SAP Business One: Vertiefung: Die Grundlagen des SAP B1 Service Moduls

Im folgenden SAP-Tutorial führen wir Sie in das Modul SAP Business One Service ein. Sie erfahren, was die Gerätekarte ist, wie Sie Serviceabrufe erstellen, wo Sie Serviceberichte finden usw. Der Blogbeitrag beschreibt die Grundlagen des Service-Moduls in SAP Business One. Kurz gesagt, dieses Tool richtet sich an serviceorientierte Unternehmen. Es ist mit der Möglichkeit verbunden, die erbrachten Dienstleistungen auf formale Weise zu verfolgen. Das Modul ermöglicht es Händlern, die erbrachten Dienstleistungen nach bestimmten Artikeln, Seriennummern, Artikelgruppen usw. zu organisieren. Ein weiterer Zweck ist es, eine fortgeschrittene Analyse der erbrachten Dienstleistungen über ein robustes System von Berichten zu ermöglichen. Schauen wir uns also an, was das SAP Business One Service-Modul ist.

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Erste Schritte mit dem SAP Business One Service-Modul

Ihre Arbeit mit dem SAP Business One Service-Modul beginnt mit der Einrichtung von Servicevertragsvorlagen und der Festlegung der Bedingungen für die Erstellung einer Kundenequipment-Karte. Lassen Sie uns jedes Arbeitssegment einzeln untersuchen.

Service-Verträge

SAP Business One bietet standardmäßig die folgenden drei Servicevertragsvorlagen an:

• Bronze;
• Silber;
• Gold.

Sie sind jedoch nicht auf diese Vorlagen beschränkt. Gegebenenfalls können Sie benutzerdefinierte Vorlagentypen hinzufügen, um verschiedene Serviceparameter zu definieren, z. B. Abdeckung, erwartete Reaktionszeiten und Ablaufdatum.

Unten sehen Sie ein Bild einer Vorlage für einen goldenen Servicevertrag. Er unterscheidet sich von den anderen beiden Typen durch die vollständige Abdeckung, die Teile, Arbeit, Service während der Ferien usw. umfasst.

Bevor Sie eine Dienstleistung erbringen, sollten Sie Ihrem Kunden einen Vertrag zuweisen. In SAP Business One können Sie eine der vorhandenen Vorlagen verwenden, um einen neuen Vertrag zu erstellen. Alternativ können Sie ihn auch von Grund auf neu erstellen.

Sie können einem Kunden einen SAP Business One-Servicevertrag unter Service -> Serviceverträge zuweisen. Beachten Sie, dass SAP Business One drei Servicetypen anbietet, die in einem Servicevertrag festgelegt werden.

Unten finden Sie einen bestehenden Servicevertrag für einen Kunden mit den verschiedenen Servicetypen.

Wie Sie sehen können, ist das Fenster eines Servicevertrags in zwei Abschnitte unterteilt. Der Hauptteil enthält Daten zu Ihrem Geschäftspartner, die entsprechenden Vertragsdetails sowie eine Beschreibung. Darunter sehen Sie einen Abschnitt mit den folgenden Registerkarten:

• Allgemein. Hier können Sie Ihre Serviceart sowie die Vertragsart einsehen und ändern. Auch Ihre Vertragsvorlage wird auf dieser Registerkarte angegeben, zusammen mit Parametern wie Reaktionszeit und Lösungszeit;
• Artikel. Auf dieser Registerkarte können Sie Artikel hinzufügen, die mit Ihrem Servicevertrag verbunden sind.
• Erfassungsbereich. Hier können Sie die Zeiträume angeben, in denen Leistungen erbracht werden.
• Anhänge. Alle Dateien, die Ihrem Dienstleistungsvertrag beigefügt sind, werden hier gespeichert.
• Serviceabrufe. Wenn Serviceabrufe mit Ihrem Servicevertrag verknüpft sind, werden sie hier angezeigt.
• Wiederkehrende Transaktionen. Wenn Ihrem Servicevertrag und seinen Artikeln, Artikelgruppen oder Geschäftspartnern wiederkehrende Transaktionen zugeordnet sind, werden sie hier angezeigt.

Beachten Sie, dass es möglich ist, eine Standardvertragsart jederzeit zu aktualisieren. In SAP Business One können Sie die Vertragsart von einer Seriennummer in Artikelgruppen ändern, wobei die Seriennummern automatisch gelöscht werden. In diesem Beispiel müssen Sie die Artikelgruppen nach der Umstellung manuell auswählen. SAP zeigt eine entsprechende Warnung an, bevor die Änderung angewendet wird. Weitere Details finden Sie in diesem Video:

Ausrüstungskarten

Im Folgenden möchten wir Ihre Aufmerksamkeit auf die Konfiguration und Erstellung von Ausrüstungskarten im Modul SAP Business One Service lenken. Das System bietet Ihnen die Möglichkeit, die Erstellung zu automatisieren, und im Folgenden erfahren Sie, wie Sie dieses Ziel erreichen können. Gleichzeitig erfahren Sie, wie Sie alles manuell erledigen können.

Wie Sie Gerätekarten in SAP Business One konfigurieren und automatisieren

Wenn Sie Dienstleistungen für bestimmte Geräte anbieten, die Sie verkauft haben, ist Ihre Serviceart untrennbar mit Seriennummern verbunden. Folglich müssen Sie für diese Seriennummern eine Kundenequipmentkarte (CEC) erstellen. Wie wir bereits erwähnt haben, ist es möglich, diesen Prozess zu automatisieren. SAP Business One kann automatisch eine CEC erstellen, wenn Sie eine Seriennummer über eine Lieferung oder eine Ausgangsrechnung verkaufen.

Dabei gibt es jedoch eine strenge Anforderung zu beachten. Ihre Seriennummer sollte mindestens ein Attribut enthalten, das einen eindeutigen Wert pro Artikel darstellt. Sie können die erforderliche Konfiguration unter Verwaltung -> Systeminitialisierung -> Allgemeine Einstellungen -> Registerkarte Inventar -> Unterregisterkarte Artikel -> Eindeutige Seriennummer nach vornehmen.

Wählen Sie hier eines der drei Attribute aus und aktivieren Sie das Feld Auto. Ausrüstungskarte erstellen.

Sie können sogar noch weitergehende Automatisierungen vornehmen. In SAP Business One können Sie zum Beispiel eine Garantievorlage mit den Artikelstammdaten im Allgemeinen und der Registerkarte Allgemein im Besonderen verknüpfen. Folglich löst die Auslieferung einer bestimmten Seriennummer sowohl einen CEC als auch einen Servicevertrag pro Kunde aus.

Wie erstellt man Gerätekarten in SAP Business One?

Sie können Kundenequipmentkarten in SAP Business One unter dem Hauptmenü -> Service -> Equipmentkarte wie folgt erstellen:

• Geben Sie einen eindeutigen Wert in das Attribut Seriennummer ein (wie in der Systeminitialisierung definiert);
• Wählen Sie einen Artikelcode;
• Wählen Sie einen Kundencode.

Beachten Sie, dass SAP Business One 9.2+ die Möglichkeit bietet, Equipment Cards für Einkaufsbelege zu erstellen. Sie müssen nur die richtige Ausrüstungskarte unter dem Kontrollkästchen Ausrüstungsart auswählen.

Unten sehen Sie eine Ausrüstungskarte, die SAP Business One automatisch erstellt hat. Sie enthält alle Serviceverträge, bestehende Serviceabrufe, Verkaufsdaten usw.

Weitere Informationen über CEC finden Sie in dem folgenden Video:

Arbeiten mit Serviceabrufen in SAP Business One

Nachdem Sie nun die Grundlagen des Servicemoduls von SAP Business One – Serviceverträge und Gerätekarten – beherrschen, möchten wir Ihre Aufmerksamkeit auf die SAP B1-Serviceabrufe lenken. Betrachten Sie diese als ein Werkzeug, das ein Ereignis darstellt, bei dem ein Kunde oder Lieferant Sie kontaktiert, um einen Service anzufordern, und das Sie zu Überwachungszwecken aufzeichnen.

In SAP Business One besteht ein Serviceabruf normalerweise aus den folgenden Parametern:

• CEC;
• Die Zeit, zu der er geöffnet und geschlossen wurde;
• Ein Benutzer, der den Abruf bearbeitet hat;
• Die Zeit, die zur Lösung des Problems benötigt wurde.

Beachten Sie, dass es möglich ist, eine Aktivität, wie z. B. eine Erinnerung für eine Wiedervorlage, mit einem Serviceabruf zu verknüpfen. Außerdem können Sie die bereitgestellte Lösung aufzeichnen und alle zusätzlichen Kosten auflisten.

Um Serviceabrufe in SAP Business One zu erstellen, gehen Sie zu Service -> Serviceabruf und folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie einen Kunden oder Lieferanten aus:
   1. Das System prüft die Kredithistorie und den Vertrag des Kunden;
   2. Wenn kein Vertrag vorhanden ist, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
2. Geben Sie einen Artikel und eine Seriennummer an.
3. Wählen Sie den Betreff des Anrufs.
4. Geben Sie allgemeine Informationen ein, z.B. eine Problemart (optionaler Schritt).
5. Weisen Sie die Anfrage einem Benutzer oder einer Warteschlange zu. Standardmäßig ordnet SAP ihn Ihnen zu.

Unten sehen Sie ein Beispiel für einen bestehenden Serviceabruf. Das System ermöglicht es Ihnen, weitere Informationen hinzuzufügen, einschließlich Bemerkungen und zugehörige Dokumente.

Sie können die empfohlenen Lösungen nutzen, um Ihren Serviceaufruf zu vereinfachen. Drücken Sie die Schaltfläche Empfohlen auf der Registerkarte Lösungen, um bereits verwendete Lösungen aus der Wissensdatenbank anzuzeigen.

Im folgenden Video erfahren Sie mehr über die Feinheiten von SAP B1-Serviceabrufen:

SAP Business One Service-Berichte

Das Modul SAP Business One Service liefert verschiedene Serviceberichte, mit denen Sie das Serviceniveau Ihrer Manager überwachen und analysieren können. Mit dem System können Sie Berichte nach Parametern wie Benutzer oder Antworttyp erstellen. Sie können auch die durchschnittliche Bearbeitungszeit, offene Anfragen und überfällige Anfragen anzeigen. Die folgenden Serviceberichte stehen Ihnen in SAP Business One zur Verfügung:

• Serviceabrufe – dieser Bericht zeigt alle Serviceabrufe innerhalb der Auswahlkriterien an: Abruf-ID, Seriennummer, Kunden- und Artikelinformationen, Betreff, Erstellungsdatum;
• Serviceabrufe nach Warteschlange – dieser Bericht ähnelt dem obigen Bericht mit Ausnahme des einzigen Parameters – er ist nach Warteschlange gruppiert;
• Antwortzeit nach Zugeordnetem – dieser Bericht gruppiert Daten nach Benutzer, Antworttyp, Anruf-ID, Zeit in der Warteschlange;
• Durchschnittliche Schließungszeit – dieser Bericht ist mit abgeschlossenen Serviceabrufen, Schließungszeit und Schließungsdatum verbunden;
• Servicevertrag – dieser Bericht zeigt alle Serviceverträge mit ihrem Typ und Status an;
• Customer Equipment Card – dieser Bericht zeigt alle CEC mit Kundennamen, Seriennummernattributen, Artikelcode, Kontaktperson und Status an;
• Service Monitor – dieser Live-Bericht zeigt eine Grafik der offenen und überfälligen Serviceabrufe an;
• Meine offenen Serviceabrufe – dieser Bericht enthält alle offenen Serviceabrufe, die vom aktuellen Benutzer bearbeitet wurden;
• Meine überfälligen Serviceabrufe – dieser Bericht enthält alle überfälligen Serviceabrufe des aktuellen Benutzers.

SAP Business One Service Mobile Anwendung

Das Modul SAP Business One Service bietet über eine mobile Schnittstelle Zugriff auf die Serviceverträge der Kunden, offene Serviceabrufe und andere wichtige Aspekte des Service-Moduls. Die entsprechende App können Sie kostenlos für Ihr Smartphone erhalten. Sie zeigt nicht nur offene Serviceabrufe an, sondern auch Kundenstammdaten, Servicekontakte, Analysen, Berichte usw.

Nach der Installation der App konfigurieren Sie diese ordnungsgemäß auf dem mobilen Gerät und in SAP Business One. Auf diese Weise stellen Sie vor allem sicher, dass die Verbindung sicher ist.

Die erweiterten Funktionen der App decken Bereiche wie Aufgabenlisten, Genehmigungen, Artikel, Preise und Lagerdaten ab. Außerdem können Sie damit Artikel, Geschäftspartner, Verkaufschancen, Angebote, Kundenaufträge usw. erstellen.

Wie lässt sich SAP Business One mit externen Systemen integrieren?

Wie Sie sehen, stellt SAP Business One zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung, die Ihnen helfen, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Sie können sogar die Dienstleistungen kontrollieren, die Ihr Unternehmen anbietet. Obwohl Ihnen auch verschiedene Integrationslösungen zur Verfügung stehen, sind diese Werkzeuge recht begrenzt. Leider ist die automatische Integration mit E-Commerce-Plattformen eine fragwürdige Aufgabe.

Um die Standardmöglichkeiten zu erweitern und die fehlende Funktionalität zu erhalten, können Sie auf Lösungen von Drittanbietern zurückgreifen, die SAP-Integrationen mit den wichtigsten E-Commerce-Plattformen ermöglichen. Unser Team bietet zum Beispiel Integratoren für Magento 2 und Shopify an. Zögern Sie nicht, uns für weitere Informationen über die Integration von SAP Business One in Ihr Unternehmen zu kontaktieren.

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