lauf. Jetzt entfernen Sie die entsprechenden Transaktionen und verringern die Datenbankgröße. Vergessen Sie nicht, vorher ein Backup zu erstellen.
• Verlauf. Zeigen Sie frühere Läufe an, wenn Sie eine bestimmte Transaktion oder ein bestimmtes Cluster finden müssen. Sie können nach Datum und Transaktionsart suchen.

Beachten Sie, dass es möglich ist, Perioden zu archivieren, die 2 Jahre oder älter und gesperrt sind und für die ein Periodenabschlussverfahren angewendet wurde.

Beachten Sie auch, dass der Assistent zwar Verkaufs- und Einkaufsbelege, Verkaufschancen, Aktivitäten, Zahlungen und Bestandsneubewertungen entfernt, aber nicht mit Stammdaten arbeitet. Daher müssen Sie diese manuell entfernen.

Da der Assistent die Journalbuchungen aus dem System entfernt, müssen die Kontosalden in SAP Business One intakt bleiben. Daher erzeugt das ERP-System konsolidierte Journalbuchungen, die diese Salden widerspiegeln.

Checkliste für die Datenarchivierung

Beachten Sie diese Checkliste zur Datenarchivierung, bevor Sie den Datenarchivierungsassistenten ausführen:

1. Führen Sie eine Simulation durch, um Cluster zu finden, die nicht entfernt werden können.
2. Schließen Sie sie.
3. Erstellen Sie eine Sicherung der Unternehmensdatenbank.
4. Führen Sie den Assistenten aus.

Beachten Sie, dass der Datenarchivierungsassistent eine schreibgeschützte Datenbanksicherung erstellt. Sie können sie jedoch später wiederherstellen. Die Sicherung enthält alle Daten, die vor der Löschung vorhanden waren. Möglicherweise müssen Sie sie zu Prüfungszwecken wiederherstellen, um entfernte Transaktionen anzuzeigen.

Stammdatenbereinigung in SAP B1

Wenn nun alle geschlossenen Cluster archiviert sind, können Sie mit der Stammdatenbereinigung fortfahren. SAP Business One bietet den Assistenten für die Stammdatenbereinigung. Sie finden ihn unter Verwaltung/Hilfsmittel.

Diese Softwarelösung ermöglicht das Löschen aller nicht mehr benötigten Stammdaten in großen Mengen, einschließlich Artikeln, Geschäftspartnern, Projekten, Sachkonten, Aufteilungsregeln, Mitarbeitern, Steuerkennzeichen usw.

Eingehende und ausgehende Zahlungen in SAP Business One

Das Bankmodul von SAP Business One ist für die Abwicklung von Zahlungen innerhalb des Systems zuständig. Das folgende Kapitel unserer SAP b1-Exploration beleuchtet die grundlegenden Dinge, die für den Einstieg notwendig sind. Worauf kommt es bei der Verarbeitung von Zahlungen in SAP Business One an?

Sie sollten eine Transaktion auswählen, die durch die Zahlung abgeschlossen werden soll. Das System bietet Ihnen die Möglichkeit, die Transaktion entweder vollständig oder teilweise abzuschließen. In Situationen, in denen keine vorherige Transaktion ausgewählt werden kann, sollten Sie sich auf die Funktion “Zahlung auf Rechnung” von SAP Business One verlassen. Sehen wir uns nun weitere Aspekte der Eingangs- und Ausgangszahlungen im System an.

SAP B1-Eingangszahlungen

SAP Business One bietet die folgenden vier Möglichkeiten für den Empfang von Eingangszahlungen:

• Bargeld;
• Schecks;
• Kreditkarten;
• Banküberweisungen.

Auch wenn sie völlig unterschiedlich aussehen, wendet SAP Business One bei der Bearbeitung jedes Typs dasselbe Prinzip an. Es leistet eine Zahlung gegen eine bestimmte Ausgangsrechnung oder zwei oder mehr Ausgangsrechnungen an einen Kunden.

So erstellen Sie Eingangszahlungen für bestimmte Rechnungen in SAP B1

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Eingangszahlung für bestimmte Rechnungen in SAP Business One zu erstellen:

1. Öffnen Sie das Fenster Eingangszahlungen unter Banking/Zahlungseingang.
2. Wählen Sie einen Kunden aus, indem Sie auf die Schaltfläche der Auswahlliste rechts neben dem Feld Code klicken.
3. Nun wird die Tabelle Dokumente zur Zahlung angezeigt. Hier können Sie alle offenen Rechnungen sehen, die mit dem gewählten Kunden verbunden sind.
4. Wählen Sie die Rechnungen aus, auf die Sie die Zahlung anwenden möchten, indem Sie das Auswahlfeld neben der Zeilennummer markieren.
5. In diesem Stadium zeigt SAP Business One den kumulierten Betrag im Feld Fälliger Gesamtbetrag in der Fußzeile des Fensters an.
6. Wenn Sie eine Teilzahlung vornehmen möchten, können Sie das Feld Gesamtzahlungsbetrag bearbeiten.
   Öffnen Sie nun das Fenster Zahlungsmittel:
   1. Gehen Sie zur Symbolleiste von SAP Business One;
   2. Wählen Sie das Symbol für Zahlungsmittel;
   3. Wählen Sie die gewünschte Registerkarte für die Zahlungsmittel;
   4. Details hinzufügen;
   5. Klicken Sie auf OK – Sie kehren zum Fenster Zahlungseingang zurück.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um den Beleg zu buchen.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben soeben ein neues Eingangszahlungsdokument erstellt. Wenn er in SAP Business One erscheint, werden die folgenden Aktionen ausgeführt:

• Durch Journalbuchungen wird das Debitorenverrechnungskonto des Kunden belastet. Gleichzeitig erfolgt die Belastung des Bankkontos oder eines Verrechnungskontos.
• SAP Business One wendet die Zahlung auf die Rechnung an.
• Das System schließt die bezahlte Rechnung ab. Damit verschwindet sie aus der Liste der offenen Posten, aus der Tabelle der zu zahlenden Belege und aus dem Fälligkeitsbericht für die Forderungen des Kunden.
• Im Falle einer Teilzahlung bleibt die gewählte Rechnung für den weiteren fälligen Restbetrag offen.
• Wenn Sie jedoch eine vollständige Zahlung vornehmen, gleicht SAP Business One die Rechnung und die Zahlung ab und schließt sie ab.
• Scheck-, Bar- und Kreditkartenzahlungen werden auf ein Verrechnungskonto gebucht. Sie müssen einen Einzahlungsbeleg verarbeiten, um die Mittel zwischen Ihrem Verrechnungs- und Ihrem Hausbankkonto zu verschieben.

Wie Sie in SAP Business One Eingangszahlungen auf Rechnung erstellen

In SAP Business One können Sie Eingangszahlungen ohne Bezug zu einer bestimmten Rechnung annehmen. In der Regel geschieht dies bei einmaligen POS-Einkäufen oder anderen ähnlichen Transaktionen. So können Sie in SAP Business One Eingangszahlungen auf Rechnung wie folgt erstellen:

1. Öffnen Sie das Fenster Eingangszahlungen wie unten gezeigt.
2. Markieren Sie das Kontrollkästchen Zahlung auf Rechnung.
3. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

Sobald Sie den Eingangszahlungsbeleg gebucht haben, erstellt SAP Business One die entsprechende Journalbuchung.

SAP B1-Ausgangszahlungen

Ausgangszahlungen in SAP Business One weisen viele Ähnlichkeiten mit Eingangszahlungen auf. Es stehen Ihnen dieselben vier Möglichkeiten zur Verfügung, um eine Ausgangszahlung zu senden: Bargeld, Schecks, Kreditkarten und Überweisungen. Die folgenden Möglichkeiten sind mit ausgehenden Zahlungen in SAP Business One verbunden:

• Ausgehende Zahlungen für Geschäftspartner und Konten;
• Zahlungsschecks für verschiedene Zwecke, auch in Verbindung mit einem Mitarbeiter;
• Entwürfe für ausgehende Zahlungsbelege;
• Entwürfe von Zahlungsschecks;
• Scheckregisterbericht usw.

Was ist der Hauptunterschied zwischen eingehenden und ausgehenden Zahlungen aus der Sicht von SAP Business One?

Es ist notwendig, ein Konto für die verschiedenen Zahlungsmittel zu definieren. Lassen Sie uns ein kleines Beispiel untersuchen. Sie erstellen eine Ausgangszahlung mit Bargeld. In diesem Fall verlangt SAP, dass Sie das Konto für den Bargeldausgang für Ihre Transaktion auswählen. Sie können entweder Ihr Hausbankkonto oder ein Portokassenkonto wählen.

Spezielle Szenarien für Zahlungssituationen

In SAP Business One können Sie einen Höchstbetrag für Über- und Unterzahlungssituationen festlegen. Nehmen wir an, dass Ihre Kunden den Rechnungsbetrag aufrunden. Dies kann zu einer Differenz von bis zu 1 $ zwischen den in der Rechnung angegebenen Beträgen und der entsprechenden Zahlung führen. Sie können diese Differenz jedoch kontrollieren. Sie können den zulässigen Höchstbetrag für Über- oder Unterzahlungen in SAP Business One wie folgt festlegen:

• Rufen Sie die Verwaltung auf;
• Öffnen Sie den Bildschirm Systeminitialisierung;
• Gehen Sie zu den Belegeinstellungen;
• Wählen Sie auf der Registerkarte Pro Beleg die Option Eingangs-/Ausgangszahlung;
• Übernehmen Sie die Änderungen und speichern Sie Ihre neue Konfiguration.

Jetzt können Sie die Zahlung mit einer Differenz innerhalb des als Unter- oder Überzahlung definierten Betrags verarbeiten. SAP Business One verarbeitet die Zahlung als Gesamtzahlung. Für den Zahlungsbetrag wird eine Buchung auf den Geschäftspartner vorgenommen. Die geringe Differenz bucht das ERP-System auf ein spezielles Sachkonto, das in der Sachkontenfindung definiert ist.

Es ist auch notwendig, Skonti zu definieren. In der Regel handelt es sich dabei um einen speziellen Rabatt, der in den folgenden beiden Situationen gewährt wird:

• Wenn Ihr Käufer oder Partner vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung zahlt;
• wenn Sie Ihrem Lieferanten eine Zahlung im Voraus gewähren. Den Skontoprozentsatz finden Sie in den

Zahlungsbedingungen der Rechnung. SAP Business One berechnet den tatsächlichen Skontobetrag automatisch, wenn Sie den Zahlungsbeleg hinzufügen, und bucht ihn auf ein spezielles Sachkonto. Daher können Sie die entsprechenden Felder in der Rechnungszeile des Zahlungsbelegs ändern, um den Skontobetrag anzupassen.

Wenn Sie weltweit tätig sind, können Sie auch mit verschiedenen Problemen im Zusammenhang mit Wechselkursabweichungen konfrontiert werden. Nehmen wir an, Sie schließen eine Rechnung mit einer Zahlung in einer Fremdwährung ab. Wenn der Wechselkurs zwischen der Zahlung und der Rechnung abweicht, berechnet SAP Business One den Betrag des Wechselkursgewinns oder -verlusts und bucht ihn auf ein entsprechendes Sachkonto.

Zahlungsassistent

SAP Business One vereinfacht die Erstellung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangszahlungen. Das ERP-System bietet einen Zahlungsassistenten. Mit Hilfe dieses Werkzeugs können Sie zahlreiche Ausgangszahlungen in einem Stapel erstellen und dabei alle mit Schecks und Banküberweisungen verbundenen Anforderungen erfüllen. Gleichzeitig ermöglicht die Plattform die Stapelverarbeitung von Zahlungseingängen durch Banküberweisungen.

Der Assistent erstellt alle Zahlungen nach den von Ihnen gewählten Kriterien und Zahlungsarten. Daher ist es notwendig, die entsprechenden Stammdaten vorzubereiten. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Zahlungsassistenten von SAP Business One zu konfigurieren:

1. 1. Erstellen Sie einen Zahlweg unter Verwaltung/Einrichtung/Banking/Zahlweg.
2. 2. Geben Sie unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Allgemeine Einstellungen/Registerkarte GP die Standardzahlungsarten für Kunden und Lieferanten an.
3. Ordnen Sie den neuen Zahlweg einem Geschäftspartner zu, wenn er vom Standardzahlweg abweicht. Dies können Sie auf der Registerkarte Zahlungssystem des Bildes Geschäftspartner-Stammdaten tun.
4. Gehen Sie zu Verwaltung/Einrichtung/Banking/Zahlungslaufvorgaben, um Zahlwege auszuwählen, die Sie dem Zahlungsassistenten von SAP Business One hinzufügen möchten.

Danach müssen Sie angeben, wen Sie wie und wann bezahlen möchten. Alle diese Schritte finden direkt im Assistenten statt. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Assistenten aufrufen. Sie können den Zahlungsassistenten unter Banking/Zahlungsassistent aufrufen.
2. Zahlung ausführen. Wenn der Zahlungsassistent gestartet wird, wählen Sie aus, ob Sie einen neuen Zahlungslauf starten oder einen bereits erstellten laden möchten.
3. Allgemeine Parameter. Geben Sie Parameter wie Zahlungsbuchungsdatum, Zahlungsart und Zahlungsmittel für Eingangs- und Ausgangszahlungen an.
4. Geschäftspartner. Nun müssen Sie die Kunden und Lieferanten auswählen, die an dem Lauf teilnehmen sollen. Beachten Sie, dass der Zahlungsassistent von SAP Business One Geschäftspartner mit einem Nullsaldo von der Liste ausschließt.
5. Belege. In diesem Stadium sollten Sie das maximale Fälligkeitsdatum offener Transaktionen angeben, damit der Assistent diese in den Lauf einbeziehen oder ausschließen kann. Außerdem ist es möglich, die Auswahl nach Buchungsdatum, Betrag und Systemnummern zu filtern.
6. Zahlwege. Der Zahlungsassistent zeigt aktive Zahlwege nach der ausgewählten Zahlungsart an. Wählen Sie diejenigen aus, die Sie einbeziehen möchten. Außerdem sollten Sie den maximalen Saldo für den gesamten Lauf angeben. Beachten Sie, dass das System den mit dem Zahlweg verknüpften Sachkontensaldo als Standardsaldo betrachtet.
7. Empfehlungen. Alle oben genannten Schritte wirken sich auf Transaktionen aus, die in dieser Phase erscheinen. Wählen Sie diejenigen aus, die Sie einbeziehen möchten. Nun können Sie die folgenden Parameter bearbeiten:
   1. den zu zahlenden Saldo,
   2. den Skonto,
   3. die Anzahl der Schecks.
      Die Schaltfläche Nicht berücksichtigte Transaktionen zeigt Transaktionen an, die nicht Teil der Empfehlung sind, und beschreibt, warum sie nicht berücksichtigt wurden.
8. Optionen speichern. In diesem Stadium können Sie den Lauf ausführen, die Empfehlung speichern oder die Auswahlkriterien speichern.
9. Drucken. Der Assistent bietet Ihnen nun die Möglichkeit, verschiedene Dokumente und Berichte zu drucken, darunter Zahlungsformulare, nicht berücksichtigte Transaktionen, ausgehende Schecks, zusammenfassende Berichte usw.

Beachten Sie, dass der Zahlungsassistent von SAP Business One alle Transaktionsarten umfasst. Er zeigt alle offenen Rechnungen, Journalbuchungen, Akontozahlungen und Gutschriften an. Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine bestimmte Rechnung oder Journalbuchung von der Zahlung auszuschließen. Dazu müssen Sie das Kontrollkästchen Zahlungssperre aktivieren. Letzteres ist entweder in der Journalbuchung (in der Geschäftspartnerzeile) oder im Rechnungsfenster (auf der Registerkarte Buchhaltung) verfügbar.

Um einen Geschäftspartner zu sperren, gehen Sie auf die Registerkarte Zahlungssystem des Geschäftspartner-Stammdatenbildes und markieren Sie das Ankreuzfeld Zahlungssperre.

So drucken Sie Schecks in SAP Business One

Obwohl die Einrichtung des Scheckdrucks in SAPBusiness One die Hilfe eines Implementierungspartners erfordert, möchten wir uns auf einige grundlegende Details dieses Prozesses konzentrieren. Erstens benötigen Sie einen korrekten Drucker, auf dem die Scheckformulare geladen sind.

Einmal richtig eingerichtet, reduziert sich das Drucken von Schecks auf ein paar Klicks. Sie wählen Ihre Hausbank aus, überprüfen die Schecknummer und drucken. Das war’s schon!

Nach erfolgreichem Druck müssen Sie die zugewiesenen Schecknummern bestätigen. Beachten Sie, dass in diesem Stadium noch zusätzliche Korrekturen möglich sind.

SAP Business One bietet die folgenden drei Voreinstellungen für den Scheckdruck:

• Leeres Papier. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie kein vorgedrucktes Scheckpapier verwenden.
• Überlaufendes Scheckpapier. Diese Voreinstellung wirkt sich wie folgt aus. Wenn der Scheckstumpf auf die nächste Seite überläuft, wird das vornummerierte Scheckpapier für alle Seiten verwendet. Die für den Überlauf verwendeten Nummern sind ungültig.
• Überlauf Blankopapier. In diesem Fall wird für die erste Seite des Schecks das reguläre vornummerierte Scheckpapier verwendet, während die Überlaufseiten auf Blankoschecks mit nicht vornummerierten Seiten ausgegeben werden. Beachten Sie, dass das System nach dem Druck der ersten Scheckseite eine Pause einlegt und Sie auffordert, das Scheckpapier zu wechseln.

Sie können die Druckeinstellungen für Schecks in SAP Business One unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Druckeinstellungen/Pro Beleg/Schecks für Zahlungen festlegen.

Es ist auch möglich, bei der Definition Ihrer Hausbanken unter Verwaltung/Einrichtung/Banken/Hausbankkonten/Papierart die Standarddruckmethode des Unternehmens außer Kraft zu setzen.

Mit SAP Business One können Sie den Scheckregisterbericht nutzen, um einen Prüfpfad für alle Schecknummern zu erstellen. Sie finden diese Funktion unter Banking/Banking Reports/Check Register Report.

Interne Abstimmung in SAP Business One

Obwohl SAP Business One die interne Abstimmung im Hintergrund initiiert und Belege automatisch verarbeitet, können Sie sie auch manuell durchführen.

Dieser Prozess ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da er Belastungen und Gutschriften auf demselben Sachkonto abgleicht: eine Rechnung mit einer Zahlung, eine Zahlung mit einer Einzahlung, usw. Auf diese Weise schließt das System alle Rechnungen ab, nachdem sie bezahlt wurden, und Sie können zahlreiche Vorgänge abschließen.

Jedes Mal, wenn Sie eine Zahlung auf eine Rechnung anwenden oder eine Aktion durchführen, die eine Buchung im Hauptbuch erzeugt, findet ein interner Abgleich statt. Es gibt jedoch Situationen, in denen Sie ihn manuell anstoßen müssen:

• Sie erstellen eine Akontozahlung – die Rechnung wird nach der Zahlung erstellt;
• Es kommt zu Rundungen oder Über-/Unterzahlungen;
• Ein Geschäftspartner ist gleichzeitig Ihr Kunde und Lieferant;
• Korrekturen an zuvor abgestimmten Transaktionen sind erforderlich.

Wie kann man also ein Sachkonto in SAP Business One intern abstimmen? Das können Sie unter Finanzwesen/Interne Abstimmungen/Abstimmung tun. Dort müssen Sie das entsprechende Konto auswählen.

Wenn Sie eine interne Abstimmung für einen Geschäftspartner initiieren möchten, besuchen Sie Geschäftspartner/Interne Abstimmung/Abstimmung. Sie müssen einen Geschäftspartner auswählen und auf die Schaltfläche Abstimmen klicken.

Beachten Sie, dass Sie bei Kunden, die auch Lieferanten sind, das Feld Mehrfach-GP ankreuzen und beide Stammsätze auswählen müssen.

Beachten Sie auch, dass es möglich ist, die interne Abstimmung des Geschäftspartners über den Kontostand des Geschäftspartners aufzurufen. Sie finden dort die Schaltfläche Interne Abstimmung.

Auf die Abstimmungsliste können Sie zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Belegfenster klicken und Angewandte Transaktionen wählen. In dem neu geöffneten Fenster werden alle mit dem aktuellen Beleg abgestimmten Transaktionen angezeigt.

SAP Business One Kostenrechnung

SAP Business One führt eine Kostenrechnung ein, mit deren Hilfe Sie die Kostenstellen Ihres Unternehmens verfolgen können, einschließlich Abteilungen, Geschäftsbereiche und verschiedene Regionen. Das System betrachtet alle diese Knotenpunkte als separate Einheiten.

Als Unternehmenseigentümer haben Sie die Möglichkeit, sowohl Ausgaben als auch Einnahmen für verschiedene Geschäftszwecke zu ermitteln. Gleichzeitig reduzieren Sie die Anzahl der Hauptbuchkonten. Es funktioniert wie folgt:

• Nehmen wir an, Sie haben zahlreiche Abteilungen mit einzelnen Erlöskonten.
• In der Kostenrechnung von SAP Business One können Sie nur ein Hauptbuchkonto führen.
• Dessen Summe wird über das Berichtswesen auf die Kostenstellen aufgeteilt.

Unter Kostenstellen verstehen wir Unternehmenseinheiten oder Abteilungen, die bestimmte Geschäftsfunktionen ausführen, z. B. die Herstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung.

Sie können die Kostenrechnungsfunktion von SAP Business One unter Hauptmenü/Finanzen/Kostenrechnung/Kostenstellen aktivieren und konfigurieren. Hier ermöglicht Ihnen das System, Kostenstellen für nahezu jeden Zweck zu erstellen.

Wie man Dimensionen verwendet, um Kostenstellengruppen in SAP B1 zu erstellen

SAP Business One bietet Dimensionen, mit denen Sie Kostenstellen in Gruppen zusammenfassen können. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Daten in den Kostenrechnungsberichten auf unterschiedliche Weise darzustellen. Diese Funktion ist jedoch optional. Wenn Sie Dimensionen verwenden möchten, um Kostenstellengruppen in SAP Business One zu erstellen, aktivieren Sie die Option Multi-Dimensionen wie folgt:

• Gehen Sie zum Abschnitt Allgemeine Einstellungen in Ihrem Hauptmenü.
• Aktivieren Sie die Funktion Dimensionen auf der Registerkarte Kostenrechnung.
• Geben Sie unter Finanzwesen/Kostenrechnung/Dimensionen bis zu fünf Dimensionen an.

Das war’s! Beachten Sie, dass es bei einer einfachen Unternehmensstruktur empfehlenswert ist, diese Funktion zu deaktivieren. Außerdem ist es nicht sinnvoll, wenn Sie für jeden Bereich ein eigenes Konto führen.

Nun müssen Sie festlegen, welche Unternehmensstandorte/Abteilungen als SAP B1-Kostenstellen gelten sollen:

• Weisen Sie einer Dimension eine Kostenstelle zu;
• Legen Sie das Gültigkeitsdatum fest;
• Aktivieren Sie die Kostenstelle;
• Wiederholen Sie diese Aktionen für die übrigen Dimensionen.

Nachdem eine neue Kostenstelle eingerichtet ist, erstellt SAP Business One eine Aufteilungsregel und kennzeichnet sie als direkte Zuordnung mit 100 % des Betrags.

SAP Business One Aufteilungsregeln

Mit Hilfe von Aufteilungsregeln ordnet SAP Business One direkte und indirekte Kosten und Erlöse zwischen Kostenstellen zu. Eine Aufteilungsregel sammelt also Daten über die Anzahl der Kosten oder Erlöse, die jeder einzelnen Kostenstelle zugewiesen werden sollen.

Wenn Sie beim Einrichten einer Kostenstelle eine Aufteilungsregel erstellen, wird dies als direkte Zuordnung betrachtet. Bei den indirekten Kosten (z.B. Miete) sollten Sie den Anteil der gesamten gemieteten Fläche angeben, der von einer bestimmten Kostenstelle genutzt wird. In SAP B1 können Sie die Kosten auch nach der Anzahl der mit einer Kostenstelle verbundenen Mitarbeiter umlegen. Dabei sollte es sich um einen Prozentsatz der Gesamtmitarbeiterzahl im Unternehmen handeln.

Nehmen wir an, Sie haben eine gemietete Gesamtfläche von 1.000 Quadratmetern, die auf zwei Geschäfte aufgeteilt ist. Die erste Filiale nutzt 600 Quadratmeter, die zweite Filiale die restlichen 400 Quadratmeter. Mit SAP Business One können Sie auf der Grundlage dieser Informationen die Kosten für Miete und professionelle Reinigung anteilig auf die beiden Filialen verteilen.

Was sollten Sie tun, wenn sich das Verhältnis zwischen den Kostenstellen ändert?

Sie können einen Zeitplan erstellen. In SAP B1 können Sie das Datum “Gültig ab” verwenden, um mehrere Instanzen derselben Aufteilungsregel zu bestimmen, wobei die historische Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen beibehalten wird. Sie können auch die Funktionalität nutzen, um Kostenstellen zur Verteilung hinzuzufügen oder zu entfernen.

In SAP Business One können Sie die Aufteilungsregeln für die Kostenrechnung unter Finanzwesen/Kostenrechnung/Verteilungsregeln im Hauptmenü konfigurieren.

Wie man Aufteilungsregeln zuweist

SAP Business One ermöglicht die Zuweisung von Aufteilungsregeln zu Transaktionen in Verkaufs- und Einkaufsbelegen, manuellen Journalbuchungen usw. Es ist möglich, eine Standardaufteilungsregel zu nehmen und sie einem bestimmten Aufwandskonto zuzuordnen. Dies können Sie wie folgt tun:

• Öffnen Sie den Kontenplan;
• Suchen Sie das Konto;
• Wählen Sie Dimension;
• Geben Sie die entsprechende Aufteilungsregel an.

Beachten Sie, dass es nur ein Feld gibt, in dem Sie eine Aufteilungsregel angeben können, wenn Dimensionen deaktiviert sind.

Wie Sie Aufteilungsregeln in Transaktionen verwenden

SAP BusinessOne bietet einen relativ einfachen Mechanismus für die Verwendung von Aufteilungsregeln und Kostenstellen in Transaktionen. Jedes Mal, wenn Sie dem Konto eine Regel zuweisen, erscheint diese in der Rechnung oder Journalbuchung.

Um die Aufteilungsregel für jede Dimension auszuwählen, müssen Sie die folgenden Änderungen unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Allgemeine Einstellungen/Kostenrechnung vornehmen:

• Zeigen Sie die Aufteilungsregel über einheitliche oder separate Spalten an;
• Wählen Sie das Verhalten für Transaktionen ohne Aufteilungsregel: eine Warnung ausgeben oder die Buchung deaktivieren.

Bei Aufteilungsregeln in separaten Spalten erscheinen die Dimensionen als Spalten. Sie müssen eine Aufteilungsregel pro Dimension im Belegfenster auswählen.

Kostenrechnungsberichte

Damit sind wir beim letzten Zweck der Kostenrechnung von SAP Business One angelangt – den Berichten. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie Ihr Unternehmen hinsichtlich Rentabilität und Effizienz pro Unternehmensbereich analysieren. Die folgenden Berichte stehen Ihnen zur Verfügung:

• Tabelle der Kostenstellen und Aufteilungsregeln. Hier können Sie Ihre Kostenstellen und Aufteilungsregeln nach Dimensionen geordnet sehen. Gültigkeitsdaten und Gesamtbeträge werden ebenfalls angezeigt.
• Aufteilungsbericht. In diesem Bericht werden die auf Ihre Aufteilungsregeln gebuchten Transaktionen nach Sachkonten angezeigt. Sie können hier auch die Budgetbeträge einsehen.
• Zusammenfassungsbericht Kostenrechnung. Dieser Bericht unterscheidet sich vom obigen Bericht, da er die Daten aus der Sicht der Kostenstellen und nicht nach Aufteilungsregeln anzeigt.
• Bericht Budget vs. Kostenrechnung. Mit diesem Bericht können Sie Ihre Ist-Beträge mit den Budgetbeträgen pro Sachkonto vergleichen.
• Kostenrechnungsabgleichsbericht. Mit diesem Bericht können Sie Ihre Gewinn- und Verlustbeträge aus der Perspektive der gesetzlichen Anforderungen mit den Anforderungen des Management-Reportings vergleichen. Er zeigt die Kostenrechnungsbuchungen auf einem bestimmten Sachkonto an. Die Informationen werden als Abgrenzungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg angezeigt.
  Beachten Sie, dass der Bericht zusätzliche Konfigurationen erfordert, einschließlich der Konfiguration von zusätzlichen Sachkonten und Abgrenzungsarten.

In SAP Business One können Sie die benutzerdefinierte Kostenstellenhierarchie verwenden, um die Berichte Kostenstelle und Kostenstellenübersicht auszuführen. So können Sie eine Berichtsstruktur erstellen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Um Daten auf verschiedene Weise gruppiert darzustellen, können Sie eine Vorlage pro Dimension mit bis zu 3 Ebenen erstellen. Das System ermöglicht Ihnen sogar das Hinzufügen von Textzeilen und Formeln.

SAP Business One Budgetierung

SAP Business One bietet zahlreiche Budgetfunktionen, die Ihnen helfen, die Ausgaben und Einnahmen Ihres Unternehmens zu verfolgen. Zum Beispiel sperrt eine Encumbrance-Funktion zusätzliche Transaktionen, wenn das Budget überschritten wird. Außerdem berechnet das System automatisch die Budgetbeträge nach einer Reihe von festgelegten Verteilungsmethoden. Neue Budgetbeträge können beispielsweise auf dem Budget des Vorjahres basieren. Wenn zusätzliche Ausgaben oder Einnahmen zu erwarten sind, können Sie diese um einen bestimmten Faktor erhöhen. Es ist möglich, den Aufschlag entweder stufenweise oder gleichmäßig auf alle Konten zu verteilen. Sie müssen eine Methode angeben, die zu Ihrem Geschäftsmodell passt, um den Prozess zu automatisieren.

Die Funktion funktioniert wie folgt:

• Sie wählen ein Konto aus und legen ein Budgetlimit für dieses Konto fest.
• SAP Business One prüft die Sollseite des Kontos.
• Wenn das Budget überschritten wird, findet eine der folgenden Aktionen statt:
  • Das System gibt eine Warnung aus;
  • Das System blockiert die Aktion.

Sie können mit der Konfiguration Ihres Budgets unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Allgemeine Einstellungen/Registerkarte Budget beginnen.

Weitere Konfigurationsoptionen finden Sie unter Hauptmenü/Finanzen/Budgeteinrichtung.

Budgetszenarien

SAP Business One verwendet Budgetszenarien für die folgenden drei Zwecke: Planung, Verfolgung und Berichterstattung. Das System unterstützt Sie bei der Analyse der Finanzlage Ihres Bereichs, Ihrer Abteilung oder des gesamten Unternehmens. Sie legen bestimmte Bedingungen fest und bestimmen die Geschäftsperiode, in der sie gelten sollen.

Mit der Gründung eines neuen Unternehmens wird jedoch das Hauptbudgetszenario initiiert. SAP B1 führt daraufhin alle Prüfungen auf Budgetabweichungen durch. Gleichzeitig können Sie das Hauptbudgetszenario verwenden, um andere Szenarien anzulegen. Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, das Hauptbudgetszenario zu löschen.

Es ist auch erwähnenswert, dass das Anlegen einer neuen Buchungsperiode immer mit dem Hauptbudget verbunden ist. Sie müssen es definieren, um die Periode festlegen zu können.

Die Budgetberichte in SAP Business One finden Sie unter Hauptmenü/Finanzen/Finanzberichte/Budgetberichte.

Das System verlangt von Ihnen, dass Sie ein Szenario auswählen, mit dem Sie den ausgewählten Zeitraum vergleichen. Folglich geben die Berichte Aufschluss darüber, wie sich eine Erhöhung oder Senkung des Budgetbetrags auf Ihr Budget auswirken könnte.

Sie können den monatlichen Budgetbetrag in SAP Business One unter Hauptmenü/Finanzen/Budgeteinrichtung/Budget festlegen.

Sie müssen den Sollbetrag für Ausgaben angeben. Geben Sie auch Informationen über den Kreditbetrag für Einnahmen an.

Die Budgetszenarien finden Sie unter Hauptmenü/Finanzen/Budgeteinrichtung/Budgetszenarien.

Methoden der Budgetverteilung

SAP Business One bietet die folgenden drei Budgetverteilungsmethoden:

• Gleichmäßig. Der gesamte Budgetbetrag wird gleichmäßig auf die Monate des Jahres verteilt.
• Aufsteigende Reihenfolge. Verwenden Sie diese Methode, um Ihre Budgetausgaben im Laufe des Jahres zu erhöhen. Sie verteilt den Budgetbetrag in aufsteigender Reihenfolge.
• Absteigende Reihenfolge. Verwenden Sie diese Methode, um Ihre Budgetausgaben im Laufe des Jahres zu verringern. Sie ist der obigen Methode entgegengesetzt.

In SAP Business One können Sie den Budgetbetrag unter Hauptmenü/Finanzen/Budgeteinrichtung/Budget einrichten. Es ist möglich, eine Budgetverteilungsmethode pro Sachkonto festzulegen. Sobald der Soll- oder Habenbetrag festgelegt ist, doppelklicken Sie auf die Zeilennummer. Dadurch können Sie den Budgetbetrag nach Kalendermonaten ändern.

Es ist möglich, neue Budgetverteilungsmethoden unter Hauptmenü/Finanzen/Budgeteinrichtung/Budgetverteilungsmethoden einzurichten.

Beachten Sie, dass SAP auch im Falle eines Jahresbudgets den Betrag auf die Monate verteilt, um die Berechnung der Budgetwarnungen anzuwenden.

Geldfluss in SAP Business One

SAP Business One bietet Ihnen einen detaillierten Einblick in Ihre Cashflow-Situation, so dass Sie problemlos vorausplanen können. Das System ermöglicht es Ihnen, stets vorausschauend über ein- und ausgehende Gelder zu informieren und Zeiten vorherzusagen, in denen Ihr Cashflow knapp werden könnte. So sind Sie darüber informiert, wann es notwendig ist, Ausgaben zu reduzieren oder größere Anschaffungen zu vermeiden.

Gleichzeitig kann SAP Business One Zeiten vorhersagen, in denen mehr Geld zur Verfügung steht. So können Sie besser einschätzen, wann Sie investieren und Ihr Unternehmen erweitern sollten.

In SAP Business One stehen zahlreiche Cashflow-Berichte zur Verfügung. Sie enthalten Ihre vorhandenen Buchungseinträge und nicht buchhalterischen Belege, wie z. B. Entwürfe und vorerfasste Belege.

Die Cashflow-Berichte in SAP Business One finden Sie unter Finanzen/Finanzberichte/Financials.

Cashflow-Prognose

Zur Visualisierung Ihrer Cashflow-Prognose bietet SAP Business One ein Tool, das alle Transaktionen in der Datenbank sammelt und in einer Zeitleiste darstellt. Das Tool für die Cashflow-Prognose bietet außergewöhnliche Flexibilität. Sie können den Grad der Sicherheit anpassen durch:

• Auswählen, welche Transaktionen einbezogen werden sollen;
• Festlegen, welche Eröffnungssalden hinzugefügt werden sollen;
• Anpassen der aktuellen Zeitachse;
• Anzeige zusätzlicher Informationen durch die Drill-Down-Funktion;

Abbildung 3-21 zeigt die Cashflow-Prognose für 6 Monate im Voraus. Die blauen Balken stellen eingehende Beträge aus Belastungen von Geldkonten, Ausgangsrechnungen, eingehenden Zahlungen und mehr dar. Der grüne Balken steht für ausgehende Beträge aus Gutschriften auf dem Geldkonto, Ein- und Ausgangsrechnungen, ausgehende Zahlungen und mehr.

In SAP Business One können Sie den Konfigurationsbereich am oberen Rand des Berichts erweitern. In diesem Bereich können Sie einige Prognoseeinstellungen bearbeiten, darunter die einzubeziehenden Maßnahmen und die Sicherheitsebene. Letztere stellt die Priorität für den Erhalt oder die Ausgabe von Geld dar. Betrachten Sie eingehende Zahlungen als Sicherheit der Stufe 1, da es sich dabei um Geld auf Ihrer Bank handelt. Kundenaufträge hingegen gehören zur Sicherheitsstufe 7 oder 8, da sie möglicherweise bezahlt werden oder auch nicht. Obwohl SAP Business One Standardwerte für jede Sicherheitsstufe vorgibt, können Sie diese entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen anpassen.

SAP Business One Finanzbuchhaltungsberichte

Mit SAP Business One erhalten Sie eine Reihe von Finanz- und Kontrollberichten, die Sie unter Hauptmenü/Finanzen/Finanzberichte finden:

• Fälligkeit von Kundenforderungen. Dieser Bericht enthält aktuelle und überfällige Forderungen, unterteilt in mehrere Zeiträume. Außerdem enthält er Informationen über die Fälligkeit von Forderungen sowohl in aggregierter Form als auch im Detail für jeden Kunden. Mit SAP Business One können Sie hier auf Kundenauszüge zugreifen und diese drucken. Sie können den Bericht unter Buchhaltung/Alterung oder im Menü Geschäftspartnerberichte aufrufen.
• Fälligkeitsbericht für Lieferantenverbindlichkeiten. Dieser Bericht zeigt den Betrag an, der den einzelnen Lieferanten geschuldet wird, sowie
• Bilanzbericht. Er ist eine Zusammenfassung der Finanzlage Ihres Unternehmens. Der Bericht enthält den Wert der Vermögenswerte des Unternehmens, die Gesamtverbindlichkeiten und das Eigenkapital des Unternehmens. Er zeigt den relativen Prozentsatz jedes Kontos an der Gesamtsumme an. Sie finden den Bericht unter Finanzwesen.
• Bericht Summenbilanz. Er zeigt die Anfangs- und Endsalden für einen bestimmten Zeitraum sowie die entsprechenden Belastungen und Gutschriften an. In SAP B1 können Sie alle Debitoren und Kreditoren in diesen Bericht aufnehmen. Sie finden ihn unter Finanzwesen.
• Bericht zur Gewinn- und Verlustrechnung. Er zeigt Ihr Geschäftseinkommen an. Sie finden den Bericht unter Finanzen.
• Cashflow-Bericht. In diesem Fall handelt es sich um die Cashflow-Prognose. Er umfasst die offenen Kreditoren- und Kreditorenkonten sowie die Kassenkonten. Sie finden den Bericht unter Finanzwesen.
• Belegjournalbericht. Hier können Sie manuell oder automatisch erstellte Journalbuchungen einsehen. Der Bericht ist unter dem Abschnitt Buchhaltung verfügbar.
• Transaktionsjournalbericht. Er zeigt gebuchte Journalbuchungen getrennt nach Journalbuchungsnummern an. Sie können eine Aufschlüsselung verwenden, um weitere Informationen zu jeder einzelnen Transaktion zu erhalten. Der Bericht ist unter dem Abschnitt Buchhaltung verfügbar.
• Inventarprüfungsbericht. Alle im Inventar aufgeführten Artikel sind in diesem Bericht verfügbar. Außerdem finden Sie Details zu jeder gebuchten Transaktion im Zusammenhang mit dem Artikel sowie die Kosten für die verbleibende Bestandsmenge. Sie finden den Bericht unter Inventar/Inventarberichte.
• Scheckregister-Bericht. Hier werden alle Schecks angezeigt. Der Bericht enthält Informationen über den zugehörigen Kontocode, die Lieferanten-ID, den Status, den Zahlungsbetrag, die Druckdetails usw. Sie finden ihn unter Banking/Zahlungsausgang.

Außerdem können Sie mit SAP Business One benutzerdefinierte Berichte erstellen, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen.

Wie lässt sich SAP Business One mit externen Systemen integrieren?

SAP Business One bietet native Datenimport-/Exportfunktionen, die jedoch nicht alle möglichen Geschäftsanforderungen erfüllen. Wenn es um Integrationen geht, die außerhalb des Ökosystems stattfinden, fehlen der ERP-Plattform Instrumente, die einen nahtlosen Datentransfer ermöglichen. Daher ist es notwendig, Tools von Drittanbietern einzusetzen, um die bestehende Lücke zu schließen.

Wir bei Firebear bieten zahlreiche Instrumente an, die eine Integration von SAP Business One mit wichtigen E-Commerce-Plattformen ermöglichen. Zum Beispiel Konnektoren für Magento 2 und Shopify. stehen zu Ihrer Verfügung. Und Sie können ganz einfach Finanzdaten in und aus Ihrem SAP B1 verschieben. Kontaktieren Sie uns, um mehr Informationen über die Integration von SAP Business One mit Ihrem Unternehmen zu erhalten.

Sehen Sie sich auch unsere SAP Business One Integrationslösung für Magento 2 an: