Ausführlicher Überblick über SAP Business One: Wie man Dokumente aus wiederverwendbaren Teilen (Stammdaten) erstellt

Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie in SAP Business One Dokumente aus wiederverwendbaren Teilen erstellen können. Das System ermöglicht es Ihnen, Geschäftsaktivitäten mit Hilfe verschiedener Dokumente zu verfolgen. So ist es beispielsweise möglich, Bestellungen, Rechnungen, Verkaufsangebote usw. zu erstellen. Egal wie einfach sie sind, SAP B1 generiert sie immer aus kleineren Datenblöcken – den Stammdaten. Wenn Sie mit diesem Aspekt des ERP-Systems noch nicht vertraut sind, beziehen sich Stammdaten auf die wichtigen Informationen, die Kunden und Partner (Geschäftspartner-Stammdaten) sowie Produkte (Artikel-Stammdaten) beschreiben, die Ihr Unternehmen kauft und verkauft. Sehen wir uns also an, wie man Dokumente aus Stammdatensätzen in SAP Business One erstellt. Weitere Artikel, die die Plattform beschreiben, sind hier aufgeführt: SAP Business One: Ausführlicher Überblick.

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Struktur von SAP Business One-Dokumenten

Bevor wir weitermachen, müssen wir die Struktur eines Dokuments in SAP Business One beschreiben. Unten sehen Sie eine durchschnittliche Bestellung:

Sie enthält Informationen sowohl zu Geschäftspartner- als auch zu Artikelstammdatensätzen.

In den Feldern Lieferanten-ID, Name und Ansprechpartner werden Informationen aus einem entsprechenden Geschäftspartnerdatensatz angezeigt.

Auf der Registerkarte Inhalt werden Produktdaten angezeigt, die aus den entsprechenden Artikelstammdatensätzen stammen. Das System liefert automatisch die Artikelnummer, die Beschreibung, den Preis, den Rabatt und andere Informationen.

Vorteile von SAP-Business-One-Belegen

Sie werden sich fragen, welche Vorteile die Erstellung von Dokumenten aus Stammdaten mit sich bringt?

Zunächst einmal können Sie Ihre Produktivität drastisch erhöhen. Es ist nicht mehr notwendig, jedes Formular manuell auszufüllen. Das System versorgt die meisten von ihnen automatisch mit Daten.

Zweitens stellen Sie die Konsistenz der Daten sicher. Alle Dokumente sind mit derselben Datenquelle verknüpft, so dass Sie nicht mehr etwas erstellen, das nicht Ihren Unternehmensrichtlinien entspricht.

Und nicht zuletzt werden durch die Erstellung von Dokumenten aus wiederverwendbaren Stammdaten Fehler reduziert. Das System reduziert den Einfluss des menschlichen Faktors, da die meisten Prozesse automatisiert sind.

So öffnen Sie Dokumente aus dem Hauptmenü in SAP Business One

Sehen wir uns nun an, wie Sie Dokumente und Stammdatensätze in SAP Business One über das Hauptmenü öffnen können. Folgen Sie diesem SAP B1-Tutorial:

• Starten Sie SAP Business One.
• Das Hauptmenü wird angezeigt.
• Verwenden Sie das Suchfeld des Hauptmenüs, um ein Dokument oder einen Datensatz zu finden, den Sie benötigen.

• Alternativ können Sie auch durch die gesamte Liste blättern.

SAP Business One Informationsstruktur

Ein Geschäftsprozess umfasst in der Regel mehrere Aktivitäten. In SAP Business One werden sie alle über eine Folge von miteinander verknüpften Belegen erfasst. Lassen Sie uns einen einfachen Verkaufsprozess beschreiben, um die Situation zu verdeutlichen:

1. Ein Lead wird als Stammdaten erfasst.
2. Anrufe, Besprechungen und andere Vertriebsaktivitäten werden mit dem Datensatz verknüpft.
3. In einem bestimmten Stadium wird ein Verkaufsangebot erstellt.
4. Es kann zu einem Kundenauftrag führen.
5. Danach folgt die Rechnung.
6. Wenn ein Kunde eine Zahlung sendet, muss diese mit der Rechnung abgeglichen werden.

