SAP Business One im Detail: Geschäftspartner-Stammdaten

Das folgende Material setzt das Thema fort, das wir in diesem Artikel behandelt haben: SAP Business One Stammdaten Grundlagen. Jetzt konzentrieren wir uns auf die SAP B1-Geschäftspartner-Stammdaten und setzen damit unser SAP Business One-Tutorial fort. Es handelt sich um ein Langzeitprojekt, das darauf abzielt, das ERP-System bis ins kleinste Detail zu erforschen. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie Geschäftspartner-Stammdaten in SAP Business One anlegen und verwalten können.

Bevor wir beginnen, sollten Sie wissen, dass das Firebear-Team die Möglichkeit bietet, SAP Business One mit Magento 2, Shopify und anderen Plattformen zu integrieren. Kontaktieren Sie uns für weitere Details.

SAP Business One Geschäftspartner-Stammdaten – Grundlagen

Die Geschäftspartner-Stammdaten in SAP B1 werden verwendet, um Informationen über Ihre Partner und Kunden zu organisieren. Sie sind in die folgenden drei Kategorien unterteilt:

• Lead-Daten – Informationen über Ihre potenziellen Kunden;
  Kundendaten – Informationen über Personen und Organisationen, denen Sie Ihre Produkte und
• Dienstleistungen verkaufen;
• Lieferantendaten – Informationen über Personen und Unternehmen, von denen Sie Produkte und Dienstleistungen kaufen.

Jeder Typ wird in verschiedenen Prozessen verwendet und hilft, einen strukturierten Datenfluss innerhalb des Systems zu schaffen.

Sie müssen jedoch vordefinierte Werte und Standardwerte konfigurieren, um die Verwaltung der Geschäftspartner-Stammdaten in SAP Business One zu automatisieren. Wenn Sie nicht wissen, wovon wir sprechen, folgen Sie diesem Link: SAP B1 Vordefinierte Werte und Standardwerte. Das folgende Material befasst sich mit dem Schlüsselprinzip im Zusammenhang mit der Konfiguration von vordefinierten Werten und Standardwerten. Wenn sie richtig konfiguriert sind, können Sie mit SAP Business One ERP schnell und effizient Stammdatensätze erstellen. Sie können sie sogar aus einer externen Quelle importieren und dann in Form bringen.

Das Hinzufügen neuer Geschäftspartner-Stammsätze in SAP Business One ist ebenfalls ein häufiger Vorgang, mit dem Sie den Überblick über neue Kunden und Lieferanten behalten. Im Folgenden werden wir uns auf die folgenden Aspekte dieses Prozesses konzentrieren:

• Die detaillierte Beschreibung des Geschäftspartner-Stammdatenfensters;
• Die Verwendung von Geschäftspartner-Stammdaten in anderen Bereichen von SAP Business One.

Lassen Sie uns zunächst die Geschäftspartner-Verwaltungsroutine in Verbindung mit SAP B1 behandeln. Wenn Sie das gleiche Tutorial zu SAP Business One für Artikel suchen, folgen Sie diesem Link: SAP Business One Artikelstammdaten Übersicht.

Bildschirm “Geschäftspartner-Stammdaten” in SAP Business One

Obwohl es in SAP Business One drei Arten von Geschäftspartner-Stammdatensätzen gibt – Kunde, Lead und Lieferant – haben sie eine gemeinsame Struktur. Unten sehen Sie ein entsprechendes Bild:

Wie Sie sehen können, hat das Geschäftspartner-Stammdatenbild in SAP Business One eine universelle Kopfzeile und die folgenden zehn Registerkarten:

• Allgemein;
• Kontaktpersonen;
• Adressen;
• Zahlungsbedingungen;
• Zahlungslauf;
• Buchhaltung;
• Eigenschaften;
• Bemerkungen;
• Anhänge;
• eDocs.

Jede Registerkarte ist mit denselben Kopfdaten verbunden. Sie können zusätzliche Informationen zu jedem Feld erhalten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken und “Was ist das?

Kopfzeile

Der Geschäftspartner-Stammdatenkopf in SAP Business One ist in zwei Gruppen von Feldern unterteilt. Auf der linken Seite sehen Sie einige wichtige Informationen über das Unternehmen, wie z. B. Partnercode und -status (Lead, Kunde oder Lieferant), Name und ausländischer Name, Konzern, Währung und Bundessteuer-ID. Auf der rechten Seite werden die finanziellen Aktivitäten des Geschäftspartners aufgelistet, einschließlich Kontostand, Lieferungen, Bestellungen und Opportunities. Außerdem können Sie hier zwischen Haus- und Systemwährung umschalten.

Registerkarte Allgemein

Die Registerkarte Allgemein besteht aus mehreren Abschnitten. Auf der linken Seite sehen Sie Felder wie Kundentelefonnummer, Mobiltelefonnummer, Fax, E-Mail, Website, Versandart, Passwort, Factoring-Kennzeichen, GP-Projekt, Branche und Typ. Auf der rechten Seite sind die Daten des Ansprechpartners, Bemerkungen, Vertriebsmitarbeiter, Kanalcode, Techniker, Gebiet und Sprache aufgeführt.

Im unteren Bereich werden ein Alias-Name und eine GLN angezeigt. Außerdem können Sie dort Kunden aktivieren/deaktivieren und dafür einen bestimmten Zeitraum wählen.

Registerkarte Kontaktpersonen

Auf der Registerkarte Ansprechpartner finden Sie Daten zu den Mitarbeitern Ihres Geschäftspartners, mit denen Sie zusammenarbeiten, darunter Parameter wie ID, Name, Titel, Position, verschiedene Kontaktangaben, Land und Geburtsdatum, Geschlecht, Beruf usw. Es ist möglich, das Senden von Marketinginhalten an Ihre Kontaktperson zu blockieren. Außerdem können Sie sie aktiv/inaktiv schalten und eDocs an sie senden.

Registerkarte Adressen

Auf der Registerkarte Adressen können Sie mehrere Liefer- und Rechnungsadressen erstellen.

Registerkarte Zahlungsbedingungen

Im Abschnitt Zahlungsbedingungen können Sie eine mit dem Geschäftspartner verknüpfte Preisliste definieren, einen Gesamtrabattbetrag angeben und Kredit- und Verpflichtungslimits festlegen. Sie können hier auch eine Mahnungsfrist festlegen und die automatische Buchung konfigurieren. Außerdem können Sie effektive Preis- und Rabattgruppen festlegen. Verschiedene Bank- und Kreditkartendaten des Geschäftspartners sind hier ebenfalls verfügbar.

Registerkarte Zahlungslauf

Hier können Sie Ihre Hausbank angeben, Zahlwege auswählen und weitere Parameter zur Automatisierung des Zahlungslaufs konfigurieren.

Registerkarte Buchhaltung

Die Registerkarte Buchhaltung ist in zwei Abschnitte unterteilt: Allgemein und Steuer. Im ersten Bereich können Sie die Zahlungs- und Lieferkonsolidierung ein- und ausschalten. Danach können Sie die Debitorenbuchhaltung und die Vorauszahlungen festlegen. Die Sperrung von Mahnungen und die Konfiguration anderer damit verbundener Prozesse stehen Ihnen ebenfalls zur Verfügung. Der zweite Abschnitt bietet die Möglichkeit, einen Steuerstatus für den Geschäftspartner-Stammdatensatz festzulegen und einen Steueraufschub zu aktivieren.

Registerkarte Eigenschaften

Hier werden verschiedene Geschäftspartnereigenschaften aufgelistet.

Registerkarte Bemerkungen

Auf dieser Registerkarte können Sie Bemerkungen hinzufügen.

Registerkarte Anhänge

Hier sind verschiedene angehängte Dateien, die mit einem Geschäftspartner-Stammdatensatz verbunden sind, verfügbar.

Registerkarte eDocs

Auf dieser Registerkarte können Sie verschiedene eDoc-Parameter konfigurieren.

Beachten Sie, dass die Lead-Stammdaten im Vergleich zu den beiden anderen Typen etwas eingeschränkt sind. Daher werden Kunden und Lieferanten oft unter dem Begriff “Geschäftspartner” zusammengefasst. Lassen Sie uns sehen, warum.

So verwenden Sie Kunden- und Lieferantengeschäftspartner-Stammdaten in SAP Business One

Alle Geschäftspartner erhalten eindeutige IDs, die im Feld Code des Kopfes zugewiesen werden können. Ein Partner kann jedoch gleichzeitig ein Kunde und ein Lieferant sein. Wie werden die Geschäftspartner-Stammdaten in diesem Fall verwendet?

Um Verwirrung zu vermeiden, können Sie in SAP Business One zwei Geschäftspartner-Stammdatensätze anlegen. Erstens konfigurieren Sie einen Eintrag für einen Kundentyp und zweitens für einen Lieferantentyp.

Folgen Sie den folgenden Empfehlungen, um neue, saubere Geschäftspartnercodes festzulegen. Die Stammdatencodes sind alphanumerisch. Während Artikelcodes bis zu 50 Zeichen lang sein können, sind die Geschäftspartnercodes auf 15 Zeichen begrenzt.

Beginnen Sie Kundencodes mit dem Buchstaben “C” und Lieferantencodes mit dem Buchstaben “V”. Fügen Sie dann eine bestimmte Anzahl von Nullen und eine tatsächliche Geschäftspartnernummer hinzu.

Außerdem ist es möglich, die automatische Nummerierung sowohl für Geschäftspartner als auch für Artikel zu aktivieren. Die entsprechenden Optionen finden Sie unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Belegnummerierung. Die automatische Nummerierung beschleunigt nicht nur die Erstellung neuer Datensätze, sondern ermöglicht es Ihnen auch, einheitliche Stammdatencodes zu erhalten.

Beachten Sie, dass das Feld Ausländischer Name den Firmennamen in der jeweiligen Landessprache enthalten sollte. So erhalten Sie Firmennamen, die in zwei Sprachen angegeben sind. Gleichzeitig ist es möglich, das Feld Fremder Name leer zu lassen.

Mit dem Feld Gruppe können Sie einem Kunden eine vordefinierte Kategorie zuweisen. Da es sich um eine Dropdown-Liste handelt, können Sie hier nur einen einzigen Wert angeben. Beachten Sie, dass Sie Kundengruppen definieren müssen, bevor Sie mit dieser Einstellung in den Geschäftspartner-Stammdaten arbeiten können. Es ist entweder möglich, Kundengruppen zu importieren oder neue anzulegen. So können Sie beispielsweise Kundengruppen aus Magento 2 in SAP Business One übernehmen. Die Konfiguration wird hier beschrieben: Wie man vordefinierte Werte und Vorgaben für SAP B1 Stammdaten einrichtet. Das ERP-System verwendet Gruppen für eine genauere Berichterstattung sowie für andere Verarbeitungsarten, die eine genauere Einteilung erfordern.

Im Feld Währung legen Sie die Währung fest, die SAP Business One für die Belege des Kunden verwenden soll. Es handelt sich um eine Dropdown-Liste, deren Werte daher vorkonfiguriert sein sollten. Folgen Sie dem obigen Link (im vorigen Absatz), um weitere Informationen zu erhalten, wie Sie dies tun können.

Die orangefarbenen Verknüpfungspfeile sind ein weiteres wichtiges Element auf dem Geschäftspartner-Stammdatenbild in SAP Business One. Sie befinden sich neben den Feldern auf der rechten Seite der Kopfzeile. Klicken Sie auf einen beliebigen Link, um die Belegdetails anzuzeigen, aus denen sich die Summenzahlen zusammensetzen.

Neben den Pfeilen können Sie auch die Grafiksymbole verwenden, um weitere Informationen zu erhalten. Sie befinden sich ganz rechts in der Kopfzeile. Klicken Sie auf eines dieser Symbole, um Diagramme anzuzeigen, die die Kundenaktivitäten zusammenfassen.

Sehen wir uns nun an, wie Sie die verschiedenen Registerkarten auf dem Geschäftspartner-Stammdatenbild verwenden können. Die Registerkarte Allgemein enthält eine Zusammenfassung verschiedener wichtiger Aspekte zu einem Kunden, darunter Kontaktdaten, Versandmethoden, wichtige Informationen zur Zusammenarbeit mit dem Kunden usw. Sie können hier sowohl Kunden als auch Lieferanten Gebieten zuordnen. Eine weitere Option bietet die Möglichkeit, Kunden als aktiv oder inaktiv zu kennzeichnen. Beachten Sie dabei, dass alle Geschäftspartner standardmäßig als aktiv gelten.

SAP Business One verwendet die Registerkarte Kontaktpersonen, um die Kontaktinformationen der mit dem Geschäftspartner verbundenen Personen zu speichern. Natürlich können Sie einen Standardkontakt angeben, der angezeigt wird, wenn Unternehmensinformationen angezeigt werden. Es ist möglich, einen Ansprechpartner zu entfernen, wenn er nicht mit einem Dokument verknüpft ist. Alternativ können Sie ihn auch einfach inaktiv setzen. In SAP B1 können Sie Kontakte einer E-Mail-Gruppe (einer Verteilerliste) zuordnen, so dass der Versand von E-Mails alle Kontakte erreicht, die der Gruppe zugeordnet sind.

Auf der Registerkarte “Adressen” können Sie mehrere Rechnungs- und Lieferadressen konfigurieren. Mit SAP Business One können Sie die weitere Verarbeitung von Geschäftspartnerdaten vereinfachen, indem Sie Standardkontakte festlegen. Beachten Sie, dass die auf der Registerkarte Adresse angegebene Lieferadresse auch auf der Registerkarte Logistik des Verkaufsbelegs angezeigt wird. Das Steuerkennzeichen sollte der Lieferadresse des Kunden folgen. Dies ist vor allem für die USA wichtig, da der ausgewählte Standort den Steuersatz bestimmt.

SAP Business One bietet jedoch die Möglichkeit, Regeln zur Ermittlung von Steuerkennzeichen einzurichten. Dadurch werden die entsprechenden Felder bei der Erstellung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen automatisch ausgefüllt. Das ERP-System bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Kriterien zu verwenden, z. B. eine Geschäftspartnergruppe, ein Lager, ein Bestimmungsland usw. Sie können diese Funktion unter Verwaltung/Einstellungen/Finanzen/Steuern konfigurieren.

SAP Business One verwendet die Registerkarte Zahlungsbedingungen, um die Parameter aufzulisten, die an der Berechnung des Fälligkeitsdatums von Rechnungen beteiligt sind. Außerdem können Sie im ERP-System festlegen, wie und wann die Zahlungen erfolgen sollen. Diese Funktionalität ist recht flexibel, da Sie mehrere Raten einrichten und wählen können, ob Feiertage bei der Berechnung als Werktage gelten. Darüber hinaus enthält die Registerkarte auch Informationen wie die Bank- und Kreditkartendaten des Geschäftspartners, Mahnpräferenzen, Rabatte, Priorität usw.

Die nächste Registerkarte – Zahlungslauf – enthält die für den Zahlungsassistenten erforderlichen Parameter. Konfigurieren Sie alle Felder korrekt, um Ihre tägliche Arbeit zu automatisieren.

Die Registerkarte Buchhaltung wiederum enthält die Einstellungen für das Abstimmkonto – ein Teil der Sachkontenbestimmung. Einige Felder steuern verschiedene Parameter im Zusammenhang mit dem Mahnwesen unter dieser Registerkarte. Außerdem können Sie einen Kunden einer für die Rechnungsstellung konsolidierten Gruppe zuordnen, um die Buchhaltung zu vereinfachen.

Auf der Registerkarte Eigenschaften können Sie in SAP Business One jede der 64 benutzerdefinierten Eigenschaften konfigurieren, die mit jedem Stammsatz verbunden sind. Die Definition ihrer Bedeutungen ist jedoch mit vordefinierten Werten verbunden. Der Zweck der Eigenschaften besteht darin, die Berichterstattung zu verbessern und andere Prozesse im ERP-System zu steuern. Der untere rechte Teil der Registerkarte enthält die Dropdown-Liste Sie können auch. Mit ihr können Sie verwandte Serviceabrufe, Aktivitäten, wiederkehrende Transaktionen usw. anzeigen. Alternativ können Sie hier auch eine neue Aktivität, ein Angebot, einen Auftrag oder eine Verkaufschance erstellen.

Auf der Registerkarte Bemerkungen können Sie beliebige Notizen zu Ihrem Geschäftspartner erstellen.

Auf der Registerkarte Anhänge können Sie geschäftspartnerbezogene Dateien speichern.

Beachten Sie, dass Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Geschäftspartner-Stammdatenfenster klicken können, um auf zusätzliche Funktionen zuzugreifen. In SAP Business One können Sie Sonderpreise und Katalognummern definieren sowie einen Mahnhistorienbericht und eine Bestandsbuchungsliste aufrufen.

Wie Sie die Stammdaten von Lead-Geschäftspartnern in SAP Business One verwenden

Wie bereits erwähnt, bietet der Bildschirm für Lead-Stammdaten in SAP Business One etwas andere Möglichkeiten. Wenn Sie einen potenziellen Kunden identifizieren, können Sie im ERP-System einen Lead-Stammdatensatz anlegen. Das Fenster Geschäftspartner-Stammdaten bietet einen Mechanismus zur Dokumentation und Nachverfolgung der mit diesem Lead verbundenen Vorverkaufsaktivitäten. Die folgenden Dokumente werden unterstützt:

• Kundenangebot;
• Kundenauftrag;
• Verkaufschance;
• Aktivität.

Ein Lead kann jedoch schnell zu einem Kunden werden, der ein Produkt oder eine Dienstleistung kauft. Sie müssen nur die Geschäftspartner-Stammsatzart ändern. Alle im Lead-Stammsatz angegebenen Informationen werden zusammen mit den zugehörigen Belegen in den neuen Kundendatensatz übertragen.

Es wird empfohlen, für die Stammdatencodes von Interessenten und Kunden dieselbe Nummerierungsfolge zu verwenden. So vermeiden Sie ein Durcheinander im System.

Wie synchronisiert man SAP B1 Geschäftspartner-Stammdaten mit externen Systemen?

Obwohl SAP Business One native Mechanismen für die Integration mit externen Systemen bietet, können diese nicht alle Kundendaten aus externen Systemen in neue Geschäftspartner-Stammdatensätze übertragen. Daher müssen Sie Erweiterungen von Drittanbietern verwenden, um dieses Ziel zu erreichen. Wir beschreiben hier, wie Sie SAP Business One Geschäftspartner-Stammdatensätze zwischen Magento 2 und dem ERP-System synchronisieren können: Wie man Kunden in Magento 2 mit SAP Business One synchronisiert. Sie können auch einen Connector für Shopify nutzen. Kontaktieren Sie uns, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie Sie SAP B1 Geschäftspartner-Stammdatensätze zwischen den beiden Systemen verschieben können. Wir helfen Ihnen auch bei der Integration von SAP Business One mit Ihrem Unternehmen.

Sehen Sie sich auch unsere SAP Business One Integrationslösung für Magento 2 an: