SAP Business One im Detail: Grundlagen der Stammdaten

Im folgenden Artikel gehen wir auf das Rückgrat aller Abläufe in SAP Business One ein – die Stammdaten. Das entsprechende Element des ERP-Systems ermöglicht es Ihnen, die Informationen über Ihre Partner, Kunden und Produkte anzupassen und möglichst effizient zu speichern. Das folgende Material beleuchtet die Verwendung von Stammdaten in SAP Business One, einschließlich der Prozesse zur Erstellung und Verwaltung von SAP-Stammdaten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie vordefinierte Werte und Standardwerte für Stammdaten in SAP Business One einrichten können. Da es sich bei der Erstellung von Geschäftspartner- und Artikelstammdaten um einen komplexen Prozess handelt, gehen wir in zwei separaten Artikeln speziell auf diesen Prozess ein.

Bevor wir beginnen, sollten Sie wissen, dass das Firebear-Team die Möglichkeit bietet, SAP Business One mit Magento 2, Shopify und anderen Plattformen zu integrieren. Kontaktieren Sie uns für weitere Details.

Grundsätze zur Verwendung von SAP Business One-Stammdaten

Die richtige Verwendung von Stammdaten ist die wichtigste Voraussetzung, wenn Sie Ihre SAP Business One-Integration voll ausschöpfen wollen. Unabhängig davon, welche Plattform Sie verwenden – Magento 2, Shopify, Shopware, was auch immer – das Prinzip ist immer dasselbe: Sie haben Partner, die in drei Gruppen unterteilt sind (Kunden, Lieferanten und Leads), Artikel, die im Bestand gespeichert sind, und Sachkonten, die bei der Buchung von Transaktionen verwendet werden. In SAP Business One können Sie diese über spezifische Stammdatensätze speichern. Jedes Mal, wenn ein neuer Beleg im System erstellt wird oder andere Aktionen stattfinden, stellt die Software mit Hilfe dieser Einträge viele der benötigten Informationen bereit.

Gleichzeitig sind die Stammdaten für vordefinierte Werte und zahlreiche Einstellungen verantwortlich, die automatisierte Assistenten zur Einrichtung der Zahlungsabwicklung, des Mahnwesens und der Materialbedarfsplanung verwenden.

Während die voreingestellten Steuerkonten von Lieferanten, Kunden und Artikeln als Stammdaten gelten, sind weitere Informationen erforderlich, um die zugehörigen Transaktionen zu beschreiben. Hier kommen die Transaktionsdaten ins Spiel. Sie beschreiben Aktionen, die auf Stammdatensätze angewendet werden, wie z. B. die Erstellung einer Bestellung für einen bestimmten Lieferanten.

Dokumente in SAP Business One können ihrerseits Informationen enthalten, die mit einer Reihe von Stammdatensätzen verbunden sind. Stellen Sie sich eine Bestellung vor, die aus mehreren Artikeln, der Versandadresse des Lagers, der Zahlungsmethode und verschiedenen Kontaktinformationen besteht. In den Bewegungsdaten wird beschrieben, was mit diesen Informationen geschehen soll.

Warum sollten Sie also Stammdaten richtig einrichten? Die Antwort liegt auf der Hand: Sie vereinfachen alle weiteren Aktionen, die in SAP Business One stattfinden. Die richtige Einrichtung steigert die Effizienz Ihrer täglichen Arbeit erheblich. Korrekt konfigurierte Stammdaten reduzieren die Komplexität der Dokumentenerstellung auf die Bestätigung, dass die aktuellen Informationen korrekt sind.

Andererseits stören ungenaue Stammdaten die Geschäftsprozesse und können zu schwerwiegenden Konsequenzen und finanziellen Verlusten führen. Lassen Sie uns sehen, wie Sie Stammdaten in SAP Business One nutzen können, um dieses Szenario zu vermeiden.

SAP B1-Stammdatensätze

Geschäftspartner und Artikel sind die beiden Hauptkategorien der Stammdaten von SAP Business One. Die Kategorie Geschäftspartner wiederum ist in die folgenden drei Gruppen unterteilt:

• Lead-Daten werden verwendet, um Ihre potenziellen Kunden zu beschreiben – verschiedene Personen und Organisationen in der Vertriebspipeline. Solche Datensätze bilden den Hintergrund für Vertriebs- und Marketingkampagnen. Wenn ein Lead seinen ersten Kauf tätigt, überträgt das System ihn in die neue Dimension – Kunden.
• Kundendaten werden verwendet, um Personen und Organisationen zu unterscheiden, mit denen Sie beim Verkauf von Produkten und Dienstleistungen zusammenarbeiten. Die entsprechenden Datensätze sind Teil der Dokumente, die mit der Bearbeitung und Erfüllung von Aufträgen zusammenhängen.
•  Die Lieferantendaten wiederum sind mit den Personen und Organisationen verbunden, von denen Sie Produkte und Dienstleistungen kaufen. Sie sind an der Erstellung von Dokumenten im Zusammenhang mit dem Einkauf, der Annahme von Lieferungen und der Verarbeitung von Zahlungen an Lieferanten beteiligt.

Weitere Stammdatentypen sind Ressourcen, Anlagevermögen, Seriennummern usw. Auch sie werden wir im Rahmen Ihres SAP Business One In-depth Review näher beleuchten. Kehren wir nun zu unserem Hammel zurück.

Da Datensätze, die mit Leads, Kunden und Lieferanten verbunden sind, immer ähnlich sind, verwendet SAP Business One ein gemeinsames Fenster für jede Datensatzart. Der Bildschirm Geschäftspartner-Stammdaten sieht wie folgt aus:

Wie Sie sehen können, befinden sich alle grundlegenden Informationen in der Kopfzeile, einschließlich des Geschäftspartnernamens, der Gruppe, der Währung, der Steuernummer, des Kontosaldos, der Aufträge und der Kategorie (Lead, Kunde oder Lieferant). Darunter befinden sich mehrere Registerkarten, auf denen verschiedene Geschäftspartnerinformationen angezeigt werden. Wir werden sie alle in einem anderen Artikel genauer beschreiben.

Das Fenster mit den Artikelstammdaten hat ein sehr ähnliches Erscheinungsbild: der Kopfbereich mit den grundlegenden Informationen und die Registerkarten darunter. SAP Business One verwendet Artikelstammdaten, um Angebote, Bestellungen, Stücklisten und Dokumente zu erstellen, die für den Warenverkehr in und aus Ihrem Unternehmen erforderlich sind. So sieht ein Artikelstammdatenbild aus:

SAP Business One verwendet Artikeldatensätze, um die folgenden Informationen zu speichern:

• wie der Artikel gekauft oder verkauft werden kann;
• den Artikelpreis;
• den Lagerbestand;
• die Prognose oder den Plan für den Artikelkauf.

Das ERP-System bietet umfassende Flexibilität für Artikelstammdaten, indem es einen bidirektionalen Prozess unterstützt. Während einige Artikel von Ihrem Unternehmen verkauft werden, können die anderen gekauft werden. Gleichzeitig kann es sich bei einigen von ihnen um Anlagevermögen handeln, das nur für Buchhaltungszwecke erfasst wird. Mit SAP Business One können Sie alle diese Artikel über dieselbe Schnittstelle verwalten.

Es ist auch erwähnenswert, dass es Situationen gibt, in denen Sie Stammdatensätze nicht löschen können. Wenn sie an einer Buchhaltungs- oder Inventartransaktion beteiligt sind, können Sie sie nicht aus dem System entfernen. Außerdem sind alle Partner und Artikel, die mit einem Kundenauftrag verbunden sind, ebenfalls geschützt.

Im Bereich des Anlagevermögens ermöglicht SAP B1 die automatische Berechnung und Buchung von Abschreibungsbuchungen über mehrere Geschäftsjahre hinweg. Darüber hinaus bietet das System die notwendigen Mittel, um Prognoseberichte über den künftigen Wert der einzelnen Anlagen zu erstellen.

Vordefinierte Werte und Standardwerte

Lassen Sie uns nun untersuchen, wie Sie Stammdatensätze in SAP Business One optimieren können. Die Daten, die Dropdown-Listen füllen und in jedem Fenster standardmäßig angezeigt werden, sind mit vordefinierten Werten und Standardwerten verknüpft. Erstere sind mit Ländern, Lieferanten, Kunden, Zahlungsbedingungen, Artikeln usw. verbunden. Vordefinierte Werte beschreiben also Informationen, die immer wieder in Stammdatensätzen auftauchen und aus Sicht der Berichterstattung und Automatisierung entscheidend sind.

Das Hinzufügen von vordefinierten Werten ist so einfach wie das Auswählen von Neu definieren, wenn die Dropdown-Liste geöffnet ist.

Alternativ ist es möglich, den entsprechenden Menüpunkt unter Einrichtung aufzurufen.

Was die Standarddaten betrifft, so sind diese für das Anlegen eines neuen Stammsatzes von entscheidender Bedeutung. SAP Business One verwendet die entsprechenden Einstellungen, um zu bestimmen, wie der Datensatz ausgefüllt werden soll. Als Ergebnis erhalten Sie die gängigste Zahlungsmethode angegeben und das wahrscheinlichste Lager aufgelistet. Unten sehen Sie einen Abschnitt mit Benutzervorgaben:

SAP B1 Stammdaten & Dokumente

Mit SAP Business One können Sie verschiedene Dokumente erstellen, darunter Rechnungen, Bestellungen, Lieferungen und andere, die auf den Informationen der Stammdatensätze basieren. Geben Sie einen Stammsatz an, der die Grundlage des Dokuments bilden soll, und das System überträgt die entsprechenden Felder in diesen. Dadurch erreichen Sie die folgenden Verbesserungen:

• Die Erstellung von Dokumenten nimmt weniger Zeit in Anspruch, so dass Sie Ihre Produktivität steigern können;
• Durch die Automatisierung werden Fehler bei der Dateneingabe reduziert, so dass Ihre Dokumente absolut korrekt sind.

Sie können die meisten Dokumente aus einem oder mehreren Stammdatensätzen in SAP Business One erstellen. Darüber hinaus ermöglicht das System, ein neues Dokument aus einer Art von Stammdatensatz heraus zu beginnen und es durch Hinzufügen anderer zu vervollständigen. So ist es möglich, eine neue Bestellung aus einem Artikelstammdatensatz zu erstellen. Anschließend können Sie den Lieferanten sowie weitere Artikel hinzufügen. Wir beschreiben diesen Prozess ausführlicher in anderen Materialien im Zusammenhang mit unserem SAP Business One In-Depth Review.

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie einen neuen Kundenauftrag aus einem Geschäftspartner-Stammdatensatz erstellen können:

1. Öffnen Sie den Bildschirm Geschäftspartner im Abschnitt Geschäftspartner von SAP B1.
2. Wählen Sie einen Geschäftspartner-Stammdatensatz aus – klicken Sie auf das Pfeilsymbol.
3. Klicken Sie unten rechts auf Sie können auch und wählen Sie Kundenauftrag erstellen.
4. Konfigurieren Sie Ihr neues Dokument.

SAP B1 Stammdaten & Hauptbuch

Lassen Sie uns nun ein paar Worte über die SAP B1-Stammdaten aus der Sicht der Buchhaltung sagen. Das ERP-System erstellt automatisch Buchungsjournale. Dieser Prozess ist mit der Dokumentenverwaltung synchronisiert. Jedes Mal, wenn Sie beispielsweise ein neues Dokument speichern, erscheint ein entsprechender Eintrag in Ihrem Buchhaltungsjournal wie folgt:

Sie können sich jeden Eintrag einzeln ansehen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um zum entsprechenden Bildschirm zu gelangen:

Was die Automatisierung des Hauptbuchs und die Rolle der Stammdaten in SAP Business One betrifft, so konzentrieren wir uns im Folgenden auf dieses Thema.

Nehmen wir an, Sie erhalten eine Kreditorenrechnung. Wenn Sie sie buchen, erstellt SAP Business One eine neue Journalbuchung, die eine Erhöhung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen anzeigt. Das System findet das zu bebuchende Abstimmkonto auf der Registerkarte Buchhaltung eines Stammdatensatzes. Dort können Sie festlegen, welches Konto die erstellten Journalbuchungen standardmäßig erhält.

Ein Abstimmkonto wiederum ist ein Konto, das alle Transaktionen des Geschäftspartners in der Summenbilanz darstellt. Wie bereits erwähnt, erscheinen Buchungen aus Belegen, die mit Geschäftspartnern verbunden sind, automatisch auf diesem Konto.

Beachten Sie, dass Kunden und Lieferanten leicht unterschiedliche Abstimmkonten haben. Aufgrund der besonderen Art der Transaktionen können erstere das Standardkontokorrentkonto für Debitoren verwenden. Im Gegensatz dazu stehen letzteren die Standard-Kreditoren-Kontrollen zur Verfügung.

Wenn Sie mit Belegen arbeiten, die eine Journalbuchung erstellen, können Sie in SAP Business One das Standardkontokonto für eine einzelne Transaktion ersetzen. So ist es möglich, bestimmte Transaktionen zu trennen, ohne die Stammdaten zu ändern.