Wie Sie sehen können, gibt es einen Strom von Aktivitäten, die den Geschäftsprozess beschreiben. Jeder Schritt wird als ein einzelner Geschäftsvorgang betrachtet. Allerdings sind nicht alle Geschäftsprozesse gleich. Daher kann die Anzahl der zugehörigen Vorgänge sehr unterschiedlich sein.

Zum Beispiel kann der Verkauf oder die Bestellung von Waren zahlreiche Transaktionen in einer Warteschlange erfordern. Viele Transaktionen erhöhen jedoch nicht die Komplexität. Mit SAP Business One können Sie die Erstellung neuer Datensätze automatisieren. Es ist möglich, einen Beleg zu kopieren, um den nächsten Beleg in einer Folge zu erstellen. Die Struktur ist für alle Belege identisch. Unten sehen Sie, dass ein Einkaufsangebot aus einem anderen Dokument kopiert oder Teil eines neuen Datensatzes werden kann:

Außerdem verfolgt das ERP-System die Verbindungen zwischen den Dokumenten. Folglich können Sie sich leicht durch die Abfolge der Dokumente einer bestimmten Transaktion bewegen.

Dank der innovativen Natur von SAP Business One, die eine Top-Down-Navigation über das Hauptmenü mit prozessorientierten Beziehungen über Workbenches kombiniert, können Sie leicht zwischen den Dokumenten, Stammdatensätzen, Transaktionen und Geschäftsprozessen navigieren. Obwohl die Mechanismen für Navigation, Suche und Dokumentenerstellung auf unterschiedlichen Verbindungen beruhen, haben sie oft die gleichen Grundprinzipien. Folglich können Sie immer anpassen, wie Sie zu einem bestimmten Punkt innerhalb des Systems gelangen, und so einen persönlichen Ansatz für die Erstellung von Dokumenten aus wiederverwendbaren Stammdaten in SAP Business One schaffen. Auf diese Aspekte werden wir in weiteren Artikeln eingehen.

Wie man Dokumente aus wiederverwendbaren Stammdaten erstellt

Wie Sie sehen können, gibt es zwei Möglichkeiten, Dokumente in SAP Business One mit Hilfe von wiederverwendbaren Stammdaten zu erstellen. Erstens: Sie nehmen ein bestehendes Dokument und kopieren es in ein neues Dokument. Dadurch nutzen Sie dieselben Stammdatensätze, die bereits im Ausgangsdokument enthalten sind.

Zweitens können Sie ein neues Dokument mit wiederverwendbaren Stammdaten in SAP B1 von Grund auf neu anlegen. Dazu müssen Sie ein entsprechendes Formular öffnen und ausfüllen. Wenden Sie die im Beispiel einer Bestellung dargestellte Logik auf andere Belegarten an:

1. Benutzen Sie das Suchfeld des Hauptmenüs, um ein neues Formular zu finden, oder blättern Sie nach unten, um es zu finden.
2. Öffnen Sie ein neues Fenster für eine ausgewählte Belegart.
3. Übertragen Sie Daten aus Stammdatensätzen in Ihr neues Dokument.

Übertragung von Dokumenten in SAP Business One

Wenn Sie bereits über Dokumente verfügen, die zur Weiterverarbeitung in SAP Business One übertragen werden sollen, sind Sie hier genau richtig. Das ERP-System bietet native Mechanismen zur Integration mit externen Plattformen. Diese reichen jedoch nicht immer aus, um die laufenden Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Daher empfehlen wir den Einsatz von Tools von Drittanbietern, um die bestehende Lücke zwischen SAP B1 und den Systemen, aus denen Sie Dokumente übertragen möchten, zu schließen.

Firebear bietet Tools, die SAP-Integrationen mit den wichtigsten E-Commerce-Plattformen ermöglichen. Wir liefern Lösungen für Magento 2, Shopify und andere Systeme. Kontaktieren Sie uns, um mehr Informationen über die Übertragung von Dokumenten in SAP Business One zu erhalten. Wir helfen Ihnen auch bei verschiedenen Nuancen der Integration.  Sehen Sie sich auch unsere SAP Business One Integrationslösung für Magento 2 an: