Ausführlicher Überblick über SAP Business One: Verkaufs- und Debitorenbelege

Im folgenden Artikel beschreiben wir einen der Eckpfeiler von SAP Business One: Verkaufsbelege und die damit verbundenen Debitoren. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über den SAP B1-Verkaufsrechnungsprozess. Wir beschreiben ihn von Anfang an und gehen auf Aspekte wie den Aufbau von Belegen in SAP B1 untereinander ein. Außerdem beleuchten wir die Bearbeitung von Beleggruppen und die Auswirkungen auf den Bestand und die Buchhaltung. Am Ende des Kapitels finden Sie außerdem eine Checkliste für den Verkauf.

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Der moderne Verkaufsprozess ist ziemlich kompliziert. Es geht nicht nur darum, mit einem einzelnen Kunden etwas in bar auszutauschen. Heute handelt es sich um eine komplexe Sammlung von Ereignissen. Alle sind eng miteinander verknüpft und können die Produktionsplanung und die Bestandsverwaltung betreffen. Außerdem sind in der Regel auch das Bestellwesen, die Rechnungsstellung und das Mahnwesen sowie die Pflege der Kundenbeziehungen mit im Spiel.

Was den SAP Business One-Verkaufsprozess anbelangt, so umfasst er die Pflege von Verkaufschancen, die Erstellung von Verkaufsangeboten, die Verwaltung von Kundenaufträgen und die Rechnungsstellung an Käufer. Der folgende Artikel beschreibt alle Schritte, die nach dem Abschluss eines Geschäfts erfolgen. Diese Routine umfasst:

• Umwandlung eines Angebots in einen Kundenauftrag;
• Sicherstellen, dass der Auftrag ordnungsgemäß geliefert wird;
• Sicherstellen, dass eine rechtzeitige Rechnung erstellt wird.

Verkaufsausgangsverfahren in SAP Business One

Was verbirgt sich hinter dem Verkaufs-Ausgangsprozess in SAP Business One? Er umfasst die Schritte von der Erstellung eines Verkaufsangebots über den Verkauf der Waren und deren Lieferung bis hin zur Rechnungsstellung an den Kunden. Nachfolgend sehen Sie einen Standardalgorithmus für einen Verkaufsprozess in SAP Business One:

1. Verkaufsangebot;
2. Kundenauftrag;
3. Lieferung (kann eine Rücksendung beinhalten);
4. Ausgangsrechnung (kann zu einer Ausgangsgutschrift führen);
5. Zahlung.

Jeder dieser Schritte ist mit einem bestimmten Beleg verbunden (wir beschreiben sie alle im Folgenden). Da diese Belege miteinander verbunden sind, können Sie sie in SAP Business One voneinander ableiten und alle relevanten Informationen von einem Beleg zum anderen in den Fluss einfügen. Auf diese Weise können Sie Ihre Belegerstellungsroutine in SAP Business One drastisch automatisieren.

SAP B1 Verkaufsbelege und Grundlagen der Debitorenbuchhaltung

Im Folgenden werden die grundlegenden Nuancen von Verkaufs- und Debitorenbelegen in SAP Business One beleuchtet. Wir definieren die verwendeten Belegarten, die gemeinsamen Elemente und den Datenaustausch, die grundlegenden Berechnungen usw.

SAP Business One Verkaufsbelege definiert

Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Kopieren von einem Beleg in einen anderen ist, dass Verkaufs- und Ausgangsbelege während des gesamten Verkaufsprozesses in SAP Business One viele der gleichen Informationen enthalten. Im Folgenden wird definiert, was in den einzelnen Belegen gleich ist:

• Der Begriff “Artikel” in SAP Business One bezieht sich auf Waren und Materialien, die gekauft, produziert, verkauft und gelagert werden, oder die für von Ihnen angebotene Dienstleistungen verwendet werden (ein Nicht-Lagerartikel).
• Bei der Rahmenvereinbarung gehen wir davon aus, dass sich Ihr Kunde verpflichtet, die von Ihnen angebotenen Artikel oder Dienstleistungen zu kaufen. Beachten Sie, dass dies innerhalb eines bestimmten Zeitraums geschehen sollte. Nachdem Sie Verkaufsbelege zusammen mit einer bestehenden Rahmenvereinbarung gebucht haben, verfolgt SAP Business One die Erfüllung der Vereinbarung.
• Das Verkaufsangebot ist mit einem Angebot verbunden, das eine Preiszusage für bestimmte Waren oder Dienstleistungen enthält. Es wird in der Regel einem Kunden oder einem Interessenten unterbreitet.
• Der Kundenauftrag ist eine weitere Verpflichtung eines Kunden/Kontakts zum Kauf von Produkten oder Dienstleistungen. Diesmal werden Produktmengen und Preise vereinbart.
• Der Lieferschein zeigt den Versand von Waren an.
• Der Retourenbeleg dient dazu, die Buchungen einer Lieferung zu stornieren. SAP Business One verwendet ihn, wenn ein Kunde Waren zurückschickt. Gleichzeitig können Sie Retourenbelege verwenden, um Fehler in den Basisbelegen zu korrigieren, bevor Sie die Ausgangsrechnung buchen.
• Die Ausgangsrechnung ist der einzige Beleg, der im Verkaufsprozess obligatorisch ist. SAP Business One betrachtet sie als eine Zahlungsaufforderung. Außerdem verwendet das System den Beleg, um den Ertrag in der Gewinn- und Verlustrechnung zu erfassen.
  • Die Ausgangsrechnung plus Zahlung ist eine Variante des obigen Dokuments, die für Barverkäufe an einmalige Kunden verwendet wird.
  • Die Ausgangsvorausrechnung ist eine alternative Lösung. SAP Business One verwendet sie, um einem Kunden eine Rechnung zu stellen, bevor die Artikel versandt werden. Die Bestandstransaktion wird direkt nach dem Kopieren der Ausgangsvorausrechnung in einen Lieferbeleg durchgeführt.
  • Bei der Verkaufsanzahlungsrechnung handelt es sich um einen Vorauszahlungsszenario-Beleg, der den Betrag auf einem vordefinierten Verbindlichkeitskonto erfasst und auf die Erlöskonten überträgt, sobald Sie die Anzahlung auf eine Standardausgangsrechnung anwenden. Beachten Sie, dass Verkaufsanzahlungsrechnungen keinen Einfluss auf den Bestand haben.
• Die Ausgangsgutschrift ist mit der Ausgangsrechnung verbunden und erinnert an den Retourenbeleg. Sie storniert die entsprechenden Buchungen der Ausgangsrechnung, wenn ein Kunde Waren zurückschickt, für die eine Ausgangsrechnung existiert. Gleichzeitig können Sie mit ihr Fehler in der Ausgangsrechnung korrigieren.

Gemeinsame Struktur von Verkaufs- und Ausgangsbelegen in SAP B1

Verkaufs- und Ausgangsbelege in SAP Business One haben die gleiche Struktur. Sie sind in die folgenden drei Teile unterteilt:

• Der Kopfteil enthält Kundendaten und Lieferdaten. Seine Felder erscheinen in jedem Fenster eines Verkaufsbelegs;
• Die Fußzeile enthält die berechneten Summen für den Verkauf mit Rabatten, Frachtkosten und Steuern. Seine Felder erscheinen in jedem Fenster eines Verkaufsbelegs;
• Hauptteil. Während Kopf- und Fußzeilenfelder in allen Verkaufsbelegen ähnlich sind, besteht der Hauptunterschied in den fünf Registerkarten des Hauptteils:
  • Inhalt – Informationen über die bestellten Artikel oder Dienstleistungen;
  • Logistik – Informationen darüber, wohin die Artikel zu liefern sind, welche Versandart zu verwenden ist und welche Rechnungsadresse für die Ausgangsrechnung zu verwenden ist;
  • Buchhaltung – Informationen über Zahlungsbedingungen, -methoden, Ratenzahlungen, das Kundenkontokorrent und die zugehörige automatische Journalbuchung;
  • Elektronische Dokumente – Informationen zur Erstellung und Verwaltung von eDocs.
  • Anhänge – Links zu verschiedenen Dateien, die dem Dokument beigefügt sind.

Sie sollten einen Ordner für Anhänge angeben. Dies können Sie unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Allgemeine Einstellungen/Pfad tun. Beachten Sie, dass sich der Ordner auf einem Server befinden sollte, der für alle Benutzer zugänglich ist.

Schlüsseldaten in Verkaufs- und Ausgangsbelegen

Im folgenden Kapitel gehen wir auf die Schlüsseldaten von Verkaufs- und Ausgangsbelegen in SAP Business One ein. Da das ERP-System das Kopieren von Informationen zwischen den Datensätzen ermöglicht, ist es wichtig, die wichtigsten Inhalte von Anfang an anzugeben. Andernfalls werden Sie später Probleme bekommen. Es ist sogar empfehlenswert, beim Ausfüllen der Informationen darauf zu achten, dass alles korrekt angegeben wird. Für die Eingabe oder Aktualisierung von Stammdaten benötigen Sie jedoch eine spezielle Berechtigung. Wir werden auf dieses Problem in einem anderen Artikel zurückkommen.

Kundendaten

In SAP Business One können Sie Personen, die Ihre Produkte und Dienstleistungen kaufen, über Kundendaten beschreiben. Daher sollte die Erstellung eines Verkaufsbelegs auf relevanten Geschäftspartner-Stammsätzen basieren. Achten Sie besonders auf die Rechnungs- und Lieferadressen.

Wenn Sie ein neues Dokumentfenster öffnen, können Sie die vorhandenen Kundeninformationen ausfindig machen:

• Suchen Sie das Feld Kunde im Belegkopf.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld. Alternativ können Sie auch die Tabulatortaste oder das Symbol Aus Liste auswählen drücken.
• Das Fenster Liste der Geschäftspartner wird angezeigt.
• Wählen Sie einen Geschäftspartner aus.

enn Sie über eine entsprechende Benutzerberechtigung verfügen, können Sie in SAP Business One beim Erstellen eines Verkaufsbelegs neue Kundeninformationen hinzufügen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Drücken Sie die Schaltfläche Neu am unteren Rand des Fensters Liste der Geschäftspartner.
2. Das Fenster Geschäftspartner-Stammdaten wird im Modus Hinzufügen geöffnet.
3. Geben Sie die Daten zu Ihrem neuen Kunden an.

Beachten Sie, dass es möglich ist, die Felder, die in der Auswahlliste erscheinen, anzupassen. Optimieren Sie die Formulareinstellungen, wenn die Auswahlliste geöffnet ist. Außerdem können Sie dort angeben, wie die Liste der Kunden optional gruppiert werden soll. SAP Business One wendet die Änderungen auf alle Felder mit einer Auswahlliste von Geschäftspartnern an.

Artikeldaten

In SAP Business One können Sie die verkauften Waren oder Dienstleistungen über Artikeldaten beschreiben. Sie können eine Liste von Artikeln wie folgt anzeigen:

• Gehen Sie zum Feld Artikelnr.
• Drücken Sie von dort aus die Tabulatortaste. Alternativ können Sie auf der Registerkarte Inhalt des Belegs im Feld Artikelnr. auf das Symbol Aus Liste auswählen klicken.
• Wählen Sie eine Position aus der Liste aus. Um mehrere Artikel auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie so viele Artikel an, wie Sie benötigen.

Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche Neu klicken, um einen Artikel einzugeben. Wie Sie wahrscheinlich schon vermutet haben, ist der Vorgang ähnlich wie bei der Auswahl eines Kunden. Daher benötigen Sie zum Ändern und Hinzufügen von Daten einen speziellen Zugang.

Beachten Sie auch, dass es möglich ist, sowohl Kunden- als auch Artikeldaten direkt in den entsprechenden Feldern des Verkaufsbelegs zu aktualisieren. Solche Änderungen haben keine Auswirkungen auf die entsprechenden Stammdatensätze. Sie beziehen sich auf den spezifischen Verkaufsbeleg, dem Sie sie hinzufügen.

Nachdem Sie einen Kundennamen oder eine Artikelbeschreibung im Verkaufsbeleg geändert haben, drücken Sie Strg + Tab. Es empfiehlt sich jedoch, neue Stammdatensätze anzulegen, damit die Änderungen dauerhaft für alle Benutzer verfügbar sind.

Lassen Sie uns nun noch ein paar Worte über die Funktion der Formulareinstellungen in SAP Business One verlieren. Sie ermöglicht es Ihnen, Änderungen vorzunehmen, z. B. die Registerkarte Inhalt durch Hinzufügen einer neuen Spalte zu modifizieren. Es ist möglich, Zwischensummen für Gruppen von bestellten Artikeln einzufügen oder spezielle Informationen anzuzeigen. Wie Sie die entsprechenden Änderungen vornehmen, beschreiben wir in einem anderen Artikel. Wenn diese Änderungen vorgenommen wurden, brauchen Sie nur auf die Dropdown-Liste im Feld Typ zu klicken und T für Text oder S für Zwischensumme zu wählen.

Wichtige Berechnungen in Verkaufs- und Debitorenbelegen

Im folgenden Kapitel beschreiben wir die wichtigsten Berechnungen, die SAP Business One in Verkaufs- und Debitorenbelegen durchführt. Werfen Sie einen Blick auf die Symbolleiste des ERP-Systems. Sie bietet Symbole für den einfachen Zugriff auf die folgenden beiden Berechnungen:

• Bruttogewinn;
• Gewicht und Volumen aller Artikel in einem Verkaufsbeleg.
• Lassen Sie uns die beiden Berechnungen genauer beschreiben.

Berechnung des Bruttogewinns in SAP B1

Mit der Bruttogewinnberechnung in SAP Business One können Sie die Auswirkungen eines Verkaufsbelegs auf das Endergebnis sofort feststellen. Sie können die Berechnung wie folgt durchführen:

• Gehen Sie zur Symbolleiste von SAP Business One;
• Klicken Sie auf das Symbol Bruttogewinn;

Das war’s! Alternativ können Sie auch das Kontextmenü öffnen, um das folgende Fenster Bruttogewinn anzuzeigen:

Lassen Sie uns noch ein paar Worte darüber verlieren, wie SAP Business One den Bruttogewinn berechnet. Das System subtrahiert den erweiterten Basispreis von den erweiterten Verkaufspreisen. Es multipliziert den Verkaufspreis mit der Menge, um die erweiterten Verkaufspreise zu erhalten, und den Basispreis mit der Menge, um den erweiterten Basispreis zu erhalten. Mit dem ERP-System können Sie die Basisbeträge nach dem Schließen des Verkaufsbelegs aktualisieren. In diesem Fall gibt es keine Auswirkungen auf die Buchhaltungszahlen.

Nun möchten wir Ihre Aufmerksamkeit auf die Berechnung des Gewinns in % in SAP Business One lenken. Das System stützt sich auf die Einstellungen unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Belegeinstellungen/Registerkarte Allgemein, um die Kennzahl zu ermitteln. Sie können eine der folgenden Methoden wählen:

• Der prozentuale Bruttogewinn wird als das Verhältnis von Bruttogewinn zu Verkaufspreis berechnet;
• Der Prozentsatz des Bruttogewinns wird als Verhältnis zwischen Bruttogewinn und Selbstkosten berechnet.

Besuchen Sie auch die Registerkarte Allgemein im Fenster Dokumenteinstellungen. Hier können Sie festlegen, wie das System den Basispreis standardmäßig berechnet, einschließlich der folgenden Parameter:

• Die Artikelkosten;
• Die spezifische Preisliste;
• den empfohlenen Artikelpreis;
• der letzte Einkaufspreis, usw.

Der Bruttogewinn für Servicebelege ist ein weiterer wichtiger Aspekt der SAP Business One Verkaufs- und Ausgangsbelege. Das System zeigt in Dienstleistungsbelegen keine Artikelstammdaten an. Daher ist es nicht möglich, den Basispreis automatisch abzurufen. Um die Berechnung des Bruttogewinns in diesen Belegen zu aktivieren, gehen Sie zu Verwaltung/Systeminitialisierung/Belegeinstellungen/Registerkarte Allgemein und definieren Sie den Standardprozentsatz.

Berechnung von Volumen und Gewicht in SAP B1

Es ist auch wichtig, das Auftragsvolumen und -gewicht zu ermitteln. Diese Metriken wirken sich direkt auf die Logistik des Versands und des Empfangs von Bestellungen aus. Mit SAP Business One können Sie das Volumen und Gewicht aller Artikel in einem bestimmten Verkaufsbeleg wie folgt berechnen:

• Gehen Sie zur Symbolleiste von SAP Business One;
• Klicken Sie auf das Symbol Volumen und Gewicht;
• Volumen- und Gewichtsinformationen werden aus den Stammdaten pro Artikel angezeigt. Beachten Sie, dass sie automatisch summiert werden.

Beachten Sie, dass SAP BusinessOne die Summe nicht korrekt berechnet, wenn einige Artikel diese Information nicht in den entsprechenden Stammdatensätzen angegeben haben.

Wichtige Hinweise: So fügen Sie einem Verkaufsbeleg in SAP B1 eine neue Aktivität hinzu

In SAP Business One können Sie Informationen über Ihre Kundenkontakte aufzeichnen und die entsprechenden Erinnerungen festlegen. Sie können ganz einfach Notizen zu einem Telefongespräch machen und eine Erinnerung zur Nachverfolgung mit dem Kunden einrichten. Solche Aktivitäten können Teil eines jeden Verkaufsdokuments werden. Sie können dies wie folgt tun:

• Zeigen Sie den Verkaufsbeleg als aktives Fenster an.
• Gehen Sie zur Menüleiste und wählen Sie Gehe zu/Neue Aktivität. Das System zeigt das Fenster Aktivität an. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste klicken und die Option Neue Aktivität auswählen.
• Wählen Sie Aktivitätstypen aus und geben Sie zusätzliche Informationen zur Aktivität im Fenster Aktivität an. In SAP Business One können Sie sich wiederholende Aktivitäten erstellen:
  • Verwenden Sie die Option Wiederholung.
  • Speichern Sie Ihre Arbeit.

Jetzt verknüpft SAP Business One die neue Aktivität automatisch mit dem angezeigten Verkaufsbeleg. Beachten Sie, dass die gleichen Optionen auch für Stammdatensätze und andere Belege zur Verfügung stehen.

SAP Business One Sales A/R Process Schritt für Schritt Anleitung

Im folgenden Kapitel wird der Verkaufsprozess detaillierter beschrieben. Jeder Schritt wird erklärt, beginnend mit dem Verkaufsangebot.

Schritt 1: SAP Business One-Angebot

Kunden benötigen oft einen zusätzlichen Schritt, bevor sie sich zu einer Bestellung entschließen. Sie benötigen ein Angebot, das in ihrem Unternehmen überprüft werden kann. Mit SAP Business One können Sie diese Anforderungen erfüllen. Das ERP-System ermöglicht die Erstellung von Verkaufsangeboten für Interessenten und Kunden.

Sie können ein Angebot in SAP Business One wie folgt erstellen:

• Gehen Sie zu Hauptmenü/Verkauf – Ausgang/Verkaufsangebot;
• Das System zeigt ein leeres Angebotsbild an;
• Geben Sie einen Kunden oder einen Lead an;
• Fügen Sie die gewünschten Artikel hinzu;
• Fahren Sie mit der Bearbeitung der SAP B1-Angebotsdetails fort;
• Klicken Sie auf Hinzufügen, wenn Sie fertig sind.

Obwohl SAP Business One das neue Angebot gerade erst hinzugefügt hat, können Sie es gegebenenfalls später noch ändern. Es ist auch möglich, die Berechnung verschiedener Metriken, wie z. B. des Bruttogewinns oder des Gewichts und Volumens eines Artikels, anzuzeigen. Die Funktion funktioniert so, wie wir sie im vorherigen Artikel beschrieben haben.

Lassen Sie uns nun ein paar Worte über das Preisinformationsmanagement in SAP Business One verlieren. Das System definiert Preise für Artikel in Preislisten, die Geschäftspartnern zugewiesen werden, nach diesem Algorithmus:

• Sie wählen einen Artikel aus und geben einen Kunden an;
• SAP B1 wählt eine Preisliste aus, die dem Kunden zugeordnet ist;
• Die zugeordnete Preisliste wird im Fenster Formulareinstellungen angezeigt. Sie können eine neue Preisliste auswählen. Wie bereits erwähnt, hat diese Aktion keinen Einfluss auf die Preisliste in den Kundenstammdaten;
• Als Nächstes können Sie zusätzlich zu den Preislisten Sonderrabatte festlegen.

Der Zeilentyp Alternativartikel ist eine weitere Funktion, die wir hier erwähnen sollten. Es handelt sich um eine Stelle im Beleg, an der Sie Artikel angeben können, an denen potenzielle Käufer interessiert sind, aber nicht wissen, ob sie sie kaufen möchten. Fügen Sie einen alternativen Artikelzeilentyp hinzu, um Informationen über zusätzliche Artikel bereitzustellen, ohne den Gesamtbetrag des Angebots zu beeinflussen.

In SAP Business One können Sie alternative Artikel löschen oder als reguläre Artikel aufnehmen, wenn Sie aus dem Angebot einen Kundenauftrag erstellen.

Schritt 2: SAP Business One Kundenauftrag

Wenn Sie sich auf ein Angebot geeinigt haben, ist es an der Zeit, mit einem weiteren Schritt fortzufahren – der Vorbereitung des Auftrags. In diesem Stadium wird ein weiteres Dokument verwendet – der Kundenauftrag. Er ist für die folgenden Prozesse unerlässlich:

• Produktionsplanung;
• Kommissionierung der Lagerartikel;
• Erstellung von Bestellungen;
• Ressourcenplanung.

Dank der Möglichkeit, Belege aus einander zu erstellen, können Sie in SAP Business One Kundenaufträge direkt aus Angeboten und Bestellungen erstellen. Gleichzeitig können Sie mit Hilfe eines Assistenten Bestellungen in großen Mengen erstellen. Auf diese Weise vermeiden Sie die Dateneingabe, rationalisieren Ihre Arbeitsabläufe und automatisieren verschiedene tägliche Aufgaben.

Wie man einen Kundenauftrag in SAP Business One erstellt und hinzufügt

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Kundenauftrag in SAP Business One zu erstellen. Zum einen können Sie einen Kundenauftrag aus einem Kundenangebot generieren. Gleichzeitig ist es möglich, ihn von Grund auf neu zu erstellen. Verwenden Sie die Schaltfläche Kopieren nach, um ein Angebot in einen neuen Auftrag zu verwandeln.

Dieser Ansatz ermöglicht eine schnelle Erstellung des nächsten Belegs im Verkaufsprozess von SAP Business One. Der Basisbeleg enthält alle erforderlichen Informationen. Als Nächstes wenden Sie Änderungen auf den Zielbeleg an. In diesem Stadium können Sie mit SAP Business One Mengen reduzieren oder Preise anpassen.

Wenn Sie einen neuen Kundenauftrag von Grund auf erstellen möchten (ohne Bezug auf ein Angebot), gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie zu Verkaufskasse -> Kundenauftrag;
• Das System bietet Ihnen die Möglichkeit, Informationen aus den Stammdaten zu übernehmen.
• Füllen Sie leere Felder aus:
  • Feld Kunde;
  • Artikel;
• Fügen Sie den neuen Kundenauftrag hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken.
• Alternativ können Sie ihn als Entwurf speichern: Wählen Sie Datei/Speichern als Entwurf.

In SAP Business One können Sie einen Kundenauftrag wie folgt ändern. Sie können Mengen bearbeiten, Preise aktualisieren, Rabatte anwenden usw. Diese Funktionen sind nach der Buchung jedoch nur verfügbar, wenn die entsprechende Funktion aktiviert ist. Sie können sie unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Belegeinstellungen/Registerkarte Pro Beleg/Kundenaufträge aktivieren.

Beachten Sie auch, dass es möglich ist, offene Aufträge zu ändern. Was sollten Sie tun, wenn ein Verkaufsprozess gestoppt wird?

Wenn Sie Ihren Kundenauftrag nicht in einen übergeordneten Ausgangsbeleg (Lieferung oder Ausgangsrechnung) kopiert haben, können Sie ihn in SAP Business One stornieren.

Dies ist jedoch nicht möglich, wenn ein Kundenauftrag in einen übergeordneten Ausgangsbeleg kopiert wurde. In diesem Fall können Sie nur Ihren Kundenauftrag schließen.

Außerdem ist es möglich, eine bestimmte Zeile eines Kundenauftrags in SAP Business One zu stornieren:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile;
• Wählen Sie die Option Zeile schließen.

Beachten Sie, dass SAP Business One einen Kundenauftrag nicht löscht, wenn Sie ihn stornieren oder schließen. Der Beleg steht weiterhin zum Anzeigen und Drucken zur Verfügung. Die Möglichkeit, ihn zu ändern oder in einen Verkaufsbeleg höherer Ebene zu kopieren, ist in diesem Stadium jedoch nicht mehr gegeben. Beachten Sie auch, dass stornierte und geschlossene Belege nicht mehr in der Liste der offenen Posten verfügbar sind.

In SAP Business One können Sie Ihren Kunden bestimmte Chargennummern in einem Kundenauftrag zuweisen, der mit über Chargennummern verwalteten Artikeln verbunden ist. Sie können dies wie folgt tun:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Mengenfeld;
• Wählen Sie die Option Chargennummern.

Beachten Sie, dass die ausgewählten Chargen dem jeweiligen Kundenauftrag zugeordnet sind. Sie können sie nicht einem anderen Verkaufsbeleg zuordnen. Das System fordert Sie jedoch auf, diese Chargenauswahl erneut zu bestätigen. Dieser Schritt sollte durchgeführt werden, wenn Sie den Artikel über einen der folgenden Belege liefern: eine Lieferung oder eine Ausgangsrechnung.

Wie Sie die Artikelverfügbarkeit in SAP Business One prüfen

In SAP Business One und anderen Systemen hat ein Kundenauftrag denselben Zweck: Er stellt eine Verpflichtung dar, Artikel zu einem bestimmten Datum vollständig zu liefern. Daher sollten Sie immer prüfen, ob diese Verpflichtung erfüllt werden kann. Das ERP-System bietet für diesen Fall die Funktion Artikelverfügbarkeitsprüfung. Sie können diese Funktion wie folgt nutzen:

• Gehen Sie zu Verwaltung/Systeminitialisierung/Belegeinstellungen/Registerkarte/Kundenaufträge;
• Aktivieren Sie Automatische Verfügbarkeitsprüfung aktivieren.

Danach werden Sie vom System benachrichtigt, wenn die verfügbare Menge eines Artikels unter die benötigte Menge fällt. Es erscheint ein neues Fenster mit folgenden Optionen:

• Weiter. Mit dieser Option können Sie die Warnung ignorieren. Folglich behalten Sie die Menge der Artikel wie eingegeben bei;
• Zu verfügbarer Menge wechseln. Wählen Sie diese Option, um zu der aktuell verfügbaren Menge zu wechseln;
• Wechseln zu frühest verfügbar. Mit dieser Option erreichen Sie zusätzliche Flexibilität durch die in der Zukunft verfügbare Menge. Das Lieferdatum der Zeile ändert sich basierend auf dem frühesten Datum, an dem die gewünschte Menge verfügbar ist;
• Bericht “Verfügbar bis Zusage” anzeigen. Mit dieser Option wird der Bericht angezeigt, der die kumulierte Menge nach Datum darstellt. Sie können die Informationen aus dem Bericht verwenden, um das Lieferdatum für diesen Artikel zu ändern.
• Mengen in anderen Lagern anzeigen. Mit dieser Option können Sie den Bericht Artikel nach Lager öffnen, um zu sehen, ob die gewünschte Menge in einem anderen Lager verfügbar ist.
• Alternative Artikel anzeigen. Mit dieser Option können Sie einen anderen verfügbaren Artikel auswählen. Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie jedoch alternative Artikel für den aktuellen Artikel vordefinieren.
• Zeile löschen. Mit Hilfe dieser Option können Sie die aktuelle Zeile löschen.

Obwohl die automatische Verfügbarkeitsprüfung eine leistungsstarke und nützliche Funktion ist, müssen Sie möglicherweise einige ihrer Optionen manuell öffnen. Das können Sie wie folgt tun:

• Erstens können Sie mit der rechten Maustaste auf den Artikelcode klicken. Dadurch werden die möglichen alternativen Artikel geöffnet.
• Zweitens können Sie mit der rechten Maustaste auf die Menge klicken. Es öffnet sich der Bericht “Available-to-Promise”.
• Drittens: Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Lagercode klicken, wird der Bericht Artikel nach Lager angezeigt 

Um einen rückständigen Auftrag in SAP Business One zu platzieren, müssen Sie lediglich einen regulären Auftrag anlegen. Anschließend können Sie rückständige Aufträge und deren Status verfolgen. Nutzen Sie dazu den Rückstandsbericht, der sich unter den Verkaufsberichten befindet. Er zeigt die offenen Zeilen des Kundenauftrags zusammen mit der bestellten Menge, der gelieferten Menge und der Rückstandsmenge an.

Erweiterte Verfügbarkeitsprüfung und Lieferterminierung in SAP Business One

Es gibt eine noch weitergehende Verfügbarkeitsprüfung in SAP Business One. Die Version der Plattform für SAP HANA bietet die Funktion Available to Promise (ATP). Sie können sie hier aktivieren: Administration/Systeminitialisierung/Dokumenteneinstellungen/Registerkarte Allgemein.

Außerdem gibt es ein entsprechendes Symbol in der Symbolleiste, das die ATP-Prüfung öffnet. Klicken Sie darauf, um eine grafische Ansicht zu aktivieren, die die Verfügbarkeit eines Artikels anzeigt. Das System ermöglicht es Ihnen, auf einer Zeitachse nach rechts und links zu blättern, um zu sehen, wann das Element verfügbar ist.

Wenn Sie dann eine Bestellung aufgeben, prüft SAP, ob die Menge ausreicht, um zum gewünschten Termin zu liefern. Fehlt die erforderliche Menge an Artikeln, zeigt das System das Fenster Lieferabrufdetails an. Letzteres enthält Empfehlungen für Mengen und Liefertermine.

Ein Beispiel: Ein Kunde bestellt zwei Laptops, aber nur einer kann rechtzeitig geliefert werden. Ein weiterer kann zu einem späteren Zeitpunkt geliefert werden. Die folgenden Lieferstrategien stehen Ihnen zur Verfügung:

• Vorschlag für die Lieferung. Mit dieser Option können Sie die Lieferung in zwei Teile aufteilen, um sie an die verfügbare Menge anzupassen.
• Einmalige Lieferung. Mit dieser Option können Sie nur den Artikel versenden, der rechtzeitig zugestellt werden kann.
• Vollständige Lieferung. Mit dieser Option können Sie die Lieferung verschieben und die gesamte Menge in voller Höhe versenden.

Für die dritte Option können Sie das Tool Lieferplanverwaltung verwenden. Mit seiner Hilfe ermöglicht SAP Business One die Neuterminierung von Aufträgen. Es ist möglich, das Lieferplanmanagement-Tool zu nutzen, um alle offenen Aufträge bei der Suche nach dem Artikel anzuzeigen und einen Kundenauftrag umzuplanen. Auf diese Weise können Sie den wichtigeren Auftrag erfüllen, indem Sie die Artikelmengen aus weniger wichtigen Aufträgen verwenden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Tool Lieferplanverwaltung zu öffnen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zeile, um eine Liste mit allen offenen Aufträgen für den betreffenden Artikel anzuzeigen.
• Alternativ können Sie auch das Symbol für die Lieferplanverwaltung in der Symbolleiste wählen.
  • Wählen Sie dann den Artikel aus.
• Erweitern Sie die Menge, um zu sehen, welche Artikel nicht rechtzeitig geliefert werden können.
• Verringern Sie die Menge der vorherigen Bestellung.
• Bestätigen Sie Ihre Absicht, Artikel von einer Bestellung in eine andere zu verschieben.

Das war’s! Jetzt sind Sie damit vertraut, weniger wichtige Aufträge umzuplanen, damit der Kundenauftrag mit der höheren Priorität vollständig und rechtzeitig geliefert werden kann.

So aktivieren Sie das Streckengeschäft in SAP Business One

Mit SAP Business One können Sie einen Verkaufsprozess abwickeln, bei dem Sie kein Lager benötigen und Ihr Unternehmen als Vermittlungsplattform zwischen Kunden und Lieferanten dient. Die Kunden bestellen bei Ihnen, während Sie bei den Lieferanten bestellen, die die Bestellungen direkt an Ihre Kunden liefern. Für diesen Fall bietet SAP B1 die Funktion des Streckengeschäfts. So können Sie eines Ihrer Lager auf Streckengeschäft umstellen und es bei Bedarf auf den Kundenauftrag anwenden. Wie geht es weiter?

Jedes Mal, wenn Sie einen Auftrag erteilen, empfiehlt das ERP-System die Erstellung einer Bestellung. Auf dem Bestätigungsbildschirm können Sie Artikel auswählen und Informationen wie den Lieferanten und die Preise angeben. Sie akzeptieren die vorgeschlagenen Daten, und das System legt zusammen mit dem Kundenauftrag eine Bestellung an. Achten Sie darauf, daß die Lieferadresse in der Bestellung die Lieferadresse des Kunden aus der Auftragsbestätigung ist.

Die Verwendung eines Streckenlagers führt jedoch dazu, dass keine Bestandstransaktion gebucht oder die zugesagte Menge erhöht wird. Folglich hat die Lieferung von Artikeln im Streckengeschäft keine Auswirkungen auf den Lagerbestand. Gleichzeitig werden keine Journalbuchungen vorgenommen, um Bestandswertänderungen zu berücksichtigen. Aufgrund dieser Eigenschaften ist das Streckenlager von den verschiedenen Bestandsberichten ausgeschlossen.

Sie können ein Streckenlager in SAP Business One wie folgt einrichten:

• Gehen Sie zu Verwaltung/Einrichtung/Inventar/Lager;
• Aktivieren Sie die Option Streckengeschäft, indem Sie das Kontrollkästchen markieren.

Sie können auch die Erstellung der Bestellung automatisieren. Der Prozess ähnelt der Streckengeschäft-Funktionalität: Markieren Sie das Feld Beschaffungsbeleg auf der Registerkarte Logistik des Kundenauftrags. Dadurch aktivieren Sie den Assistenten für Beschaffungsbestätigungen. Dieser ist an der Erstellung einer Bestellung oder eines Produktionsauftrags beteiligt. Es gibt zwei Bedingungen für die Nutzung dieser Funktion:

• Sie halten Ihre Bestandsartikel nicht in Ihrem Lager vor.
• Sie möchten auftragsbezogen einkaufen, wobei die Bestandsbewegungen in Ihrem Hauptbuch berücksichtigt werden.

Eine weitere Optimierung im Zusammenhang mit dem Assistenten für Beschaffungsbestätigungen besteht darin, dass Sie Bestellungen auf der Grundlage von Kundenaufträgen in loser Folge erstellen können. Auf diese Funktionalität gehen wir in einem anderen Artikel ein.

Wie wirkt sich ein Kundenauftrag auf Buchhaltung und Bestand aus?

Wie Sie wahrscheinlich schon vermutet haben, wirkt sich ein Kundenauftrag auf den Lagerbestand aus: Der für den Verkauf verfügbare Bestand wird um die Auftragsmenge verringert. Es werden jedoch keine wertmäßigen Änderungen in der Hauptbuchhaltung gebucht. SAP Business One fügt die Artikel der zugesagten Menge im Bestandsmodul hinzu. Folglich wird die zugesagte Menge jedes Mal verringert, wenn der entsprechende Auftrag storniert oder geschlossen wird. Außerdem zeigt das System die bestellten Mengen in verschiedenen Berichten an und liefert so wichtige Informationen für die Optimierung der Verkaufsprozesse und der Bestandsverwaltung.

Schritt 3: SAP Business One Lieferung

Ein Lieferbeleg in SAP Business One zeigt an, dass eine Ware versandt wurde. Er wird manchmal auch als Packzettel bezeichnet. Im Folgenden gehen wir näher auf diesen Schritt ein.

So erstellen und buchen Sie eine Lieferung in SAP Business One

Sie können eine Lieferung in SAP Business One wie folgt erstellen:

• Gehen Sie zu Verkauf – Ausgang;
• Wählen Sie Lieferung;
• Wählen Sie einen Kunden aus;
• Geben Sie die zu liefernden Artikel an.
• Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Lieferung zu buchen.

Alternativ dazu können Sie in SAP Business One eine Lieferung aus einem Kundenauftrag oder einem Angebot erstellen:

• Öffnen Sie den Beleg, aus dem Sie eine neue Lieferung kopieren möchten (Kundenauftrag oder Angebot);
• Wählen Sie in der Dropdown-Liste der Schaltfläche Kopieren nach die Option Lieferung.

Gleichzeitig ist es möglich, eine Lieferung aus mehreren Aufträgen oder Angeboten zu erstellen. Wir beschreiben diesen Vorgang in einem anderen Kapitel.

Lassen Sie uns nun noch ein paar Worte über den Pick-and-Pack-Prozess in SAP Business One verlieren. Wenn ein neuer Kundenauftrag den Status “genehmigt” erhält, können Sie den Kommissionier- und Packmanager verwenden. Letzterer ist im Bestandsmodul verfügbar. Er ermöglicht eine benutzerfreundlichere Handhabung Ihrer Kommissionieraktivitäten:

• Sie erstellen eine Kommissionierliste;
• Sie melden die kommissionierten Mengen;
• Sie kümmern sich um die Verpackung;
• andere Liefervorbereitungen durchführen.

Mit dem SAP Business One Kommissionier- und Packmanager können Sie der Liste einige oder alle Artikel hinzufügen. Sie können auch in jeder Phase des Kommissioniervorgangs eine neue Lieferung erstellen. Weitere Details zu diesem Prozess werden in einem anderen Artikel behandelt. Kehren wir nun zum Hauptthema dieses Kapitels zurück.

In SAP Business One können Sie einen Lieferbeleg auf zwei Arten stornieren. Erstens wählen Sie die Option Daten/Storno. Zum anderen ist es möglich, die gleiche Aktion im Kontextmenü auszuwählen. In beiden Fällen erzeugt das ERP-System einen neuen Storno-Lieferbeleg. Dies bedeutet, dass sowohl der Bestand als auch die buchhalterischen Transaktionen storniert werden.

Sie können diese Option auch nutzen, um Fehler bei der Erstellung von Lieferbelegen zu korrigieren. Das häufigste Problem wird durch die manuelle Dateneingabe verursacht: Sie geben den falschen Kunden oder Artikel an.

Beachten Sie auch, dass Sie, wenn Artikel geliefert, dann aber zurückgeschickt wurden, einen Retourenbeleg auf der Grundlage der Lieferung erstellen können, wobei alle Transaktionen storniert werden. Es ist jedoch nicht möglich, eine Ausgangsrechnung auf der Grundlage einer Lieferung zu erstellen, die abgeschlossen oder storniert wurde. In SAP Business One ist es auch nicht möglich, mehrere Verkaufsbelege mit Bezug auf dieselbe Lieferung zu erstellen. Änderungen an einer abgeschlossenen Lieferung sind ebenfalls nicht möglich.

Eine weitere Einschränkung bezieht sich auf Leads. Wenn Ihr Geschäftspartner noch als Lead klassifiziert ist, können Sie in SAP Business One keine Daten aus einem Kundenauftrag kopieren, um einen Lieferbeleg zu erstellen. Daher ist es notwendig, Ihren Lead in einen Kunden umzuwandeln.

In SAP Business One erfolgt die Änderung eines Lead in einen Kunden in den Geschäftspartner-Stammdaten wie folgt:

• Gehen Sie zum Geschäftspartner-Stammsatz;
• Wählen Sie in der Dropdown-Liste rechts neben dem Geschäftspartnercode die Option Kunde anstelle von Lead.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Lieferverwaltung in SAP Business One ist die Möglichkeit, die Verpackungsstruktur direkt in einem Lieferbeleg zu identifizieren. Mit dieser Funktion lässt sich die Art und Weise, wie Sie eine große Anzahl von Artikeln verpacken und versenden, erheblich optimieren:

• Wählen Sie die Option Packzettel aus dem Kontextmenü;
• Ordnen Sie Artikel und Mengen den Verpackungsarten zu;
• Bei Artikeln mit Serien- oder Chargennummern gehen Sie wie folgt vor:
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Mengenfeld;
  • Wählen Sie die Option Chargen-/Seriennummern;
  • Identifizieren Sie die Chargen und Seriennummern, die aus dem Lager entnommen wurden.

Wie wirkt sich eine Lieferung auf Buchhaltung und Bestand aus?

Wenn Sie eine Lieferung erstellen, geschehen folgende Dinge:

1. SAP Business One reduziert die Lagerbestände.
2. Die Buchung einer Lieferung führt zur Buchung des entsprechenden Warenausgangs.
3. Wenn die Waren aus dem Lager entnommen werden, erfasst das System die entsprechenden Bestandsänderungen.
4. Das Bestandskonto wird dann entlastet.
5. Das Konto für die Selbstkosten wird belastet.

Wenn Sie mit kontinuierlicher Bestandsführung arbeiten, sollten Sie alle Artikel vor dem Verkauf mit den Kosteninformationen versehen. Andernfalls werden Sie bei der Lieferung der Artikel mit Problemen konfrontiert. Das Hauptbuch wird die Änderung des Bestandswerts nicht widerspiegeln.

Um dieses Problem zu beheben, deaktivieren Sie das Ankreuzfeld Bestandsfreigabe ohne Artikelkosten zulassen unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Unternehmensdetails/Basisinitialisierung.

Wie verwaltet man Retouren in SAP Business One?

Wenn Ihr Kunde Waren zurückgibt, müssen Sie einen Retourenbeleg erstellen. Für die fakturierten Rücksendungen erstellen Sie eine Ausgangsgutschrift. Denken Sie daran, dass die Eingabe eines Retourenbelegs zu einer teilweisen oder vollständigen Stornierung der Lieferbuchung führt. Folglich werden bei der Buchung eines Retourenbelegs die Bestandsmengen und der Wert unter Verwendung der ursprünglichen Artikelkosten aus dem entsprechenden Lieferbeleg aktualisiert.

Für die Lieferung, die auf einem Kundenauftrag basiert, können Sie diese wieder öffnen, sobald die Retoure gebucht wurde. Diese Option sollte jedoch unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Belegeinstellungen/Registerkarte Pro Beleg aktiviert werden.