SAP B1 Stammdaten und Berichtswesen

Es ist offensichtlich, dass Stammdaten und Berichte eng miteinander verbunden sind. Die Felder Gruppe und Eigenschaften der Partner- und Artikelstammdatensätze ermöglichen die Klassifizierung der gespeicherten Daten. Dadurch erhalten die Berichte zusätzliche Flexibilität. Dank der verschiedenen Allzweck-Eigenschaften, die in den Stammdaten gespeichert sind, können Sie mit SAP Business One auch die Berichtsfunktionen maximal optimieren. Mit den Berichtsmechanismen der Plattform können Sie verschiedene Klassifizierungen verwenden, um Daten auszuwählen und zu aggregieren. Beachten Sie, dass es möglich ist, benutzerdefinierte Eigenschaften zu erstellen, um den Standard-Detailgrad zu erhöhen. Mit einer Artikeleigenschaft können Sie zum Beispiel Berichte darüber erstellen, wie Artikel in einem bestimmten Jahr eingeführt wurden. Mit einer Geschäftspartnereigenschaft können Sie Berichte für Einzelhändler und Großhändler getrennt erstellen.

Unten sehen Sie ein Preisberichtsbild, das sowohl Artikel- als auch Geschäftspartner-Stammdatensätze erfordert. Legen Sie eine Reihe von Artikeln und Partnern an, um eine detaillierte Übersicht zu erhalten.

Bevor Sie Stammdaten einrichten, sollten Sie sich überlegen, welche Art von Informationen Sie in Ihren Berichten benötigen. Auf diese Weise können Sie die Stammdaten in SAP Business One auf die effektivste Weise nutzen.

SAP Business One Stammdatenerstellung und -verwaltung

SAP Business One unterteilt Ihre Aufgaben im Zusammenhang mit Stammdaten in zwei große Phasen. Erstens müssen Sie die Stammdaten einrichten. Zweitens ist es notwendig, sie richtig zu verwalten. Lassen Sie uns kurz den allgemeinen Arbeitsablauf bei der Verwendung von SAP Business One-Stammdaten beschreiben:

• Stammdaten einrichten. Wenn Sie SAP B1 zum ersten Mal installieren, müssen Sie Ihre Stammdaten wie folgt konfigurieren:
  • Geben Sie vordefinierte Werte und Standardwerte an;
  • Erstellen Sie Abstimmkonten und richten Sie die Ermittlung für Ihre Partner ein;
  • Wenn Sie bereits Daten haben, importieren Sie diese in SAP Business One. Kontaktieren Sie uns, um Hilfe zu erhalten.
• Stammdatenverwaltung. Jetzt, wo Sie den Hintergrund vorbereitet haben, können Sie Ihre betriebswirtschaftliche Routine durchführen:
  • Erstellen und bearbeiten Sie Stammdatensätze für neue Partner und Artikel;
  • Generieren Sie neue Dokumente;
  • Aktivieren Sie Berichte;
  • Konfigurieren Sie Assistenten, um sich wiederholende Prozesse zu automatisieren;
  • Lassen Sie das System Buchungsjournale automatisch verwalten.
• Stammdatenanpassung. Vergessen Sie nicht, Qualitätskontrollen durchzuführen und vordefinierte Werte und Standardwerte anzupassen. So stellen Sie sicher, dass die vorhandenen Datensätze den sich dynamisch verändernden Bedingungen Ihres Unternehmens entsprechen.

So richten Sie vordefinierte Werte und Standardwerte für SAP B1-Stammdaten ein

Mit SAP Business One können Sie die Erstellung neuer Stammdatensätze und Dokumente durch richtig konfigurierte vordefinierte Werte und Standardwerte wesentlich vereinfachen. Daher müssen Sie diese korrekt einrichten, um die Möglichkeit zu haben, neue Dokumente und Datensätze mit wenigen Klicks zu erstellen. Wenn Ihr neues Element Daten aus einem Stammdatensatz bezieht, können Sie Bedingungen schaffen, unter denen sich die Anpassung der Informationen darauf beschränkt, alles zu überprüfen und ein paar Elemente zu ersetzen. Dropdown-Listen und andere fehlerresistente Methoden kommen ins Spiel, um Ihre täglichen Aufgaben zu automatisieren und neue Datensätze zu 100 % korrekt zu machen.

Wie bereits erwähnt, haben Sie es in verschiedenen Dropdown-Listen mit vordefinierten Werten zu tun, z. B. Länder, Kundengruppen, Zahlungsbedingungen usw. Was die Standarddaten betrifft, so zeigt SAP Business One diese in verschiedenen Feldern an, wenn Sie einen neuen Datensatz oder ein neues Dokument erstellen.

Die Möglichkeiten sind endlos, da jede verfügbare Einstellung Standardwerte bereitstellt, die bei der Erstellung von Stammdatensätzen verwendet werden und verschiedene Verhaltensweisen in auf Stammdaten basierenden Dokumenten und Datensätzen steuern. Schauen wir uns ein einfaches Beispiel an.

Öffnen Sie die Registerkarte Bestandsdaten im Artikelstammdatenfenster. Hier können Sie die Funktion aktivieren, mit der ein bestimmter Artikel automatisch zu jedem Lager hinzugefügt wird. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen, um die Erweiterung zu aktivieren.

Beachten Sie, dass diese Funktion nur mit Stammdatensätzen funktioniert, die nach ihrer Aktivierung erstellt wurden.

Sehen wir uns an, wie Sie vordefinierte Werte und Standardwerte in SAP Business One einrichten. Dieser Vorgang kann auf vier Arten erfolgen:

Registerkarte BP. Hier können Sie verschiedene Standardwerte und Einstellungen für Geschäftspartner-Stammdatensätze anpassen. Auf dieser Registerkarte können Sie zum Beispiel Kredit- und Verpflichtungslimits, Zahlungsmethoden und -bedingungen, Provisionen, Mahnbedingungen, Genehmigungsverfahren usw. verwalten. Diese und andere Parameter finden Sie unter Verwaltung/Systeminitialisierung/Allgemeine Einstellungen/Registerkarte GP.

Registerkarte Elemente. In diesem Bereich können Sie mit Standardwerten und Einstellungen für Berichte und Dokumente arbeiten. Sie können Verwaltungsmethoden für Serien- und Chargennummern festlegen, Standardlager für Artikel auswählen und bestimmen, ob inaktive Artikel angezeigt werden sollen oder nicht. Gehen Sie zu Verwaltung/Systeminitialisierung/Allgemeine Einstellungen/Registerkarte Inventar/Registerkarte Artikel, um diese Gruppe von vordefinierten Einstellungen und Standardwerten zu konfigurieren.

Geschäftspartner-Bildschirme. Auf den entsprechenden Bildschirmen können Sie Standardwerte und vordefinierte Werte für Länder, Kundengruppen, benutzerdefinierte Eigenschaften, Lieferantengruppen, Vertriebsmitarbeiter und Adressformate konfigurieren. Der Abschnitt befindet sich unter Verwaltung/Einrichtung/Geschäftspartner. Unten sehen Sie vier Bildschirme zu diesem Bereich: Kundengruppen, Geschäftspartnereigenschaften, Adressformate und Länder.

Inventarisierung. In SaP B1 können Sie unter Verwaltung/Einrichtung/Inventar Standardwerte und vordefinierte Werte für die Inventur konfigurieren. Es stehen Ihnen Artikelgruppen und -eigenschaften, Lager, Maßeinheiten, Zollgruppen, Zykluszählung, Versandarten und andere zur Verfügung. Die folgenden vier Bildschirme sind nur ein Teil des Bereichs Inventar: Artikeleigenschaften, Artikelgruppen, Maßeinheiten und Lager.

Bei der Arbeit mit Geschäftspartner- und Artikelstammdaten ist es hilfreich zu wissen, welche Felder obligatorisch sind, insbesondere wenn Sie Stammdaten aus einer anderen Anwendung importieren.

Wie integriert man SAP Business One mit externen Systemen?

SAP Business One bietet native Mechanismen für die Integration mit externen Systemen, aber diese reichen nicht immer aus, um die laufenden Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Oft ist es notwendig, Werkzeuge von Drittanbietern zu verwenden, um die Lücke zwischen SAP Business One und den Systemen zu schließen, mit denen Sie es synchronisieren möchten. Für solche Fälle bieten wir Tools an, die SAP-Integrationen mit wichtigen E-Commerce-Plattformen ermöglichen. So können Sie zum Beispiel Konnektoren für Magento 2 und Shopify nutzen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um weitere Informationen über die Integration von SAP Business One mit Ihrem Unternehmen zu erhalten.

Sehen Sie sich auch unsere SAP Business One Integrationslösung für Magento 2 an: