SAP Business One Vertiefung: Analytik (SAP HANA Analytics, Pervasive Analytics, KPIs, Interaktive Analyse)

Im folgenden Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über SAP HANA Analytics, erläutern, wie Sie den Pervasive Analytics Designer verwenden, was Sie mit der interaktiven Analyse von SAP B1 tun können und wie Sie Excel-Berichte und Lumira nutzen können. Mit SAP Business One müssen Sie nicht mehr Dutzende von separaten Berichten prüfen. Stattdessen bietet das System die Möglichkeit, ein Cockpit mit Dashboards zu nutzen, die Ihr Unternehmen charakterisieren. So können Sie beispielsweise den Wert der Vertriebspipeline, die 10 wichtigsten Leads nach Größe des Geschäfts, zusammenfassende Informationen aus Berichten aus mehreren Modulen, wichtige Leistungsindikatoren für die Gesundheit des Unternehmens usw. anzeigen.

Grundlagen der SAP HANA-Analytik

SAP HANA ist eine Datenbank, die SAP Business One zugrunde liegt. Sie ist so strukturiert, dass sie für Analysen und schnelle Berichte geeignet ist. SAP HANA nutzt zwei Datenschemata: die traditionelle zeilenorientierte Datenspeicherung und das spaltenorientierte Datenschema (bessere Transaktionsverdichtung). Die Kombination der Ansätze führt zu höchstmöglicher Effizienz in den entsprechenden Geschäftsprozessen.

SAP Business One nutzt semantische Schichten, um eine gemeinsame Definition von Geschäftsobjekten zu ermöglichen. Diese Erweiterung wird im Reporting und in der Analytik genutzt. Darüber hinaus ist die gesteigerte Performance der SAP HANA-Datenbank Gegenstand aller SAP Business One Reporting-Tools:

• Microsoft Excel Pivot-Tabellen;
• Pervasive Analytics Dashboards und KPIs;
• Excel-Berichte;
• SAP Lumira;
• Crystal Reports.

Verschiedene semantische Ebenen enthalten Geschäftsmodelle, die in der Analytik verwendet werden und über den eigentlichen Daten liegen. Beachten Sie, dass die Schichten Ansichten bereitstellen, mit denen Sie die Daten bearbeiten können, wenn Sie interaktive Berichte, Dashboards und KPIs erstellen. Obwohl es in SAP Business One standardmäßig eine feste Anzahl von Ansichten gibt, können Sie bei Bedarf zusätzliche Ansichten erstellen.

Die Standardansichten können jedoch ausreichend sein. Eine weitere gute Nachricht ist, dass man nicht wissen muss, wie man die Ansichten erstellt oder verwaltet, um sie für die Berichterstattung zu nutzen. Sie müssen nur die richtige Ansicht auswählen, um ein Dashboard, einen KPI oder einen Bericht zu erstellen.

SAP Business One bietet die folgenden zwei Kategorien von Sichten an:

• Analytische Ansichten – Daten aus Transaktionen wie Ausgangsrechnungen oder Kostenstellenbuchungen;
• Berechnungsansichten – Daten aus mehreren Transaktionstabellen oder Geschäftsbereichen.

SAP Business One Pervasive Analytics Designer

SAP Business One bietet mit dem Pervasive Analytics Designer ein leistungsstarkes und gleichzeitig einfach zu bedienendes Analysewerkzeug. Die Lösung bietet die Möglichkeit, Key Performance Indicators (KPIs) und zwei Dashboard-Typen zu erstellen und zu bearbeiten: Pervasive und Advanced. Alle Informationen, die in den entsprechenden Fenstern verfügbar sind, erscheinen in Ihren Cockpits.

Sie können mit dem Pervasive Analytics Designer wie folgt beginnen:

• Klicken Sie auf das Symbol Pervasive Analytics Designer in der Symbolleiste;
• Verwenden Sie die Schaltflächen zum Erstellen neuer KPIs oder Dashboards auf der linken Seite;
• Verwenden Sie die drei Spalten rechts neben den Schaltflächen, um die vorhandenen KPIs, Pervasive Dashboards und erweiterten Dashboards anzuzeigen.

Beachten Sie, dass Sie in SAP Business One jedes der vorhandenen Objekte öffnen können, um seine Definition anzuzeigen oder Änderungen vorzunehmen. Klicken Sie einfach auf den Namen des Objekts, um die Bearbeitung zu starten. Es ist auch möglich, ein beliebiges Objekt aus der Liste zu entfernen.

Wie man ein durchdringendes Dashboard erstellt

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie ein durchgängiges Dashboard in SAP Business One erstellen können. Nehmen wir an, dass ein Dashboard erstellt werden soll, das den potenziellen Wert und den Geschäftspartner anzeigt, die mit den wichtigsten Verkaufschancen in der Pipeline verbunden sind. Öffnen Sie den Pervasive Analytics Designer, wählen Sie die Option zum Erstellen eines Dashboards, und folgen Sie den unten beschriebenen Schritten:

Wählen Sie eine Datenquelle

Die allererste Interaktion mit dem Dashboard besteht darin, die Datenquelle auszuwählen. Sie können dies im Dashboard tun, indem Sie auf das Symbol klicken. SAP Business One bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Abfragen, die Berechnungsansicht oder die analytische Ansicht als Datenquelle zu wählen.

Nachdem Sie auf eine Datenquelle in der Liste geklickt haben, zeigt SAP Business One deren Definition zusammen mit den Ergebnissen an.

Wählen wir die analytische Ansicht für Verkaufschancen. Der obere Teil des Bildschirms zeigt die Select-Anweisung. Die Tabelle unten zeigt die Ergebnisse an.

Grundeinstellungen für das Dashboard

Wenn die Datenquelle ausgewählt ist, müssen Sie nun die Grundeinstellungen festlegen.

Wählen Sie die Kennzahlen (Zahlen wie Mengen, Beträge und Preise) und Dimensionen (Datenelemente mit Attributen, wie z. B. Geschäftspartner). Danach erstellt SAP Business One ein Diagramm im Fenster rechts neben der Registerkarte Grundeinstellungen. Nun können Sie den Diagrammtyp ändern.

Dashboard-Aktionen

Was pervasive Dashboards so großartig macht, ist die Möglichkeit, Aktionen hinzuzufügen. So ist es beispielsweise möglich, den Start einer Unternehmenssuche über ein Dashboard zu automatisieren. Öffnen Sie ein Stammdatenfenster, ein Dokumentenfenster oder ein erweitertes Dashboard mit zusätzlichen Analysen. Für ein Diagramm, das Kunden mit Opportunities anzeigt, bietet SAP Business One die Möglichkeit, eine Unternehmenssuche zu starten oder vom Diagramm aus zum Geschäftspartnerstamm zu gehen.

Jetzt können Sie Aktionen für ein übergreifendes Dashboard einrichten. Wählen Sie einen Link, um Aktionen aus der Dashboarddefinition heraus hinzuzufügen. Sie können aus vier Arten von Aktionen wählen:

• SAP Business One-Fenster öffnen – zeigt ein Stammdaten- oder Dokumentenfenster aus dem Dashboard an.
• Enterprise Search auslösen – initiiert die Enterprise Search für einen in die Suche eingegebenen Stammdatenwert.
• Erweitertes Dashboard öffnen – öffnet ein Dashboard, das als zusätzliches Cockpit dient.
• Mit SAP Business One-Fenster verknüpfen – bettet das Dashboard als permanenten Link zu einem Stammdaten- oder Transaktionsfenster ein. Auf diese Weise wird die Anzeige eines bestehenden Stammdaten- oder Dokumentenfensters um das entsprechende Diagramm auf der rechten Seite erweitert.

Im Folgenden wird erläutert, wie Sie eine Aktion für ein Pervasive Dashboard einrichten, um eine Enterprise Search zu starten:

1. Nachdem Sie die Einstellungen für das Dashboard festgelegt haben, verwenden Sie den Link im selben Fenster, um Aktionen zu erstellen oder zu bearbeiten. Der Link zeigt die Anzahl der Aktionen an, die mit dem Dashboard verbunden sind. Wenn Sie jedoch auf den Link klicken, erhalten Sie eine Liste aller vorhandenen Aktionen. Außerdem finden Sie eine Schaltfläche zum Erstellen neuer Aktionen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen, um das Fenster Aktion bearbeiten (Dashboard) zu öffnen.
3. Wählen Sie den Aktionstyp aus, den Sie zu Ihrem Dashboard hinzufügen möchten.
4. Geben Sie einen Namen für Ihre Aktion ein (wird im Cockpit angezeigt).
5. Richten Sie die Datenbindung ein, um Werte aus dem Dashboard an die Aktion zu übergeben, die Sie starten möchten.

Beachten Sie, dass der Datenbindungsbereich je nach gewähltem Aktionstyp stark variiert. Wenn Sie eine Aktion zum Starten eines SAP Business One-Fensters einrichten, benötigen Sie das Feld mit den Werten, die Sie aus dem Diagramm übergeben möchten, sowie ein Feld, an das Sie die Werte übergeben. Felder und Werte variieren jedoch erheblich.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Berechtigungen. Wenn ein Benutzer den Inhalt eines Dashboards sehen möchte, aber keine entsprechende Berechtigung hat, wird nichts angezeigt.

Wie man erweiterte Dashboards erstellt

Wie bereits erwähnt, bietet SAP Business One zwei Dashboardtypen: durchgängige und erweiterte Dashboards. Lassen Sie uns ein paar Worte über den zweiten Typ verlieren.

Ein erweitertes Dashboard ist ein zusätzliches Cockpit, das mehrere pervasive Dashboards und KPIs enthält. Folglich können Sie ein erweitertes Dashboard von einem pervasiven Dashboard oder einem KPI-Widget aus starten, um schnellen Zugriff auf erweiterte Geschäftsanalysen in mehreren zusammenhängenden Diagrammen und KPIs zu erhalten und so zusätzliche Erkenntnisse zu gewinnen.

Trotz der möglichen Komplexität erweiterter Dashboards ist deren Erstellung äußerst einfach:

• Rufen Sie den Pervasive Analytics Designer auf;
• Wählen Sie die Option zum Erstellen eines erweiterten Dashboards;
• Benennen Sie Ihr neues erweitertes Dashboard;
• Fügen Sie pervasive Dashboards und KPI-Widgets hinzu.
• Fügen Sie bei Bedarf mehr als eine Seite hinzu (jede Seite benötigt einen Namen);
• Fügen Sie bei Bedarf Filter hinzu, um die Auswahl an durchdringenden Dashboards innerhalb des erweiterten Dashboards einzuschränken;
• Speichern Sie Ihr erweitertes Dashboard;
• Richten Sie eine Aktion in einem pervasiven Dashboard oder KPI ein, um Ihr neues erweitertes Dashboard zu starten.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von pervasiven und erweiterten Dashboards in SAP Business One finden Sie in diesem Video:

Wie erstellt man einen Key Performance Indicator (KPI)?

In SAP Business One erhalten Sie eine Reihe von vordefinierten KPI-Cockpit-Widgets, die verschiedene kritische Erfolgsfaktoren in einem Unternehmen widerspiegeln. Sie veranschaulichen zum Beispiel so wichtige Aspekte wie Umsatzziele und Gewinnmargen.

Die Verwendung von KPIs ist mit zwei Vorteilen verbunden. Erstens können Sie mit Hilfe der Standardmittel jederzeit den Fortschritt bei der Erreichung der strategischen Ziele Ihres Unternehmens überprüfen. Zweitens können Sie beliebige benutzerdefinierte KPIs erstellen, um die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Normalerweise bestehen KPIs aus den folgenden Elementen:

• Name;
• Wert (Farben werden verwendet, um die Leistung anzuzeigen);
• Datumsbereich;
• Trend (Farben werden verwendet, um die Leistung anzuzeigen).

Diese Informationen reichen aus, um den Fortschritt bei der Erreichung der strategischen Ziele Ihres Unternehmens zu überprüfen. Der zweite Vorteil wird im Folgenden beschrieben. Nehmen wir an, dass Sie einen benutzerdefinierten KPI zur Messung überfälliger Lieferungen erstellen müssen:

• Das Ziel des KPI ist es, die überfälligen Lieferungen auf 1 oder 0 pro Monat zu reduzieren;
• Außerdem soll eine Warnung ausgegeben werden, wenn das Ziel mit einer Spanne von 2-5 pro Monat erreicht wird;
• Die Messung sollte monatlich durchgeführt werden.

Um diesen benutzerdefinierten KPI in SAP Business One zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Bestimmen Sie, was Sie messen möchten;
2. Geben Sie eine Abfrage oder Ansicht als Datenquelle an;
3. Vergeben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihren KPI;
4. Wählen Sie die Basismessgröße für Ihren KPI.
5. Wählen Sie die Basisdimension für Ihren KPI.
6. Legen Sie fest, wie Sie über das Ziel (ob es erreicht wurde oder nicht) und die Entwicklung in die richtige Richtung informiert werden sollen.
7. Legen Sie ein Farbschema zur Darstellung des Fortschritts fest.
8. Konfigurieren Sie weitere zusätzliche Optionen.

Wie man KPI erstellt und benennt

Sie können Ihre benutzerdefinierten KPIs in SAP Business One wie folgt erstellen und benennen:

• Öffnen Sie den Pervasive Analytics Designer;
• Wählen Sie die Option zum Erstellen eines KPIs;
• Geben Sie auf der Registerkarte Einstellungen einen Namen für den KPI an;
• Geben Sie eine Beschreibung ein.

So wählen Sie eine Basiskennzahl für KPI aus

In der KPI-Definition können Sie alle vorhandenen benutzerdefinierten Abfragen, analytischen Ansichten und Berechnungsansichten anzeigen. Sie können diese auch als Basis für Ihren KPI auswählen:

• Öffnen Sie die Abfrage oder den View;
• Ziehen Sie eine Kennzahl aus der Datenquellendefinition per Drag-and-Drop in das erste Feld im Bereich KPI-Wert festlegen;
• Verwenden Sie die Dropdown-Box, um die entsprechende Einheit auszuwählen.

Um dem obigen Beispiel zu folgen, benötigen wir eine Abfrage, die die tatsächlichen Liefertermine mit den erwarteten Lieferterminen vergleicht. Dies wird unsere Datenquelle sein. Wählen Sie die Kennzahl Anzahl, um die Anzahl der Lieferungen zu ermitteln, bei denen das tatsächliche Datum später als das erwartete war. Beachten Sie, dass es nicht notwendig ist, Einheiten für solche KPIs zu verwenden. Wenn es jedoch notwendig ist, die Anzahl der verspäteten Tage zu zählen, geben Sie als Einheit Tag an.

Wie wählt man eine Basisdimension für KPI aus?

Sie können eine Dimension für Ihren KPI aus derselben Abfrage auswählen:

1. Öffnen Sie die Abfrage oder Ansicht;
2. Ziehen Sie eine Dimension aus der Datenquellendefinition per Drag-and-Drop in das erste Feld im Bereich KPI-Wert festlegen;
3. Verwenden Sie die Dropdown-Box, um die Granularität der Dimension auszuwählen.

Da unser Ziel darin besteht, zu messen, ob wir alle erwarteten Liefertermine innerhalb eines Monats eingehalten haben, müssen Sie die Dimension Erwartetes Lieferdatum und aus dem Dropdown-Menü den Monat auswählen.

So legen Sie Ziele und Trends für KPI fest

Nachdem die Basismessgröße und die Dimension für Ihren KPI konfiguriert sind, können Sie Ziele und Trends konfigurieren. Je nach Art Ihres KPIs werden Trends als Verbesserung betrachtet, wenn die Zahl steigt oder fällt. Sie legen den Zeitraum fest, mit dem Sie die aktuellen Ergebnisse vergleichen – diesen Monat mit dem letzten Monat oder diesen Monat mit demselben Monat des Vorjahres.

Sie können diese und andere Einstellungen für KPIs auf der Registerkarte Werteinstellungen konfigurieren:

• KPI-Zielbeschreibung – hilft dem Betrachter, das Ziel zu verstehen;
• Ziel – ein numerischer Wert für die ausgewählte Einheit der Maßnahme;
• Trend – Vergleich mit dem vorangegangenen Zeitraum oder mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres (Monat für Monat oder Monat für Monat);
• Kleiner ist besser – dieses Kontrollkästchen gibt an, ob es sich bei der Zielvorgabe eher um eine kleinere
• Zahl als um eine größere handelt.

Mithilfe der Bereiche Advanced Goal und Advanced Trend können Sie Ihre KPIs noch weiter anpassen. Es ist möglich, KPIs auf andere KPIs aufzusetzen. Verwenden Sie das Kontrollkästchen Interim, um die entsprechende Funktion ein- oder auszublenden.

Sie können auch Filter für Ihre KPIs konfigurieren (siehe das Video unten).

Einstellen von Farben für KPI zur Darstellung des Fortschritts

In SAP Business One können Sie wählen, welche Farben Sie für die Anzeige verwenden möchten. Sie können auch eine Farbe pro Bereich festlegen. Folgen Sie diesen Schritten, um Farben für KPIs festzulegen, die den Fortschritt in SAP B1 widerspiegeln:

• Klicken Sie auf den Link Statusanzeige;
• SAP leitet Sie zu dem System weiter, in dem Sie die Farben konfigurieren können;
• Legen Sie Farbbereiche auf der Grundlage von Werten oder Verhältnissen fest;
• Legen Sie Bereiche fest und wenden Sie Farben auf diese an.

Beachten Sie, dass dies nur die Grundlagen für die Erstellung und Verwaltung von KPIs in SAP Business One sind.

Weitere Informationen zur Erstellung von KPIs finden Sie weiter unten:

SAP Business One Interaktive Analyse

Wie bereits zu Beginn dieses Artikels erwähnt, bietet die SAP Business One Version für SAP HANA zusätzliche Vorteile, wenn es um Berichte geht. Es steht Ihnen die Excel-basierte Interaktive Analyse zur Verfügung. Dieses Tool übernimmt Daten direkt aus der SAP HANA-Datenbank in Echtzeit und verwendet vordefinierte semantische Schichten, um eine Reihe von Berichten zu erstellen, die verschiedene Datentypen kombinieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Interaktiven Analyse ist, dass dieses System vollständig in Microsoft Excel integriert ist. Sie arbeiten also in einer vertrauten Benutzeroberfläche und nutzen Ihre vorhandenen Kenntnisse, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Da das Tool eine Pivot-Tabelle von MS Excel nutzt, können Sie angeben, welche Felder einbezogen werden sollen, wie der Bericht gefiltert werden soll und welche visuelle Darstellung er erhalten soll.

Wenn Sie mit Pivot-Tabellen vertraut sind, müssen Sie nur zum Hauptmenü von SAP Business One gehen und Interaktive Analyse wählen. Danach wählen Sie den Bereich aus, den Sie untersuchen möchten. Das System wird die Daten visualisieren.

Weitere Informationen über SAP Business One Interactive Analysis finden Sie im folgenden Video:

Excel-Berichte

Neben der Interaktiven Analyse erhalten Sie in SAP Business One auch Excel-Berichte. Allerdings ist die Version für SAP HANA erforderlich. Das Tool analysiert Live-Daten aus der SAP HANA-Datenbank unter Verwendung vordefinierter semantischer Schichten. Da die Excel Reports-Funktionalität vollständig in Microsoft Excel integriert ist, können auch Anwender ohne technische Kenntnisse damit individuelle Berichte erstellen. Die vordefinierten Excel-Berichte sind in SAP Business One unter Werkzeuge → Excel-Berichte und Interaktiver Analyse-Designer verfügbar. Sie können hier auch neue Berichte erstellen. Weitere Informationen zu SAP Business One Excel Reports finden Sie weiter unten:

Lumira

SAP Lumira ist ein weiteres nützliches Werkzeug für erweiterte Analysen. Mit ihm können Sie Ihre Daten interaktiv visualisieren und Storyboards und Infografiken erstellen. Auf der Startseite der App wird eine Grafik angezeigt, die den wichtigsten Arbeitsablauf in Lumira skizziert: Datenerfassung und -anreicherung, Erstellung von Visualisierungen, gemeinsame Nutzung von Daten im Team. Beachten Sie, dass Sie über das entsprechende Datensymbol schnell zu jedem Schritt navigieren können.

Der SAP Lumira-Arbeitsablauf umfasst die folgenden Schritte:

• Geben Sie die SAP Business One-Daten an, mit denen Sie arbeiten möchten.
• Bereinigen und verbessern Sie sie, indem Sie berechnete Spalten hinzufügen, Datensätze zusammenführen oder anhängen, die Aggregation der Kennzahlen ändern usw.
• Erstellen Sie Visualisierungen, die Ausreißer, Trends und andere Erkenntnisse hervorheben.
• Verwenden Sie eine Galerie, um einen Diagrammtyp für die Visualisierung der Daten auszuwählen.
• Kombinieren Sie Visualisierungen in Storyboards.
• Teilen Sie die Daten mit anderen in der Cloud.

Es ist wichtig zu erwähnen, dass SAP Lumira die Verwendung von SAP B1-Daten und entsprechenden Partner-Add-ons einschränkt.

Weitere Informationen über SAP Lumira finden Sie in diesem Video:

Wie man SAP Business One mit externen Systemen integriert

Wie Sie sehen können, ist SAP Business One eines der leistungsfähigsten ERP-Systeme. Es bietet sogar enge Verbindungen mit externen Tools, wie z. B. Microsoft Excel. Die Integration mit E-Commerce-Plattformen ist jedoch eine fragwürdige Aufgabe. Aber die fehlende Funktionalität zu erhalten, ist kein Problem mehr. Sie können leicht Tools für die SAP-Integration mit E-Commerce-Plattformen finden, einschließlich Magento 2 und Shopify. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen über die Integration von SAP Business One in Ihr Unternehmen und prüfen Sie unsere SAP Business One Integrationslösung für Magento 2.