Schritt 4: SAP Business One-Ausgangsrechnung

Nachdem Sie Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht haben, müssen Sie dem Kunden eine Rechnung stellen. In SAP Business One können Sie zu diesem Zweck eine Ausgangsrechnung verwenden. Jeder Beleg dieser Art wird als Zahlungsaufforderung betrachtet. Folglich führt die Buchung einer Ausgangsrechnung zu Änderungen in der Gewinn- und Verlustrechnung, wodurch der Ertrag erfasst wird.

So erstellen und buchen Sie eine Ausgangsrechnung in SAP Business One

In SAP Business One können Sie eine Ausgangsrechnung auf der Grundlage verschiedener Belegarten erstellen. Sie können entweder einzelne oder mehrere Angebote, Kundenaufträge oder Lieferungen verwenden.

Gleichzeitig ist es möglich, eine Rechnung von Grund auf zu erstellen. Gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie zu Verkäufe – Ausgang;
• Wählen Sie Ausgangsrechnung.

Beachten Sie, dass das Ausstellen einer Ausgangsrechnung eine unumkehrbare Wirkung hat: Sie kann nicht geändert oder gelöscht werden. Dies liegt daran, dass eine Ausgangsrechnung in SAP Business One ein legaler Buchhaltungsbeleg ist, der neue Sachbuchungen erzeugt.

Zusätzlich zu den normalen Belegen können Sie im System auch eine reine Steuerrechnung buchen. Belege dieses Typs werden verwendet, wenn ein Geschenk oder eine Probe abgegeben werden muss, aber Umsatzsteuer berechnet wird. Das System berechnet den Steuerbetrag anhand des Stückpreises. Die Journalbuchung spiegelt nur die Steuerbuchung wider.

Sie können eine Nur-Steuer-Rechnung in SAP Business One wie folgt erstellen:

• Klicken Sie auf das Symbol Formulareinstellungen;
• Fügen Sie die Spalte Nur Steuer in die Rechnungstabelle ein.
• Konfigurieren Sie die Rechnung als Nur-Steuer-Rechnung.

Wie wirkt sich eine Ausgangsrechnung auf Buchhaltung und Bestand aus?

Die Buchung einer Ausgangsrechnung führt zur Buchung einer Journalbuchung auf den entsprechenden Kunden- und Ertragskonten. Wenn es keinen Bezug zu einer Lieferung gibt, vermindert das System auch die Bestandswerte und -mengen entsprechend den Angaben in der Ausgangsrechnung. Danach schreibt SAP das Bestandskonto gut und belastet das Selbstkostenkonto mit den aktuellen Artikelkosten. Außerdem erfolgt die Buchung auf Kunden- und Erlöskonten.

Erwähnenswert ist auch, dass Sie einer Rechnung negative Zeilen hinzufügen können, um Gutschriften oder Rückgaben des Kunden zu erfassen. Damit entfällt die Notwendigkeit, einen zusätzlichen Beleg zu erstellen. Und die Rechnungssumme kann negativ sein. Das System benachrichtigt Sie darüber, aber durch Bestätigung fügen Sie die negative Rechnung hinzu.

Wie erstellt man eine Ausgangsrechnung mit Zahlung in SAP Business One?

Sehen wir uns nun einen optionalen Verkaufsprozessbeleg an – Ausgangsrechnung + Zahlung. Wir haben bereits oben erwähnt, dass das System diesen Beleg verwendet, um Barverkäufe an Einmalkunden zu erfassen. In SAP Business One müssen Sie jedoch einen speziellen Stammdatensatz anlegen, bevor Sie diese Funktion nutzen können. Sie können diesen Datensatz direkt bei der anfänglichen Konfiguration von SAP Business One definieren, während Sie die primären Sachkonten festlegen.

Wenn Ihr System jedoch noch keinen Standard-Einmalkunden hat, sind Sie hier genau richtig. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einen Stammdatensatz für einen Einmalkunden in SAP Business One anlegen:

• Gehen Sie zu Verwaltung/Einrichtung/Finanzen/Sachkontenfindung.
• Öffnen Sie die Registerkarte Verkauf.
• Gehen Sie zur Unterregisterkarte Allgemein und drücken Sie im Feld Standardkunde für Ausgangsrechnung + Zahlung die Tabulatortaste.
• Es wird eine Liste von Kunden angezeigt.
• Wählen Sie einen vorhandenen Kunden aus oder geben Sie einen neuen ein.
• Erstellen Sie nun einen einmaligen Verkauf:
  • Wählen Sie Verkauf / Ausgangsrechnung + Zahlung.
• Obwohl SAP Business One die Informationen des Einmalkunden automatisch festlegt, können Sie bei Bedarf Details hinzufügen. Das System bietet Ihnen die Möglichkeit, die folgenden Änderungen vorzunehmen:
  • Artikel hinzufügen;
  • Mengen ändern;
  • ein Steuerkennzeichen angeben;
  • Rabatte anwenden, usw.
• Klicken Sie auf das Symbol Zahlungsmittel, um das entsprechende Fenster anzuzeigen.
• Geben Sie eine Zahlung für den gesamten Rechnungsbetrag an. Beachten Sie, dass Teilzahlungen bei einmaligen Verkäufen nicht akzeptiert werden.
• Klicken Sie auf OK.
• Schließen Sie den Verkauf ab, indem Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken.

In SAP Business One sind die Ausgangsrechnung plus Zahlung und eine Standard-Ausgangsrechnung in Bezug auf den weiteren Ablauf ziemlich identisch. Das System verarbeitet die entsprechenden Journalbuchungen in den Buchhaltungs- und Bestandsmodulen von SAP Business One.

Wie erstellt man eine Ausgangsgutschrift in SAP Business One?

SAP Business One erfordert einen Retourenbeleg, wenn ein Kunde Waren zurückgibt. Wenn dies jedoch geschieht, nachdem Sie die Ausgangsrechnung gebucht haben, ist es notwendig, eine Ausgangsgutschrift zu erstellen. Schauen wir uns an, wie das funktioniert. Sie können sie von Grund auf neu erstellen unter Verkauf -> Ausgangsgutschrift.

Durch die Erstellung einer Ausgangsgutschrift wird die Buchung einer entsprechenden Ausgangsrechnung entweder teilweise oder vollständig rückgängig gemacht. Durch die Buchung der Ausgangsgutschrift werden also die Bestandsmengen erhöht, dem Kundenkonto gutgeschrieben und das Ertragskonto um denselben Betrag geändert. Die Umsatzsteuer wird von SAP Business One automatisch korrigiert.

In SAP Business One können Sie Ausgangsgutschriften aus vorhandenen Ausgangsrechnungen und Retourenbelegen erstellen. Beachten Sie, dass das System eine Einschränkung in Bezug auf das Kopieren von Retourenbelegen in Ausgangsgutschriften hat. Wenn der Retourenbeleg auf einer Lieferung basiert, können Sie ihn nicht in eine Ausgangsgutschrift kopieren. Wenn Ihr Retourenbeleg jedoch nicht auf einer Lieferung basiert, können Sie eine Ausgangsgutschrift darauf erstellen.

Wenn ein Kunde eine Gutschrift oder einen Rabatt erhält und Sie ihm die gekauften Artikel in Rechnung stellen möchten, ist es möglich, in einer Gutschrift negative Zeilen zu haben. Das System stellt diese negativen Zeilen dem Kunden in Rechnung, anstatt sie gutzuschreiben.

Eine weitere Möglichkeit, die wir hier erwähnen sollten, ist, dass SAP B1 es Ihnen ermöglicht, Ausgangsgutschriften für Nicht-Lagerartikel oder Dienstleistungen, die Sie anbieten, zu erstellen. Solche Belege haben keinen Einfluss auf die Bestandsmengen.

Eine Gutschrift für einen Kunden, der für einen bestimmten Artikel zu viel berechnet hat, ist in SAP Business One ebenfalls möglich. Sie müssen jedoch keine Service-Ausgangsgutschrift verwenden. Gehen Sie stattdessen wie folgt vor:

• Geben Sie die Artikel ein;
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ohne Mengenbuchung für die Zeile. Damit geben Sie an, dass die Gutschrift monetär ist, ohne den Bestand zu beeinflussen.
• Wenn das Feld nicht angezeigt wird, aktivieren Sie es in den Formulareinstellungen.

So erstellen Sie eine Ausgangsvorausrechnung in SAP Business One

Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung stellen müssen, bevor Sie seine Artikel versenden, können Sie in SAP Business One die Vorschussrechnung verwenden. Mit diesem Beleg werden Einnahmen verbucht, ohne dass der Bestand beeinflusst wird. Daher müssen Sie nach dem Versand der Artikel eine Lieferung und eine Kopie der Vorschussrechnung erstellen. Der Status der Vorausrechnung ändert sich dann in Geliefert. Für die Lieferung wird der Status auf Abgeschlossen gesetzt. Wenn Sie eine nicht gelieferte Vorschussrechnung gutschreiben müssen, wird der Lagerbestand durch die Gutschrift nicht beeinflusst.

Sie können diesen Beleg unter Verkauf – Ausgang -> Ausgangsvorausrechnung von Grund auf neu erstellen:

Wie wirkt sich eine Ausgangsvorausrechnung auf Buchhaltung und Bestand aus?

Durch die Buchung der Vorausrechnung wird eine Journalbuchung auf dem Kunden- und Ertragskonto erstellt. Obwohl keine Bestandstransaktionen stattfinden, wird die zugesagte Menge erhöht. Daher müssen Sie eine entsprechende Lieferung erstellen, um die zugesagte Menge auszugleichen und den Lagerbestand zu verringern.

Wie storniert man eine Ausgangsvorausrechnung in SAP Business One?

Das ERP-System bietet Ihnen die Möglichkeit, eine gelieferte Vorausrechnung zu stornieren. Zunächst ist es erforderlich, eine unabhängige Gutschrift zu erstellen. Zweitens ist ein interner Abgleich erforderlich. Wir beschreiben diesen Prozess hier.

Beachten Sie, dass die Gutschrift einer nicht gelieferten Ausgangsvorausrechnung über die entsprechende Gutschrift keine Auswirkungen auf den Lagerbestand hat. In diesem Fall storniert das System die Journalbuchung, die aus der Speicherung der Ausgangsvorausrechnung resultiert.

SAP Business One Verkaufsanzahlungsprozess

In SAP Business One können Sie einen Teil der fälligen Gesamtsumme im Voraus erhalten und diese Transaktion im System erfassen. Normalerweise geschieht dies, wenn Sie einen Kundenauftrag anlegen. Als Verkäufer oder Dienstleister erhalten Sie von Ihrem Kunden eine echte Verpflichtung zum Kauf von Waren und Dienstleistungen. Beachten Sie auch, dass diese Transaktion auch als Anzahlung auf einen Auftrag bezeichnet wird. Sie können diese Zahlung wie folgt erfassen:

• Legen Sie einen neuen Kundenauftrag an;
• Klicken Sie auf das Symbol Zahlungsmittel;
• Das Fenster Zahlungsmittel wird angezeigt.
• Sobald der Kundenauftrag hinzugefügt wurde, erstellt das System die folgenden drei Belege:
  • Den Kundenauftrag;
  • die zugehörige Anzahlungsrechnung;
  • einen Zahlungseingang (damit wird die Anzahlungsrechnung abgeschlossen).
• Stellen Sie die endgültige Ausgangsrechnung aus, um den Vorgang abzuschließen.

Sie können diesen Beleg unter Verkauf – Ausgang -> Verkaufsanzahlungsrechnung von Grund auf neu erstellen:

Beachten Sie, dass bei einer kundenauftragsbezogenen Rechnung die Anzahlungsrechnung angewendet werden muss, um die Anzahl der Artikel zu reduzieren. Wenn Sie eine Anzahlung leisten, können Sie in SAP Business One wählen, ob Sie den vollen Bestellbetrag einschließlich Steuern und Frachtkosten zahlen möchten. Gleichzeitig ist es auch möglich, einen Betrag zu zahlen, der über dem ursprünglichen Bestellbetrag liegt. Wenn Sie den gesamten Anzahlungsbetrag zahlen, wird der Rechnungsbetrag negativ.

Alternativ ist es möglich, eine Anzahlungsrechnung von Grund auf neu zu erstellen. In diesem Fall erstellen Sie den neuen Beleg entweder mit oder ohne Bezug zu einem Kundenauftrag. In der zweiten Situation legen Sie einen Zahlungseingang an, wenn die Zahlung eingeht, und wenden ihn auf die Anzahlungsrechnung an.

Wie wirkt sich eine Verkaufsanzahlungsrechnung auf Buchhaltung und Bestand aus?

In SAP Business One hat die Buchung einer Anzahlungsrechnung keine Auswirkungen auf den Bestand. Das System schreibt den Belegbetrag einem vordefinierten Verbindlichkeitskonto gut und belastet einen Kunden. Sie können die Anzahlung erst dann auf die Ausgangsrechnung anwenden, wenn diese bezahlt ist. In diesem Stadium bucht SAP den Betrag vom Verbindlichkeitskonto auf das Ertragskonto um. Der Kunde wird mit dem Restsaldo belastet.

Sie können das Standard-Anzahlungskonto wie folgt festlegen:

• Gehen Sie zu Verwaltung/Einrichtung/Finanzen/Sachkontenfindung;
• Gehen Sie auf die Registerkarte Verkauf.
• Öffnen Sie die Unterregisterkarte Allgemein und drücken Sie im Bereich Anzahlung auf Tabulator. Nun können Sie das Verbindlichkeitskonto auswählen. Dieses wird zwar in den Stammdaten des Geschäftspartners angezeigt, Sie können es jedoch durch ein anderes Konto überschreiben.

Um eine Anzahlung auf eine Ausgangsrechnung anzuwenden, führen Sie folgende Schritte aus:

• Erstellen Sie die Ausgangsrechnung;
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen am unteren Rand des Belegs. Sie befindet sich neben dem Feld Anzahlung gesamt.
• Durchsuchen Sie eine Liste der bezahlten Anzahlungsrechnungen für den ausgewählten Kunden.
• Ziehen Sie den gesamten Betrag ab oder bearbeiten Sie das Feld Abzuziehender Betrag.

Das System ermöglicht es Ihnen, mehrere Anzahlungen auf denselben Auftrag anzuwenden. Eine Liste aller Anzahlungen ist verfügbar, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Kundenauftragsbild klicken und Verwandte Anzahlungstransaktionen wählen.

So erstellen Sie eine Pauschalvereinbarung in SAP Business One

In SAP Business One kann sich ein Kunde mit Hilfe einer Rahmenvereinbarung verpflichten, bestimmte Artikel oder Dienstleistungen über einen bestimmten Zeitraum von Ihnen zu beziehen. Auf der anderen Seite verpflichten Sie sich, diese innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu einem Sonderpreis zu liefern. Das ERP-System kann seinerseits den Erfüllungsgrad der Vereinbarung verfolgen. Sie müssen lediglich ein neues Rahmenvertragsdokument erstellen, um die Bedingungen festzuhalten. Artikel, die unter die Rahmenvereinbarung fallen, haben einen Kundenauftrag, der mit der Rahmenvereinbarung verknüpft ist. So können Sie jederzeit den Status der Vereinbarung überprüfen.

Sie können diesen Beleg von Grund auf unter Verkauf – Ausgang -> Rahmenvereinbarung erstellen:

Bei den Informationen, die in einem Rahmenvertrag gespeichert werden, handelt es sich in erster Linie um den Kundennamen und den Zeitraum. Der Beleg kann sich auf einen Geldwert oder auf Positionen beziehen. Die übrigen Daten sind auf die folgenden Registerkarten verteilt:

• Allgemein. Hier wählen Sie aus, ob es sich um eine spezifische (ihre Preise werden in den Verkaufsbelegen verwendet) oder eine allgemeine Vereinbarung handelt.
• Einzelheiten. Auf dieser Registerkarte geben Sie Artikel, Mengen und Preise an, wenn die Methode Artikel verwendet wird. Legen Sie den Gesamtbetrag und die Rabatte für die Geldmethode fest. Unabhängig von der gewählten Methode müssen Sie die Häufigkeit und den Zeitplan des Verkaufsbetrags oder der gelieferten Mengen festlegen. Doppelklicken Sie dazu auf die Zeile.
• Dokumente. Hier sehen Sie alle für den Kunden gebuchten Verkaufsbelege, die für die Rahmenvereinbarung gelten.
• Wiederkehrende Transaktionen. Hier bietet SAP Business One die Möglichkeit, wiederkehrende Belege mit der Rahmenvereinbarung zu verknüpfen. So können Sie die Verkäufe über den gesamten Zeitraum hinweg abbilden.

Beachten Sie, dass Rahmenvereinbarungen auch für den Einkauf geeignet sind. So können Sie Ihr Unternehmen verpflichten, von Ihren Geschäftspartnern zu vordefinierten Bedingungen einzukaufen. Es handelt sich jedoch nicht um ein rechtsverbindliches Dokument. Es wirkt sich also weder auf die Buchhaltung noch auf das Inventar aus.

Wie man in SAP Business One einen Beleg aus einem anderen erstellt

Wie bereits mehrfach erwähnt, können Sie in SAP Business One Verkaufsbelege aus anderen Belegen erstellen: Ein Angebot kann leicht in einen Kundenauftrag umgewandelt werden, der als Grundlage für eine Lieferung verwendet werden kann, die eine Ausgangsrechnung darstellt. Mit Hilfe der Schaltfläche Kopieren nach können Sie einen Beleg schnell in den nächsten Beleg in der Reihenfolge kopieren.

Bei diesem Ansatz gibt es immer ein Basisdokument, ein Originaldokument, von dem Sie Daten kopieren, und das Dokument, das Sie erstellen, oder ein Zieldokument. Der Wechsel zwischen diesen Belegen spart nicht nur Zeit und Mühe, sondern ermöglicht es auch, Fehler bei der manuellen Dateneingabe zu vermeiden.

Allerdings weist SAP Business One in diesem Bereich einige Einschränkungen auf. Wir haben bereits erwähnt, dass es nicht möglich ist, von einem Beleg zu einem anderen zu wechseln, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Außerdem können Sie Artikel und Dienstleistungen nicht mischen. Daher sollten der Basisbeleg und der Zielbeleg vom gleichen Typ sein.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass SAP Ihnen die Möglichkeit bietet, den Weg von Belegen in einer Sequenz zu verfolgen. Sie können dies wie folgt tun:

• Zeigen Sie einen Kundenauftrag an, der aus einem Kundenangebot erstellt wurde;
• Klicken Sie auf das Symbol Basisbeleg;
• Sie sehen das ursprüngliche Kundenangebot, auf dem der Beleg basiert;
• Wenden Sie diese Aktionen auf Belege jeder Art an.

Verwenden Sie die Schaltfläche Kopieren von, um einen Basisbeleg auszuwählen, aus dem Sie einen neuen Beleg erstellen möchten. Damit wird der Assistent zum Erstellen von Belegen gestartet. Sie können den gesamten Belegfluss in der Beziehungsübersicht anzeigen. Sie können jeden Beleg, Artikel oder Geschäftspartner in einer Sequenz aufschlüsseln. Außerdem können Sie die Journalbuchung eines Belegs sehen. Um die Beziehungsübersicht zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie einen Beleg;
• Öffnen Sie ein Kontextmenü;
• Starten Sie die Beziehungsübersicht;
• Klicken Sie auf ein beliebiges Objekt, um einen Drilldown durchzuführen; klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Belege, um Buchungsdetails, zugehörige Elemente und Auswahllisten anzuzeigen.

Gruppen von Belegen in SAP Business One verarbeiten

Wenn in Ihrem Unternehmen viele Verkaufsbelege auf einmal erstellt werden müssen, sind Sie bei uns genau richtig. SAP Business One ermöglicht die Erstellung von Ausgangsrechnungen oder Lieferungen in Stapeln mit Hilfe des Belegerstellungsassistenten.

Gleichzeitig steht Ihnen der Mahnungsassistent zur Verfügung, wenn Sie Kunden haben, die mit ihren Zahlungen in Verzug sind. Das Tool hilft Ihnen, zahlreiche Mahnungen gleichzeitig zu erstellen.

Der SAP B1-Assistent für die Dokumentenerstellung

Mit dem Belegerstellungsassistenten können Sie nicht nur einen Rechnungslauf durchführen, sondern auch offene Kundenaufträge oder Lieferungen in einer Rechnung zusammenfassen. Dadurch erhalten Ihre Kunden eine einheitliche Möglichkeit, alle ihre Schulden zu begleichen.

Sie können den SAP Business One-Assistenten für die Belegerstellung wie folgt ausführen:

• Gehen Sie zu Verkauf – Ausgang;
• Wählen Sie Belegerstellungsassistent.
• Mit diesem Tool können Sie den Basis- und Zielbelegtyp auswählen (z. B. eine Lieferung als Basis und eine Rechnung als Ziel).
• Legen Sie anschließend fest, ob ein oder mehrere Basisbelege ein Ziel erstellen;
• Legen Sie das Verhalten bei fehlenden Daten fest.
• Starten Sie den Lauf.
• Am Ende erhalten Sie eine Übersicht über alle neu erstellten Belege.

Beachten Sie, dass SAP Business One beim Erstellen von Verkaufsbelegen mit Hilfe des Belegerstellungsassistenten auch die entsprechenden Buchungen im Hauptbuch vornimmt. Achten Sie daher immer darauf, welche Schritte Sie innerhalb des Werkzeugs durchführen.

Der SAP B1-Mahnassistent

Mit Hilfe des Mahnungsassistenten können Sie automatisch Mahnungen an Kunden versenden. Außerdem überwacht das Tool das Zahlungsverhalten der Kunden. So erhalten Sie die notwendigen Erkenntnisse, um Entscheidungen über die Zahlungsbedingungen für zukünftige Aufträge zu treffen. Außerdem ermöglicht der Assistent die automatische Buchung von Mahngebühren und Zinsen.

Sie können den Assistenten wie folgt ausführen:

• Wählen Sie Verkauf – Ausgang;
• Starten Sie den Mahnungsassistenten;
• Wählen Sie, ob Sie einen gespeicherten Assistenten laden oder einen neuen starten wollen.
• Für den neuen Lauf geben Sie allgemeine Parameter an:
  • Den Namen des Mahnlaufs;
  • sein Datum;
  • die Geschäftspartner.

Beachten Sie, dass Sie im Mahnassistenten einen Buchungsdatumsbereich angeben können. In der Standardkonfiguration werden alle Daten berücksichtigt.

Das Fenster listet überfällige Ausgangsrechnungen auf. Anschließend können Sie Mahnungen für diese Rechnungen erstellen. Mit dem Tool können Sie manuelle Journalbuchungen sowie Gutschriften und Zahlungen einbeziehen, die keine Rechnungen in den Lauf einbeziehen.

Um die Ansicht zu vereinfachen, können Sie in SAP Business One die Liste auf Geschäftspartner reduzieren. Klicken Sie zu diesem Zweck auf die Schaltfläche Alle ausblenden.

Wenn Sie fertig sind, können Sie eine der folgenden drei Optionen wählen:

• Speichern Sie den Parametersatz und beenden Sie den Vorgang;
• Speichern Sie den Empfehlungsbericht als Entwurf und beenden Sie den Vorgang;
• Mahnschreiben drucken und beenden.

Der Mahnungsassistent von SAP Business One erfordert einige zusätzliche Schritte, die durchgeführt werden müssen. So ist es beispielsweise erforderlich, die Mahnstufen und Mahnbedingungen einzurichten. Dies können Sie unter Verwaltung/Einrichtung/Geschäftspartner tun.

Beachten Sie auch, dass es wichtig ist, jedem Kunden eine Mahnungsfrist zuzuweisen. Richten Sie unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Allgemeine Einstellungen/Registerkarte GP eine Standardmahnfrist für neue Kunden ein.

Wiederkehrende Transaktionen

Wiederkehrende Transaktionen in SAPBusiness One sind ähnlich wie wiederkehrende Journalbuchungen. Sie können sie für Verkaufs-, Einkaufs- und Bestandsbelege verwenden. Wenn Sie Dienstleistungen auf wöchentlicher Basis anbieten, können Sie wiederkehrende Transaktionen nutzen und Ihren Kunden automatisch Rechnungen stellen. SAP Business One fragt Sie, wann die Rechnung gebucht werden soll.

Sie können wiederkehrende Transaktionen in SAP Business One wie folgt einrichten:

• Gehen Sie zum Hauptmenü und öffnen Sie das Fenster Vorlage für wiederkehrende Transaktionen unter Verkauf -Ausgang;
• Erstellen Sie eine Dokumentvorlage;
• Geben Sie die Art des Dokuments an – das System erstellt ein vorläufiges Dokument.
• Legen Sie die Häufigkeit der Transaktionen fest.

Wie lässt sich SAP Business One mit externen Systemen integrieren?

Lassen Sie uns nun ein paar Worte über die Integration von SAP Business One in externe Systeme verlieren. Obwohl das ERP-System systemeigene Funktionen für den Datenimport/-export eingeführt hat, reichen diese nicht immer aus, um die mit der Integration verbundenen Anforderungen zu erfüllen. Daher empfehlen wir die Verwendung von Tools von Drittanbietern, um die Lücke zwischen Ihrer SAP Business One-Installation und den Plattformen zu schließen, mit denen Sie es synchronisieren möchten.

Das Firebear-Team bietet zahlreiche Tools, die SAP-Integrationen mit wichtigen E-Commerce-Plattformen ermöglichen. Wir haben zum Beispiel Konnektoren für Magento 2 und Shopify. Und Sie können uns jederzeit kontaktieren, um weitere Informationen über die Integration von SAP Business One in Ihr Unternehmen zu erhalten. Es ist sogar möglich, Ihre bestehenden Verkaufsdokumente in SAP Business One zu migrieren oder den umgekehrten Austausch vorzunehmen. Andere Unternehmen sind keine Ausnahme.